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Das Bundesarbeitsgericht hat in einer Entscheidung vom 13. September 2022 verbindlich festgestellt, dass auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Das ist laut BAG bereits heute geltendes Recht. Demnach besteht in Deutschland eine Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung.
Das BAG beruft sich bei seiner - in Bezug auf die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung deutlich über die bisher übliche Interpretation hinausgehenden Auslegung des deutschen Arbeitsschutzgesetzes - auf das sogenannte "Stechuhr-Urteil" des EuGH (PDF). Diese Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs sorgte bereits 2019 für Furore: Demnach müssen alle Arbeitgeber in der EU dafür Sorge tragen, dass alle ihre Mitarbeiter die täglich erbrachte Arbeitszeit erfassen.
"Alle" ist in Deutschland laut BAG-Urteil allerdings nicht ganz richtig: Die Kanzlei Küttner weist darauf hin, dass die in Paragraph 18 Absatz 1 des Arbeitszeitgesetzes genannten Personengruppen von der Zeiterfassungspflicht ausgenommen sind. Das sind leitende Angestellte im Sinne des Paragraph 5, Absatz 3 des Betriebsverfassungsgesetzes sowie Chefärzte, Leiter von öffentlichen Dienststellen und deren Vertreter sowie Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst, die zu selbständigen Entscheidungen in Personalangelegenheiten befugt sind. Dazu zählen aber auch Arbeitnehmer, die in häuslicher Gemeinschaft mit den ihnen anvertrauten Personen zusammenleben und sie eigenverantwortlich erziehen, pflegen oder betreuen sowie der liturgische Bereich der Kirchen und der Religionsgemeinschaften. Das befreit zwar einzelne Personengruppen von der Zeiterfassungspflicht - die Unternehmen, in denen sie tätig sind alleridngs jedoch nicht.
Zeiterfassung schafft auch Transparenz für Arbeitgeber
Außerdem gibt es immer mehr Arbeitsbereiche, in dem die Tätigkeit in Projekten abgebildet wird. Allein schon aus Gründen der Transparenz und für die Abrechnung gegenüber den Kunden ist es da hilfreich, wenn die Arbeitszeiten ordentlich abgebildet werden. Zudem sind Arbeitgeber in vielen Branchen schon seit mehreren Jahren schon verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen. Das schreibt Paragraph 17 des Mindestlohngesetzes, kurz MiLoG, vor.
Und aus Paragraph 3 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG), das schon länger die Grundpflichten des Arbeitgebers zum Thema Arbeitsschutz regelt, folgt konkret, dass Arbeitgeber zur Durchführung von Maßnahmen des Arbeitsschutzes für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel hierfür bereitzustellen hat - also auch ein Tool zur Arbeitszeiterfssung.
Warten auf die Reform des Arbeitszeit-Gesetzes
Nach den Urteilen des EuGH und des BAG sollte eine Reform des Arbeitszeit-Gesetzes klären, wie die Pflicht zur Erfassung genau ausgestaltet sein soll. Zunächst wurde in Aussicht gestellt, dass die 2023 kommt, dann wurde sie für Frühjahr 2024 angekündigt. Viele Firmen nutzten diese Verzögerungen als Vorwand dafür, nichts zu tun. Schließlich sei nicht abschließend geklrt, was genau getan werden müsse. Das ist aber ein Ausrede. Unklar sind ledglich Details - dass erfasst werden muss, ist dagegen unzweifelhaft.
Ebefalls klar ist, dass die Arbeitszeiten an dem Tag erfasst werden sollen, an dem sie geleistet werden. Nachträgliche Korrekturen sind allerdings erlaubt und müssen möglich sein. Zudem tendiert der Gesetzgeber dazu, elektronische Systeme verpflichtend zu machen. Es ist also absehbar, dass eine händische Aufzeichnung dann bald nicht mehr möglich ist - auch nicht, wenn diese nachträglich digitalisiert wird. Die folgenden Tools können schon jetzt bei der Dokumentationspflicht hilfreiche Dienste leisten. Darüber hinaus sorgt eine Erfassung damit auch für mehr Transparenz bei Kalkulation und Controlling. Die Pflicht hat also für Arbeutnehemr und Arbeitgeber auch positive Aspekte.
