Keine Vor- und Nachbereitung
Trotz aller Bemühungen auf Unternehmensseite, sich bei Meetings einzubremsen, reicht dies für Höhne allein nicht aus. "Viel zu oft hapert es auch bei Leitung, Führung und vor allem der Vor- und Nachbereitung der Treffen. Auch sind die Ziele der Gespräche zu selten ersichtlich", weiß Höhne. Dass es häufig massiven Nachholbedarf gibt, zeigt sich darin, dass 37,3 Prozent der befragten Finanzmanager Besprechungen als lästige Pflicht sehen, deren Besuch sich nicht rentiert. Die Ursachen liegen oft im Verhalten der Teilnehmer.
Besonders kritisiert an abgehaltenen Meetings wird vor allem das Ausufern von Diskussionen und das damit verbundene Wegbewegen vom eigentlichen Thema. "Dieses Problem kann ich aus meiner Arbeit bestätigen. Es ist oft sehr viel einfacher, lang zu diskutieren als kurzfristig zu entscheiden", sagt Höhne. Dem Berater zufolge sollten sich diejenigen, die neue Meetings einberufen, an klare Regeln halten. Beispielsweise sollten Konferenzen nur dann abgehalten werden, wenn sie auch wirklich notwendig und unverzichtbar sind. Nur eine straffe Leitung der Diskussion und gute Vorbereitung aller Beteiligten wirke sich positiv auf den Erfolg aus.
Nur Vorgaben führen zum Ziel
Experten empfehlen angesichts der immensen Anzahl an Mitarbeitern, die keinen Mehrwert in Meetings sehen, die Dauer der Besprechungen auf 30 bis 45 Minuten zu begrenzen. "Noch besser wären 15 Minuten mit maximal fünf Teilnehmern", so Höhne. Laut Robert Half sollten Geschäftsessen statt normaler Meetings anberaumt werden. Dadurch könne die Essenszeit produktiv genutzt werden und die Besprechungsdauer wäre auf die Zeit des Essens begrenzt. Von Vorteil seien im Vorfeld von den einzelnen Teilnehmern eingereichte Agendapunkte. (pte/rw)