Mit den Bordmitteln der normalen E-Mail-Clients lassen sich professionelle Newsletter nicht in der gewünschten Qualität und auch nicht im gewünschten Umfang erstellen. Um beim Newsletter-Marketing die unterschiedlichsten Marketing-Kanäle und Datensätze einbinden zu können, bedarf es deshalb einer speziellen Newsletter-Software. Folgende Kriterien muss eine solche E-Mail-Marketing-Software erfüllen, um auch in Zukunft umfassend eingesetzt werden zu können:
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1. Flexibilität
Eine gute Software muss flexibel sein und sich an die unterschiedlichsten Anforderungen anpassen lassen. Wird beispielsweise im Rahmen einer Umstrukturierung eine Veränderung des Betriebssystems notwendig, können viele Software-Pakete nicht weiter verwendet werden. Es entstehen also zusätzlich Kosten, von der Migration der bisherigen Inhalte noch gar nicht gesprochen.
Eine gute Newsletter-Software sollte dementsprechend diese Probleme umgehen und eher als Service statt als eigenständige Software ausgeführt werden. Hierzu haben sich einige Online-Lösungen etabliert, welche keinerlei Installationen beim User benötigen und somit äußerst flexibel genutzt werden können.
2. Auf verschiedenen Plattformen einsetzbar
Der große Vorteil bei solchen Online-Lösungen ist die hohe Flexibilität. Diese kommt vor allem kleinen Unternehmen und Einzelunternehmern zugute, die bei Problemen nicht auf eine eigene IT-Abteilung zurückgreifen können. Darüber hinaus sind solche Lösungen vollkommen unabhängig von der verwendeten Plattform. Egal ob Sie an einem Windows-PC, an einem Apple Mac oder an einem Linux-System arbeiten: Die Benutzung der E-Mail-Software ist jederzeit möglich.
Darüber hinaus sind sie auch örtlich ungebunden. Dies spielt vor allem für Einzelunternehmer eine wichtige Rolle. So können Newsletter auch während Geschäftsreisen mit dem Notebook geplant und initiiert werden, am Abend auf der heimischen Couch können Templates gesichtet oder User-Listen angelegt werden: Eine Flexibilität, die eine fest installierte Software nicht bieten kann.
3. Skalierbare Kosten
Viele Unternehmen sind gezwungen, die eigenen Kosten im Blick zu behalten. Besonders das Marketing-Budget ist eine hohe Belastung für viele Unternehmen. Der Kauf einer Software, deren beständige Updates und gegebenenfalls die Anpassung der Software an die eigene Entwicklungsumgebung wird schnell finanziell herausfordernd.
Bei Online-Software-Lösungen hingegen zahlen die Nutzer nicht für die Software, sondern nur für die versendeten E-Mails. Somit bieten solche Lösungen eine sehr gute und direkte Kostenkontrolle und erzeugen keine Aufwände in den Zeiten, in welchen ein E-Mail-Marketing nicht genutzt oder vielfältig eingesetzt wird.
Der Anwender kann deshalb die Kosten nicht nur sehr gut kontrollieren, sondern sie skalieren auch entsprechend der gewünschten Vorgaben hervorragend. Das ist optimal, wenn das Marketing-Budget streng limitiert ist und keine zusätzlichen Ausgaben verkraften kann. Das vorhandene Budget kann vollständig in das E-Mail-Marketing investiert und auf den Kunden ausgerichtet werden.
4. Einfache Bedienung
Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft die Nutzbarkeit der E-Mail-Marketing-Software. Denn diese sollte auch von Laien problemlos eingesetzt werden können. In der Regel können kleine Unternehmen oder Einzelunternehmer nicht viel Zeit in die Schulung einer neuen Software investieren.
Das bedeutet, dass sich viele Bereiche einer Newsletter-Software schnell erlernen lassen müssen, um diese effektiv einsetzen zu können. Je komplexer eine Software aufgebaut ist, umso mehr Fehlerpotential ist vorhanden. Umfassende visuelle Editoren nach dem WYSIWYG- (What You See Is What You Get) Prinzip erleichtern den Zugang zur Software und verbessern die eigenen Gestaltungsmöglichkeiten deutlich.
