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Oftmals sind viele der Nachrichten bereits mehrere Jahre alt und längst vergessen. Man könnte sie also durchaus löschen oder zumindest aus dem Posteingang entfernen. Was allerdings, wenn man sie in der Folge doch noch einmal benötigt? Aber auch die Größe der PST-Datei von Outlook, die alle E-Mails, Anhänge, Kalendereinträge et cetera speichert, ist häufig ein Problem. Das File belegt oft mehrere Gigabytes auf der Festplatte/SSD.
Für diese Fälle bietet sich eine Archivierung der E-Mails an. Dabei ist es wichtig zu verstehen, dass Outlook zweierlei Arten der Archivierung kennt: Zum einen lassen sich einzelne Nachrichten mit einem Klick auf einen Button in einen speziellen Archivordner verschieben. Auf diese Weise schaffen Sie mehr Ordnung im Posteingang, dennoch werden die Mails von der Suchfunktion von Outlook noch erfasst. Falls Sie also eine Nachricht später wieder benötigen, haben Sie diese schnell wieder gefunden und können sie direkt öffnen. Der Nachteil dabei: Der Archivordner ist in diesem Fall nur ein Unterordner, die Größe des Postfachs ändert sich durch das Archivieren nicht.
Das Archivieren ist in diesem Fall ganz einfach: Markieren Sie eine oder mehrere E-Mails und klicken Sie daraufhin im Ribbon „Start“ auf den Button „Archivieren“. Outlook fragt Sie dann, ob es einen neuen Archivordner anlegen soll oder ob Sie einen vorhandenen Ordner für Ihr Archiv verwenden möchten. Sobald Sie auf „Neuen Archivordner erstellen“ klicken, erzeugt das Programm einen Ordner namens „Archiv“ und verschiebt die markierten E-Mails dorthin. Wenn Sie weitere Nachrichten archivieren, überträgt Outlook sie ohne weitere Nachfrage.
Zum anderen bietet Outlook ein Archivieren von E-Mails in einer eigenen PST-Datei an. Diese Methode eignet sich in erster Linie zum Auslagern von ganzen Unterordnern des Posteingangs, in denen etwa alle Mails zu einem abgeschlossenen Projekt liegen. Sie können aber auch die Nachrichten zu bestimmten Themen oder von einzelnen Absendern auf diesem Weg sammeln und verschieben. Dadurch wird das Postfach entlastet. Die Nachrichten lassen sich bei Bedarf wieder importieren, in der Zwischenzeit sind sie dem Zugriff der Suche aber entzogen.
Klicken Sie hierfür einfach auf „Datei“, wählen Sie „Öffnen und Exportieren“ und im folgenden Fenster „Importieren/Exportieren“. Markieren Sie nun „In Datei exportieren“ und klicken Sie auf „Weiter“. Wählen Sie „Outlook-Datendatei (.pst)“ und gehen Sie dann wieder auf „Weiter“. Markieren Sie den Ordner, den Sie archivieren wollen, setzen Sie ein Häkchen vor „Unterordner einbeziehen“ und klicken Sie auf „Filter“. Im nächsten Fenster können Sie jetzt etwa über das Feld „Von“ einen Absender auswählen oder mit dem Feld „Suchen nach“ Mails mit einem bestimmten Stichwort zusammenfassen. Stellen Sie in diesem Fall im Feld „In“ die Option „Häufig verwendete Textfelder“ ein. Kehren Sie danach mit „OK“ zum Assistenten zurück und klicken Sie auf „Weiter“. Geben Sie im nachfolgenden Fenster einen Dateinamen an und bestimmen Sie mittels „Durchsuchen“ einen Speicherort. Bei den Optionen brauchen Sie nichts zu verändern. Klicken Sie nun auf „Fertig stellen“, um die E-Mails auszulagern.
Um die archivierten Nachrichten später wieder einzubinden, klicken Sie auf „Datei –› Öffnen und Exportieren –› Importieren/Exportieren“. Als Nächstes markieren Sie bitte „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“, wählen Sie „Outlook-Datendatei (.pst)“ und klicken Sie erneut auf „Weiter“. Stellen Sie bei den Optionen am besten „Keine Duplikate importieren“ ein, um zu verhindern, dass veraltete Daten in Ihren Posteingang gelangen. Geben Sie über „Durchsuchen“ den Pfad zu Ihrem Archiv an. Klicken Sie auf „Weiter“ und „Fertig stellen“, um mit dem Import zu beginnen.
Tipp: Mailstore Home: E-Mails sichern, archivieren, umziehen