Ganz traditionell - Stempeluhren
Einfache Stempeluhren oder Stechuhren sind eine preiswerte und effektive Einstiegslösung für kleine und mittlere Unternehmen zur elektronischen Zeiterfassung der Mitarbeiter. Sie können im Büro, in der Produktion, im Lager oder in der Werkstatt installiert werden und genügen den gesetzlichen Vorgaben. Weniger geeignet sind sie für den Außendienst oder in Firen, in denen Homeoffice möglich ist.
Es gibt Uhren mit und ohne Rechenfunktion. Eine Stechuhr ohne Rechenfunktion erfasst die Kommen- und Gehen-Zeiten sowie Pausenzeiten. Eine rechnende Stechuhr berechnet die Tagesarbeitszeit und die bisher aufgelaufenen Monatsstunden. Einfache Stempeluhren ohne Rechenfunktion gibt es schon für unter 100 Euro, Uhren mit Rechenfunktion ab rund 300 Euro.
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Webbasierte Zeiterfassung via PC und Mobile
Für Mitarbeiter, die am PC arbeiten oder ein Smartphone beruflich nutzen, lässt sich eine Online-Zeiterfassung einrichten. Viele Lösungen bieten auch eine Mobile App an, mit der sich Daten auch via Smartphone oder Tablet erfassen lassen. Die intelligenteren Cloud-Lösungen erlauben zudem verschiedene Arten des Reportings und Controllings.
Qlags Business Suite - Tätigkeiten protokollieren
Mit der Qlags Business Suite lassen sich Kunden und Projekte verwalten und Tätigkeiten minutengenau protokollieren. Arbeitszeiten werden am PC per Web App oder am Smartphone per Mobile App erfasst. Somit können Sie die Arbeitszeiten jedes einzelnen Mitarbeiters nachweisen.
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Der Geschäftsführer kann die App nutzen, um Personalkosten festzustellen und die Arbeitsverteilung und Auslastung auszuwerten. Der Vertrieb oder die Buchhaltung können dem Kunden Rechnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu stellen. Für die Rechnungen lassen sich Projekte und Tätigkeiten im Nachhinein noch anpassen. Die Stundensätze können außer in Euro auch in US-Dollar, Schweizer Franken und britischen Pfund ausgewiesen werden. Die Bedienoberfläche der Lösung ist ansprechend, die Menüpunkte sind gut gegliedert, die Nutzung der Software ist sehr einfach und intuitiv.
Die Lösung ist für den Innen- und den Außendienst gleichermaßen geeignet. Voraussetzung für den Innendienst ist, dass irgendwo ein PC oder Tablet bereitsteht, den die Mitarbeiter für ihre Arbeitszeitkonten nutzen können. Außendienstler tragen ihre Zeiten per Mobile App auf dem Smartphone oder Tablet ein. Die Daten werden per SSL verschlüsselt auf die Server übertragen und dort als Backup verschlüsselt gespeichert.
Kosten
Die Qlags Business Suite Lite ist kostenlos und eignet sich für Ein-Mann-Unternehmen und Freelancer. Qlags Pro gibt es für fünf Euro pro Benutzer inklusive Mehrwertsteuer im Monat. Der Pro-Account bietet zeitlich unbegrenzte Reporting-Möglichkeiten, die Synchronisation mehrerer Geräte und Teamwork durch zusätzliche Benutzerkonten. Die Lite-Version erlaubt die Synchronisation mit nur einem mobilen Gerät und die Auswertungen gehen nur bis zu auf sechs Wochen in die Vergangenheit zurück. Die Teamfunktion fehlt in der Lite Version. Zusätzlich gibt es noch eine Enterprise-Version, die 7 Euro pro User monatlich kostet.