Von Dr. Ronald Wiltscheck
In fünf verschiedenen Abteilungen der Knauber GmbH wurden früher Rechnungen ausgepackt, geprüft und weitergeleitet: an der Poststelle, beim Rechnungsprüfer, bei der Finanzbuchhaltung gleich zwei Mal, und auch der Einkauf musste oft noch drüberschauen. Mittlerweile werden bei dem Handelskonzern bis zu 200.000 Eingangsrechnungen jährlich elektronisch erfasst, hinzu kommen noch bis zu 22.000 Ausgangsrechnungen, die digital archiviert werden. Die Papierrechung als solche wird nur noch einmal angefasst, eingescannt und anschließend vernichtet.
Möglich macht dies seit Kurzem die Dokumenten-Management-Lösung "Zyimage" von Zylab. Zwar gab es auch schon davor ein DMS bei dem Brenn- und Baustoffhändler, nämlich das Easy-Archiv, doch um dieses mit der hauseigenen Warenwirtschaft zu verknüpfen und unternehmensweit einzusetzen, wäre viel Aufwand vonnöten. Deshalb wandte sich Hasan Cürük, IT-Leiter der Knauber Holding, an seine ERP-Lieferantin. Diese, die SE Padersoft GmbH, hatte bereits Anfang der 90er beim Kunden die eigene standardisierte Handelslösung namens "Unitrade" installiert, und der Kunde hat parallel dazu das Easy-Archiv erworben.
Gewachsene Anforderungen ans DMS
13 Jahre später konnte Knauber mit dieser DMS-Software nur noch wenig anfangen. Sie war ja ursprünglich nur dazu gedacht, Verträge und bestimmte TÜV-Daten elektronisch zu archivieren. Easy-Archiv war aber weder ohne Weiteres ins Unitrade integrierbar, noch war es mit anderen im Hause Knauber eingesetzten Fachanwendungen verknüpfbar. Und bei dem Handelskonzern sind - historisch gewachsen - zahlreiche unterschiedliche Applikationen in Betrieb, so etwa die Finanzbuchhaltung "Coda Finance", ferner "V Olga/M" von Voigt - eine Branchensoftware für Flüssiggashandel, außerdem ein selbst entwickeltes Kostenrechnungsprogramm sowie "Xoil" von X-Point - ein Auftragsbearbeitungswerkzeug für den Mineralölhandel.
All diese speziellen Anwendungen galt es nun mit einem Dokumenten-Management-System zu verbinden. Da legte SE Padersoft seinem Kunden die "Zyimage"-Software von Zylab ans Herz. Mit diesem Hersteller verband den Dienstleister zu diesem Zeitpunkt bereits eine vierjährige Partnerschaft. Zur Jahrtausendwende haben nämlich immer mehr Unitrade-Anwender ein dazu passendes DMS nachgefragt. Ursprünglich wollte SE Padersoft eine derartige Software selbst entwickeln, bis man dort eingesehen hatte, dass der Markt bereits genügend viele leistungsfähige Pakete in dieser Kategorie offeriert. Auf der CeBIT kam schließlich der Kontakt zu Zylab zustande.
SE Padersoft installierte "Zyimage" bei sich im Hause, testete die Software ausführlich und befand sie schließlich für so gut, dass man sie selbst weiterverkaufen wollte. Gleichzeitig entschieden sich die Verantwortlichen des ISVs (Independent Software Vendors, unabhängiges Softwarehaus) dafür, das Dokumenten-Management-System gut mit der eigenen ERP-Software "Unitrade" zu verknüpfen. Aus diesem Grund lag es also nahe, bei Knauber das "Zyimage"-System zu installieren. Zu diesem Zeitpunkt hat SE Padersoft dieses DMS bereits unter dem Namen "UniDMS" vermarktet; möglich machte dies ein entsprechendes OEM-Abkommen mit Zylab.
Nachdem nach einem halben Jahr der Gesamtumfang des Projekts feststand, ging alles sehr schnell: "Wir konnten es kaum glauben, aber es verging nicht einmal ein Monat, und das komplette elektronische Archiv war implementiert", erinnert sich Hasan Cürük. Die eigentliche Installation des Dokumenten-Management-Systems nahm gerade vier Tage in Anspruch. Anschließend wurden die Anwender bei Kauber zwei Tage lang geschult, und es folgten vier weitere Tage, in denen ein Techniker von SE Pardersoft die Schnittstellen zwischen Unitrade und UniDMS feintunte.
