Seit 2011 ist Office 365 auf dem Markt. Die Anstrengungen seitens Microsoft beim Schritt in die Cloud zu unterstützen, sind vielfältig. Dennoch sind Best Practices und Use Cases ab einer bestimmten Größenordnung des Unternehmens noch rares Gut. Für dynamisch wachsende Unternehmen bietet die Lösung dabei überzeugende Vorteile. Bei der Entscheidung für eine Migration in die Cloud von 1.500 IT-Arbeitsplätzen an 50 Standorten weltweit - wie in diesem Fall - spielen die Ziele des Unternehmens eine wesentliche Rolle, allen voran: Die Flexibilität des Leistungsangebots bei einer dynamischen IT-Infrastruktur.
Warum ein mittelständisches Unternehmen zu Office 365 migriert
Office 365 integriert die Dienste der Arbeitswelt in einer Lösung. Während früher E-Mail, Telefonie und Collaboration Services separat betrachtet wurden, schnürt Office 365 sie zu einem Paket: Je nach gewähltem Tarif stehen die klassische Microsoft Office Software, Exchange Online, Lync Online, SharePoint Online, Office Web Apps sowie Skype und OneDrive zur Verfügung. Wenn das Unternehmen sich aus verschiedenen Firmen zusammensetzt, in denen Daten- und Collaboration-Tools auch gemeinsam genutzt werden, ist es umso wichtiger, Daten gemeinsam einsehen und bearbeiten zu können.
Dabei ist bereits der zweite Vorteil der Lösung angesprochen: Differenzierte Nutzerrechte erlauben es, die Kosteneffizienz zu erhöhen. Sogenannte Power-User, das heißt die E3-/E4-Nutzer, die eine zusätzliche lokale Installation aller Office-Anwendungen erhalten, werden anders berechnet als E1-Nutzer, die gegebenenfalls nur einen Exchange-Online-Zugriff erhalten. Verteilt die Organisation die Nutzerrechte entsprechend des Bedarfs, spart sie Kosten.
EU-Datenschutzgruppe bestätigt Enterprise-Cloud-Verträge
Foto: mod IT Services
Der Sicherheitsaspekt spielt bei der Entscheidung zu migrieren eine wesentliche Rolle - für viele mittelständische Unternehmen ist sie der Grund, sich gegen die Public Cloud zu entscheiden. Microsoft ist dabei das erste und bislang einzige Unternehmen, das die Bestätigung der EU-Datenschutzgruppe erhalten hat, die Enterprise-Cloud-Vertragsklauseln entsprächen den hohen Anforderungen für den Schutz der Privatsphäre. Die Artikel-29-Datenschutzgruppe ist ein unabhängiges Beratungsgremium der Europäischen Kommission und repräsentiert die 28 nationalen Datenschutzbehörden der EU-Mitgliedsstaaten. Darüber hinaus sind die Sicherheitsvorkehrungen von Microsoft hinsichtlich der Anwendungen wie auch physikalischer Art von kaum einem Unternehmen mit einem verhältnismäßigen Aufwand zu betreiben.
Das weltweit tätige Unternehmen mit Hauptsitz in Niedersachen überzeugte vor allem die Flexibilität der zukünftigen IT-Infrastruktur. Noch unsicher, wo der nächste Standort eröffnet und wie viele Anwender mit welchen stationären bzw. mobilen Geräten und Strukturen angebunden werden sollen, bot Office 365 als abonnierbare Cloud-Lösung eine hohe Skalierbarkeit. Außerdem benötigte das Unternehmen keinen zusätzlichen Storage: Die Kosten für den Speicher von Postfächern für die etwa 1.500 Anwender bei einem dritten Anbieter entfielen. Jeder User erhält in der Cloud regulär 25 GB Speicher.
Die Migration der Postfächer erhielt im Projektplan Priorität - das Mail-Tool berührt jeden Anwender in seiner Arbeit und wurde so zum Bestandteil des Proof of Concept.
Besondere Herausforderungen: Bandbreiten, Big Data, Mailboxes
Migrationsprojekte in die Cloud werden ab einer bestimmten Größe des Kundenunternehmens von speziellen Fragen begleitet, die hauptsächlich die Performance und den Umgang mit großen Datenmengen betreffen. Während mithilfe von SharePoint und Exchange Online Daten im Unternehmen global zugänglich gemacht werden, ist man auf die SLA-Struktur von Microsoft und das entsprechende Office 365 Management von Content und Daten angewiesen. Das kann eine eingeschränkte Steuerung von Cloud-basierten Daten und lokalen File-Systemen zur Folge haben. Im Proof of Concept sollte daher große Aufmerksamkeit auf die Verbindung von lokalen File-Servern, SharePoint On-Premise und SharePoint in der Cloud gelegt und bei großen Datenmengen vorab ausführliche Performance-Tests unternommen werden. Wie sich das Leistungsverhalten entwickelt, wenn tatsächlich alle Anwender in der Wolke arbeiten, bleibt abzuwarten - auch wenn Leistungssimulationen mithilfe von verschiedenen Tools betrieben und eine Bandbreitenkalkulation durch das Unternehmen durchgeführt werden können.
Das Problem, mit großen Datenmengen umzugehen, wird bei den PST-Files besonders deutlich. Das Kopieren, Weiterleiten und Archivieren von E-Mails im Unternehmen erzeugen größere Datenmengen bzw. PST-Files in einer Größe über 1,5 oder gar 2 GB. Diese Größe kann für die Migration der Postfächer zu Office 365 ein Hindernis darstellen - mindestens in der zeitlichen Abfolge des Projektes. Bestimmte Tools können von zentraler Stelle aus verteilte PST-Dateien einsammeln und in das jeweilige Postfach bzw. Archivpostfach eines Benutzers unter Exchange 2010 On-Premise und Exchange Online Office 365 importieren.
Arbeiten in der Cloud - RoI von 3 Jahren
Wie sich der Return of Investment gestaltet, bleibt abzuwarten - noch ist die Migration nicht abgeschlossen. Ganz generell, das heißt, abgesehen von diesem Projekt, lässt sich mit einem speziellen Calculator ein ROI von ungefähr drei Jahren berechnen, kalkuliert mit etwa 1.500 User und internen sowie externen Projektkosten in Höhe von ca. 800.000 - 1.000.000 Euro.
Die besondere Flexibilität und die neuen Möglichkeiten des Arbeitens für die Anwender deuten sich jedoch bereits an. Ein Change Management und schneller Support kann die Anwender im Umstellungsprozess begleiten. Sie sind es letztendlich, die in der Cloud arbeiten und die Daten entsprechend speichern und abrufen. Jeder Migrationsprozess sollte dies berücksichtigen. (rw)