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Seitdem das Abspeichern von Dokumenten erschwinglich wurde und spätestens, als Ami pro und MS Office in die Büros einzogen, also vor gut 25 Jahren, träumen Controller und Baumschützer vom "papierlosen Büro".
Alles, was irgendwie mit dem Umgang von digitalen Dokumenten zu tun hat, taucht heute unter dem Begriff "Document Management System" (DMS) auf. Ob Word, Acrobat, ELO oder die komplexen, Cloud- und datenbankbasierten und mit bis zu 1.024-Bit verschlüsselten proprietären Systeme der Industrie – alles muss heute gemanagt werden.
Da ohne Anglizismen und Abkürzung alles nichts ist, heißt es nun DMS, ECM, DFR oder CMS. Früher hieß es Archiv oder Ablage, bedeutete Ordnung und ernährte je nach Unternehmensgröße zumindest einen Arbeitnehmer samt Familie recht gut. Das Prinzip "Zimmer, Schrank, Regal, Ordner, Register" ist für angelernte Hauptschulabgänger und Chefs nachvollziehbar und funktioniert selbst bei Stromausfall bestens.
Ist der PC nach diesem bewährten System geordnet, reicht ein einfacher Kopierbefehl, um Dokumente auf externen Festplatten, Sticks oder einem zweiten Rechner zu speichern. Wer allerdings seine Daten einem kryptischen System oder gar der gläsernen Wolke anvertraut, muss optimistischer sein.
Denn wenn heute das digitale Archiv ausfällt, geht gar nichts mehr: keine Rechnungen, keine Mails, keine Recherche, keine Aufträge, kein Schriftverkehr. Selbst die NSA kann da nur bedingt weiterhelfen.
Und gerade weil Zugriffe auf Dokumente in solchen Systemen, ob in HTML, XML, PDF oder als einfaches DOC oder JPG, so unlogisch versteckt sind und deren Lesbarkeit von vielen Faktoren wie Version, Dateisystem oder Datenbank abhängig ist, werden die "wichtigen" Sachen – also eigentlich alle – sicherheitshalber auf Papier gedruckt. Diese kommen dann in alphabetischer Reihenfolge mit Registern, Ordnern und Schränken in das Archiv. Leicht zu finden – ohne IT.
Mein Fazit: Der Papierverbrauch ist auch nach Einführung der EDV ständig gestiegen. Wer nach Dokumenten recherchiert und diese im DMS nicht findet, wird ein echtes Archiv lieben.
Bis demnächst, Euer Querschläger!
(Der ChannelPartner-Autor "Querschläger" ist ein Fachhändler aus Rheinland-Pfalz.)
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Zur Insolvenz des Distributors B.com und seiner Rettung durch Wortmann hat sich auch unser schreibender Fachhändler, der "CP-Querschläger", seine Gedanken gemacht.<br> - Nun zittern auch die Großen
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Im Vorfeld der CeBIT gingen wir der Frage nach, wie man das Verhältnis unserer Leser zur CeBIT am besten beschreiben kann. Zu diesem Thema hat sich auch der "Querschläger" geäußert.<br> - Server-Apps? Lass stecken, Kumpel!
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Tablet-PCs müssen sich gegenüber Handys, Netbooks, Notebooks und Ultrabooks durchsetzen. Für den "Querschläger", wird ihr Nutzen derzeit arg überbewertet.<br> - Wenn die Firma dreimal klingelt ...
Überhaupt kein Verständnis hat der "Querschläger" für Leute, die sich auch in ihrem Urlaub für unersetzlich halten. Denn der Erholungswert eines "Online-Urlaubs" ist gleich null.<br> - Windows 8 – bitte nicht berühren!
Wuselnde Fettfinger auf wackligen Displays – so stellt sich der "Querschläger" ein Großraumbüro vor, in dem Rechner mit Windows 8 stehen.<br> - Also dann ohne Actebis – und sonst alles gesund?
Warum der Querschläger ob der geplanten Namensänderung des Distributors nur grinsen muss und sich seinen Teil denkt. (15.8.2012)<br> - Dunkle Wolken über München
Diesmal setzt sich der Querschläger mit den Nachteilen deutscher Großstädte als Veranstaltungsort auseinander. (24.7.2012)<br> - Ist das Bessere des Guten Tod?
In den Tablet-PC von Microsoft setzt der von Haus aus Tablet-skeptische "Querschläger" große Hoffnungen. (3.7.2012)<br> - Kreativzone statt Frauenzone
Kein gutes Haar lässt unser "schreibender Fachhändler" am neuen Versuchsballon von Media Markt. (21.5.2012)<br> - Cloud-in-a-Box – oder: Die Renten sind sicher!
Das Vertrauen in die Cloud ist für den "Querschläger" auch nicht mehr wert als der berühmte Blüm-Spruch. (7.5.2012)<br> - Der Berg kreißt – schon wieder
Die Veränderungen bei HP tragen nicht dazu bei, das Vertrauen der Reseller zu erhöhen. (23.4.2012)<br> - Microsoft, wir lieben Dich auch!
Bei Office 365 ist unser "schreibender Fachhändler" ziemlich skeptisch. Nach der Preissenkung erst recht. (2.4.2012)<br> - Sorgen im Fachhandel – oder was man dafür hält
Es gibt zig Nöte, die den Resellern nachts den Schlaf rauben, weiß unser "schreibender Fachhändler". (19.3.2012)<br> - CeBIT 2012 – die Woche der Sensationen?
Wo sind die echten Innovationen? Ziemlich enttäuscht zeigt sich unser "schreibender Fachhändler". (6.3.2012) - Kämpft HP tatsächlich gegen "Schweinepreise"?
Warum die Neuregelung der Boni bei HP unseren "schreibenden Fachhändler" nicht unbedingt fröhlich stimmt. (28.2.2012)<br> - Von Amateuren für Amateure
"Eher Kreisklasse als Erste Liga", sagt unser "schreibender Fachhändler" zum Online-Shop von Media Markt. (13.2.2012)<br> - Der Hausmessenbesucher
Ein enger Terminkalender und jede Menge (Haus-)Messen – keine einfache Sache für Reseller. (30.1.2012)<br>