5. Umfassende Schnittstellen
Der Bereich des E-Mail-Marketings wird immer professioneller. Entsprechend steigen auch die Erwartungen der Kunden an die Newsletter eines Unternehmens an. Diesem Trend folgend müssen die Möglichkeiten einer professionellen Newsletter-Software ebenfalls wachsen können. Hierzu zählen unter anderem:
Effektive Schnittstellen für verschiedene Systeme:Je besser eine E-Mail-Marketing Software sich mit unterschiedlichen Systemen und Datenbanken vernetzen lässt, umso mehr Möglichkeiten werden dem User geboten. Eine umfassende Vernetzung gelingt nur, wenn ausreichend Schnittstellen (Application Programming Interface, API) vorhanden sind, welche die Bedürfnisse der Endanwender abdecken. Viele hochwertige Online-Lösungen bieten mittlerweile eine ganze Reihe von optimierten Schnittstellen zu diesem Zweck.
Anbindung des Customer-Relationship-Managements (CRM):Die Kundendaten sind der Mittelpunkt des Erfolges im Newsletter-Marketing. Dementsprechend muss eine gute E-Mail-Marketing Software in jedem Fall eine Anbindung der CRM-Software erlauben. Denn nur eine solche Software mit den hinterlegten Daten erlaubt eine direkte und schnelle Segmentierung der Kunden in einzelne Gruppen und die Möglichkeit die Kunden auf einer festen und evaluierten Datenbasis anzusprechen.
Erstellung von variablen Inhalten auf Datenbank-Basis: Nicht nur das Design der Newsletter muss entsprechend flexibel und variabel sein, sondern auch deren Inhalte. Je besser eine Software vernetzt ist und je mehr Variablen bei der Erstellung eines Newsletters eingesetzt werden können, umso individueller und effektiver lassen sich die Marketing-E-Mails dem Kunden vermitteln.
6. Segmentierung per CRM-Software
Die Segmentierung der eigenen Kunden in verschiedene Kunden- und Zielgruppen ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen E-Mail-Marketing. Schließlich steigt der Erfolg signifikant an, wenn die Kunden gezielt innerhalb ihrer eigenen Interessengebiete angesprochen werden können.
Hierfür ist allerdings eine Segmentierung der Kunden als Voraussetzung notwendig. Nur durch eine gute und umfassende Anbindung der E-Mail-Marketing-Software an eine vorhandene CRM-Software lassen sich solche Möglichkeiten schnell und ohne großen zeitlichen und personellen Aufwand realisieren. Aus diesem Grund sind passende Schnittstellen für die CRM-Software von entscheidender Bedeutung bei der Bewertung einer Newsletter-Software-Lösung.
7. Anbindung an Datenbanken und Shopsysteme
Die Schnittstellen spielen eine nicht zu unterschätzende Rolle bei der Bewertung einer Software. Zur Umsetzung der verschiedenen Newsletter-Marketing-Strategien ist es enorm wichtig, die unterschiedlichen Daten miteinander in Relation setzen zu können und somit auf die Kunden und deren Interaktionen zu reagieren.
Je vielfältiger eine Newsletter-Software in diesem Bereich aufgestellt ist, umso größer die Chancen für hohe Erfolge und verbesserte Conversion-Rates durch das Newsletter-Marketing. Die Entscheidung für eine bestimmte Software hängt somit auch immer von der eigenen verwendeten Software ab, welche mit der Newsletter-Software nach Möglichkeit kompatibel sein sollte. Allerdings bieten die meisten Online-Anbieter in diesem Segment eine sehr hohe Bandbreite an Optionen, welche flexibel genutzt werden können.
