Einen zusätzlichen Schutz vor etwaigen Forderungsausfällen bieten Waren- und Exportkreditversicherungen. Hierbei deckt der Versicherungsgeber bei Geschäften zwischen Unternehmen (B2B) die Lieferung in Höhe der Versicherungssumme ab und leitet ein Inkassoverfahren gegen den säumigen Auftraggeber ein. Ist dieses nicht erfolgreich, erhält der Lieferant eine Entschädigung. Auch für Geschäfte auf Zahlungsziele mit Endverbrauchern oder kleinen Gewerbetreibenden gibt es entsprechende Versicherungsmöglichkeiten. Abschluss und Vorgehensweise erfolgen nach dem Muster der B2B-Kreditversicherungen.
Rechnungslegung überdenken
Auch bei der Rechnungslegung ist größte Sorgfalt geboten. Schließlich können hier organisatorische und formale Fehler auftreten, die von Schuldnern mit Zahlungsschwierigkeiten gezielt ausgenutzt werden. Oft ist eine Optimierung der Rechnungslegung mit verhältnismäßig einfachen organisatorischen Mitteln zu erreichen. Forderungen sollten unmittelbar nach Fälligkeit ganz oder in Teilen in Rechnung gestellt und versandt werden. Die VfCM-Studie kommt zu einem eindeutigen Ergebnis: Werden Rechnungen direkt mit Leistungserbringung gestellt, treten in weitaus geringerem Maße Zahlungsverzüge und -ausfälle auf. "Offenbar wird ein straffes Forderungsmanagement eher als Zeichen für Professionalität im Geschäftsverkehr gewertet", weiß DHPG-Wirtschaftsprüfer Norbert Nettekoven.
Auch formale Fehler bei der Rechnungslegung sind unbedingt zu vermeiden. Falsche Kontaktdaten, unvollständige Rechnungsangaben oder missverständliche Formulierungen können leicht zu Nachfragen und Zahlungsverzögerungen führen. Wer Formfehler nicht konsequent ausschließt, bietet seinen Schuldnern ein willkommenes Einfallstor für Ausreden. Eine verlässliche Liquiditätsplanung wird unnötig erschwert.
Die kontinuierliche Überwachung von Zahlungseingängen sollte auch im turbulenten Geschäftsalltag sichergestellt sein. Unterstützung bieten spezielle Software-Lösungen, die Firmen helfen, säumige Forderungen direkt auszuweisen und geeignete Folgemaßnahmen einzuleiten. Manchmal hilft schon ein Telefonanruf beim Schuldner, um etwaige Missverständnisse auszuräumen oder Buchungsfehler zu klären. Im Falle eines Zahlungsverzuges sollte der Schuldner immer ein verbindliches Zahlungsdatum nennen, um dem Rechnungssteller eine verlässliche Disposition zu ermöglichen.