Davor wurde zwei Wochen lang die IT-Infrastrukur bei Knauber für die Aufnahme des neuen DMS vorbereitet; einige Testläufe mit der neuen Software standen ebenfalls an. Die Inbetriebnahme selbst dauerte genau eine Woche, dann waren aber sämtliche Papierprozesse in das Dokumenten-Management-System überführt. Die ERP-DMS-Kombination arbeitete einwandfrei in allen Abteilungen. Damit konnte SE Padersoft die versprochen kurze Implementierungszeit unter Beweis stellen.
Zusätzliche Bildbearbeitungssoftware
Die größte Herausforderung dieses Projekts bestand darin, auch Fremdanwendungen mit dem neuen digitalen Archiv zu verknüpfen. Doch auch diese Hürde hat SE Padersoft gemeistert, hierfür ist das DMS von Zylab auch offen genug, sodass die benötigten Schnittstellen relativ einfach angesprochen werden konnten. Mittlerweile ist UniDMS auch in die ERP-Software von SAP integrierbar.
Unerwartete Schwierigkeiten tauchten beim Erfassen der Rechnungen in Papierform auf. Die Qualität der einzuscannenden Vorlagen war oft sehr schlecht, sodass der Kunde sich zusätzliche Software zur Bildverbesserung anschaffen musste. Dabei handelte es sich um "Kofax Virtual Rescan": Mit diesem System konnten die eingescannten Dateien so weit verbessert werden, dass deren Weiterverarbeitung in der Warenwirtschaft nichts mehr im Wege stand.
Genau dieser erste Schritt machte den Kauf einer speziellen Workstation von Hewlett-Packard notwendig, an die der Hochleistungsscanner des gleichen Herstellers angeschlossen wurde. Für die UniDMS-Software hat der Kunde extra einen PC-Server von HP abgestellt. Die Anschaffungskosten für die gesamte Hardware beliefen sich auf rund 20.000 Euro, genauso hoch fiel der Preis für die Softwarelizenzen aus. Für die 80 Arbeitsstunden vor Ort, die Anwenderschulung und für den Anpassungsaufwand stellte SE Padersoft dem Kunden 10.000 Euro in Rechnung.
Hierfür wartet der Zylab-Partner ebenfalls die Software bei Kauber, sowohl die eigene Warenwirtschaft als auch das Dokumenten-Management-System. Letzteres hat SE Padersoft bereits auf den neuesten Stand gebracht - von der Version 4.0 auf 5.0.
RoI von sechs Monaten
Dennoch, dieses Geld hat der Kunde gerne ausgegeben. Bereits nach sechs Monaten hätten sich die Kosten für die Anschaffung der Software amortisiert, rechnet IT-Leiter Cürük nach. Der in dieser Branche relativ rasche Return on Investment (RoI) ergab sich laut dem Kauber-Manager aus der Mietersparnis nach dem Wegfall von Archivräumen sowie aus der Prozessoptimierung als solcher. "Wir können dieselben Prozesse jetzt mit weniger Angestellten durchführen", meint Cürük. In seinen Augen bleibt den Kauber-Mitarbeitern dadurch mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben: "Der Vertriebler kann sich auf den Vertrieb konzentrieren und muss nicht mehr Papierdokumente abheften oder nach ihnen suchen." Dies gilt ebenfalls für die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung und im Einkauf.
Aus allen Software-Applikationen in den Abteilungen lassen sich nun die archivierten Dokumente jederzeit aufrufen, auch intensive Recherchen sind dann in UniDMS möglich. Jeder elektronische Beleg kann auf Knopfdruck am Bildschirm angezeigt werden. Wer sich noch an die zeitaufwändige Suche in Papierordnern erinnern kann, weiß diese Arbeitserleichterung zu schätzen.
Doch auch für SE Padersoft hat sich das Projekt bei Knauber gelohnt. Zwar existierten bereits zuvor die Schnittestellen zwischen Unitrade und UniDMS, doch die Application Programming Interfaces (APIs) zu den anderen Fachanwendungen wurden erst im Laufe dieses Projekts freigelegt. Da-raus zehrt der ISV noch heute: Er hat mehrere ähnlich gelagerte Projekte bei anderen Kunden aus dem Handel durchgeführt.