8. Einfache Newsletter-Erstellung
Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Auswahl einer geeigneten E-Mail-Marketing Software betrifft die Erstellung der eigentlichen Newsletter. Während im Vorfeld die Daten für die Newsletter und die Einbindung der Daten in die Software eine wichtige Rolle spielten, darf auch die eigentliche Arbeit am Newsletter nicht vernachlässigt werden. Schließlich müssen die Newsletter nicht nur schnell erstellt werden können, sondern auch den hohen Anforderungen der Leser hinsichtlich Struktur und Design entsprechen.
9. Newsletter-Templates
Eine gute Newsletter-Software sollte die Verwendung von Templates erlauben. Solche Templates bieten den großen Vorteil, dass die Arbeit an der Grundstruktur eines Newsletters nur noch einmalig durchgeführt werden muss. Das Corporate-Design des Unternehmens und das Logo des Unternehmens werden in eine feste Struktur eingebunden und gestalten somit praktisch den gesamten Newsletter. Einzig die Inhalte müssen je nach Bedarf ausgetauscht werden.
Moderne Templates bieten darüber hinaus ein responsives Design, so dass die Newsletter problemlos auf allen Endgeräten empfangen werden können. Somit lassen sich einige Templates für verschiedene Newsletter definieren, die je nach Bedarf eingesetzt werden können. Der zeitliche Aufwand für den einzelnen Newsletter fällt somit deutlich geringer aus, da sich der Workflow enorm verbessert.
10. Variablen für flexiblen Content
Die Personalisierung der Newsletter und des enthaltenen Contents werden immer wichtiger. Aus diesem Grund unterstützen viele Newsletter-Software-Lösungen die Nutzung von Variablen im Inhaltsbereich des Newsletters.
Je nach Ausführung können Inhalte des Newsletters somit erst beim Öffnen durch den User generiert werden, was eine höhere Aktualität und die Einbeziehung aller relevanten Daten erlaubt. In diesem Bereich wird sich in Zukunft einiges ändern, sodass es enorm wichtig ist, bereits jetzt auf diese Möglichkeiten zu achten.
11. Tracking
Erfolgreiche Newsletter-Kampagnen verlassen sich nicht auf die Qualität der Newsletter und die Inhalte, sondern evaluieren den Erfolg der Kampagne anhand von handfesten Daten. Kennzahlen wie Öffnungsraten, Click-Through-Werte, Conversion-Rates und ROI-Kennzahlen sind von entscheidender Bedeutung für die Bewertung einer Kampagne und helfen dabei diese zu steuern und zu optimieren.
Eine leistungsstarke E-Mail-Marketing-Software muss also auch in diesem Bereich ausreichend Optionen bieten, um die Wege der Nutzer und die Reaktionen der Newsletter-Empfänger zu tracken. Nur durch solche Funktionen können effektive Marketing-Maßnahmen geschaffen werden, welche belegbare und somit auch nach außen hin vertretbare Ergebnisse liefern. Nur durch das beständige Auswerten und Korrigieren lassen sich die wirtschaftlichen Kennzahlen durch ein gezieltes E-Mail-Marketing spürbar verbessern.
12.Testumgebungen und Testmöglichkeiten
Im Bereich E-Mail-Marketing spielen Split-Tests eine sehr große Rolle. Durch diese Form der Tests kann der Erfolg verschiedener Design- und Inhaltsentscheidungen bei Newslettern umfassend überprüft werden. Eine gute und leistungsstarke E-Mail-Marketing Software muss dementsprechend in diesen Bereichen ebenfalls einige Funktionen bieten und dem Nutzer die Möglichkeit geben, unterschiedliche Tests nach vorher klar definierten Konditionen zu fahren.
Ein effektives und zielgerichtetes Marketing in diesem Bereich bedarf oftmals umfangreicher Tests und Vorarbeiten, profitiert allerdings anschließend enorm von den neuen Ergebnissen. So lassen sich über Tests und mit unterschiedlichen Testumgebungen und Testvariablen die Newsletter deutlich optimieren und schärfen. (haf)