Die Liste lässt sich mit Sicherheit aus eigenen Erfahrungen jederzeit verlängern. Nun, wenn aber all diese Punkte auf der Hand liegen, d.h. bekannt sind, was können die Verantwortlichen und die einzelnen Teilnehmer tun, um diesen oft gespürten Meetingfrust gar nicht erst aufkommen zu lassen?
Schnelle Abhilfe - aber wie?
Da die Materie viele Facetten hat und die Komplexität beim gleichzeitigen, interaktiven Informationsaustausch zwischen vielen Personen doch nicht zu unterschätzen ist, gibt es sicherlich keine Patentrezepte, welche diese Probleme sofort aus der Welt schaffen können.
Allerdings gibt es ein paar Punkte, bei denen man sofort ansetzen kann, und bei denen, wie sich in der Praxis gezeigt hat, sofort Erfolge, hin zu wesentlich mehr Effizienz nachzuweisen sind.
Grundsätzlich ist die Planung von Besprechungen, das Agieren während der Besprechungen und die Art der Dokumentation während der Besprechung auf den Prüfstand zu stellen. So banal das klingt, aber tut man dies, hat das eine Vielzahl von Konsequenzen, die, sofern man aufbauend darauf verschiedene Dinge ändert, sofort messbare Verbesserungen ergeben.
- Überprüfung und gegebenenfalls Korrektur
der Planung von Besprechungen im Hinblick auf Typ, Inhalt, Zeitansatz und Vorbereitung
- Überprüfung und gegebenenfalls Korrektur
der beim Meeting (und der Planung) verwendeten Infrastruktur wie z.B.: Projektor, Notebooks, Software.
- Überprüfung und gegebenenfalls Korrektur der festgesetzten Standards für die Meeting-Agenda und die Dokumentation während der Besprechungen sowie für die Protokolle
- Reflektieren der Meetingmoderation undgegebenenfalls Korrektur der Vorgehensweise.
Wissen wir doch alles!?
Mit Sicherheit gibt es in jeder Organisation Personen, die solche Überlegungen anstellen können, die Analysen durchführen können und damit Verbesserungen erzielen. Schneller, präziser jedoch geht es mit externer Hilfe, da diese sich ganz themenunabhängig und ohne Rücksicht auf interne Befindlichkeiten mit dem Thema beschäftigen kann. Einzig die Entscheidung, etwas zur Verbesserung, zur Effizienzsteigerung bei diesem Aspekt der internen Kommunikation zu tun, fehlt häufig im Alltagsgeschäft vieler Unternehmen.
Bereits die Auswahl der Produkte zeigt, dass diese Themenstellung immer eng im Verbund
mit der jeweiligen Organisation und den agierenden Personen angegangen werden muss, was für einen Außenstehenden erst einmal Aufwand bedeutet. Dennoch habe ich es in meiner langjährigen, internationalen Praxis extrem oft erlebt, dass bereits wenige Stunden intensive Auseinandersetzung mit den Beteiligten und den oben genannten Aspekten umgehend bei den folgenden Besprechungen zu spürbar besseren Ergebnissen, mehr Effizienz und zufriedeneren Teilnehmern bei Besprechungen führten.