Ratgeber

Word-Dokumente ganz einfach elektronisch unterschreiben

Datum:25.03.2025
Autor(en):Arne Arnold

Zunächst benötigen Sie Ihre Unterschrift in digitaler Form, am besten mit einem Tablet-PC mit Stifteingabe. Ist ein solches Gerät nicht zur Hand, unterschreiben Sie auf einem weißen Blatt Papier und fotografieren Sie Ihre Unterschrift mit einer Scanner-App.

Unkomplizierte Hilfe leistet Ihnen hier die Onedrive-App von Microsoft, die nicht nur Zugriff auf den Cloudspeicher des Herstellers bietet, sondern auch eine gute Scannerfunktion integriert hat. Starten Sie die Onedrive-App auf Ihrem Smartphone und tippen Sie unter „Start“ rechts unten auf das Kamerasymbol.

Es öffnet sich eine Kamera-App, in der Sie vor dem Fotografieren unten „Dokument“ auswählen können. Dadurch werden Schatten auf dem weißen Papier automatisch aufgehellt. Nach der Aufnahme können Sie über „Zuschneiden“ überflüssige Ränder entfernen und über „Fertig“ die Datei in Onedrive speichern.

Wenn die Qualität der Aufnahme noch nicht zufriedenstellend ist, können Sie sie in einem beliebigen Bildbearbeitungsprogramm mithilfe von „Kontrast“ und „Helligkeit“ verbessern.

Mit einer Scanner-App fotografieren Sie Ihre Unterschrift, um sie als elektronische Unterschrift zum Beispiel in Word einzufügen. Das geht etwa mithilfe der kostenlosen App Onedrive von Microsoft.

In Word fügen Sie das Foto Ihrer Unterschrift über „Einfügen –› Bild –› Dieses Gerät“ an der gewünschten Stelle in das Dokument ein. Nach dem Einfügen lässt sich das Bild über die Rahmenecken noch entsprechend verkleinern. Damit es in Zukunft schneller geht, erstellen Sie einen „Schnellbaustein“.

Markieren Sie dazu in Word die eingefügte Unterschrift sowie gegebenenfalls zusätzlichen Text wie „Mit freundlichen Grüßen“. Drücken Sie die Tastenkombination Alt-F3 oder wählen Sie „Einfügen –› Schnellbausteine –› Auswahl in Schnellbausteinkatalog speichern“.

Geben Sie unter „Name“ eine Kurzbezeichnung ein. Sie können den Schnellbaustein einfügen, indem Sie den Namen in Word eingeben und dann die Taste F3 drücken. Zwischen dem Namen und dem Cursor darf beim Drücken von F3 kein Leerzeichen stehen.

Aus Ihrer eingefügten Unterschrift und dem umgebenden Text lässt sich ein „Schnellbaustein“ erstellen, der dann über die Taste F3 eingefügt werden kann.

Wichtig: Eine elektronische Unterschrift ist tatsächlich „nur“ ein Foto Ihrer Unterschrift, das Sie in ein digitales Dokument einfügen. Sie hat daher nicht dieselbe rechtliche Wirkung wie eine digitale Signatur.

Eine rechtsgültige digitale SIgnatur ist ein asymmetrisches Verschlüsselungssystem, das in der EU seit 2016 durch die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification And Trust Services) geregelt ist. Diese unterscheidet zwischen einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen. Infos zur digitalen Signatur finden Sie bei unseren Kollegen der PC-Welt¹.

(PC-Welt²)

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