Digital Workplace gestalten

Vom Notnagel zur Wachstumsstrategie

Datum:21.10.2022
Autor(en):Christoph A. Harvey

Remote Work: Was aus einer Notsituation geboren wurde, müssen IT-Verantwortliche nun in geregelte Bahnen bringen.
Foto: Julia Kuzenkova - shutterstock.com

Vor anderthalb Jahren wurde wirtschaftlich überlebenswichtig, was bisher eher Ausnahme war: Remote Work¹ beziehungsweise Home-Office². Und dieses Phänomen ging auch nicht schnell wieder vorbei, vielmehr vollzieht sich damit in atemberaubendem Tempo ein Paradigmenwechsel, der jegliche Organisationen vor enorme Herausforderungen stellt, aber eben auch gewaltige Chancen birgt.

Remote Work als Modell der Zukunft

Digital Workplace³ heißt das Gebot der Stunde - davon sind auch die US-amerikanischen Analysten von Gartner überzeugt. Schon Ende 2020 empfahlen sie in dem Bericht "Predicts 2021: Digital Workplace Infrastructure and Operations⁴", die aktuellen Maßnahmen nicht als kurzfristige Zwischenlösung zu sehen und stattdessen den digitalen Arbeitsplatz zum strategischen Ziel und zur Norm zu machen.

Dabei geht es keineswegs nur darum, die gesamte Belegschaft mit Laptops auszustatten und Besprechungen aus dem Konferenzraum ins Internet per Videosession⁵ zu verlagern. Erfolgsentscheidend und die wirklichen Gamechanger sind Veränderungen an den IT-Strukturen. Denn sie legen das Fundament, damit die IT ihre Kernaufgaben erfüllen kann: Sicherheit gewährleisten, Effizientes Arbeiten ermöglichen, Kosten kontrollieren, Ressourceneinsatz optimieren, Wachstum fördern.

Den wirksamen Hebel für eine zukunftsweisende Veränderung benennt Gartner ebenfalls: Unified Endpoint Management⁶ (UEM). Hier sehen die Analysten jedoch noch viel Luft nach oben. Denn dem Bericht zufolge hatten 2020 erst weniger als 5 Prozent der Unternehmen und Institutionen ein UEM-System eingeführt. Allerdings, so der Bericht, dürfte UEM bis 2024 schon bei mehr als der Hälfte zum Standard gehören. Damit wäre dann, so Gartner, der Digital Workplace als Grundlage des künftigen Arbeitens konsolidiert.

[Hinweis auf Bildergalerie: Fraunhofer-IAO-Studie: Arbeiten in der Corona-Pandemie] ^gal1

Digital Workplace - In 5 Etappen ans Ziel

Die gegenwärtigen Veränderungen betreffen weit mehr als nur die technische Ausstattung: "Tausche Desktop gegen Laptop oder Tablet" greift viel zu kurz. Die aktuelle Transformation hat auch eine organisatorische, soziale und gesellschaftliche Dimension. Starre, strikt geführte Organisationen wandeln sich zu heterogenen Strukturen mit einem hohen Grad an individueller Selbstbestimmung. Mitarbeitende definieren auf einmal ihre Anforderungen an das Arbeitsumfeld, Mobilität und Agilität⁷ rücken in den Fokus des unternehmerischen Alltags.

Kurzum: Arbeiten wird komplexer und damit auch die Anforderungen an die IT. Denn in den Unternehmen finden sich nicht nur die unterschiedlichsten Geräte mit den verschiedensten Betriebssystemen. Die neue Vielfalt treibt auch im Bereich Software ihre Blüten, mit einem fast schon undurchdringlichen Geflecht an Lizenzen, die Updates und Support so anspruchsvoll machen wie nie.

In diesem Dickicht den Überblick zu behalten und alle nötigen Aufgaben auch erledigt zu bekommen, ist im besten Fall ein Knochenjob, im schlimmsten Fall ein Himmelfahrtskommando. IT-Manager sind angesichts dieser Situation nicht zu beneiden. Es sei denn, sie haben bereits die 5 Etappen für ein UEM umgesetzt.

Etappe 1: Inventarisierung der IT Assets

Die Basis schafft die Inventarisierung sämtlicher IT-Assets. Eine lückenlose Erfassung sämtlicher Geräte sorgt dabei nicht nur für einen Gesamtüberblick. Sie ist ein Stück echte Risikovorsorge. Denn bereits ein einziger, nicht eingespielter Patch oder ein unbekanntes Tablet im Netzwerk sind Eintrittstüren für Cyberkriminelle. Mit einer lückenlosen Bestandsaufnahme lassen sich aber auch Kosten sparen, denn sie identifiziert ungenutzte Systeme und Anwendungen.

Etappe 2: IT Asset Management

Eine vollständige Liste aller Assets macht aber noch lange kein modernes, leistungsfähiges IT Asset Management (ITAM). Dazu gehört auch, alle Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen den Assets darzustellen - und zwar so eingängig, dass das Management daraus schnell und einfach operative und strategische Entscheidungen ableiten kann. Weil sich aus den Daten, historischen Reports und Trendanalysen betriebliche Notwendigkeiten leicht ablesen lassen, reicht die Bedeutung solcher Auswertungen weit über die IT hinaus.

Dazu braucht es aber übersichtliche und auf das Unternehmen zugeschnittene Dashboards. In dem Zusammenhang unverzichtbar ist übrigens auch ein effektives Lizenzmanagement. Schon allein aus Gründen der Rechtssicherheit und eines effizienten Ressourcenmanagements: Nicht nur die Compliance hat ein Auge extra auf Lizenzen und Qualitätsstandards, es lässt sich damit auch bares Geld sparen. Wirtschaftsprüfer wie beispielsweise die KPMG sprechen von Kostenreduktion um bis zu 30 Prozent, wenn das Lizenzmanagement⁸ sauber läuft. Ein umfängliches ITAM sorgt somit für ein Plus an Wirtschaftlichkeit, Skalierbarkeit und Agilität.

Etappe 3: Software Management

Nun schlägt die Stunde des Softwaremanagements. Darunter fallen Softwarepaketierung und -verteilung sowie OS-Deployment bis hin zum Patch Management⁹. Eine knifflige Angelegenheit, weil bei Remote Work nicht mehr nur eine Phalanx von Einheitsrechnern im Großraumbüro zu verwalten ist, sondern eine Vielzahl an Tablets, Laptops, Smartphones und anderer mobiler Devices hinzukommen.

Da es sich dabei oft auch um private Geräte handelt, die jetzt teilweise beruflich genutzt werden, ist eine sehr zielgerichtete Planung und Organisation das A und O. Clevere Lösungen spielen auch dabei nicht nur der IT-Sicherheit und Kostenoptimierung¹⁰ in die Hände. Sie erhöhen dank geschickter Automatisierung und standardisierter Abläufe zudem die Produktivität und Effizienz - sowohl in der IT-Abteilung selbst, als auch bei allen anderen Mitarbeitern, die sich auf eine funktionierende Softwareausstattung verlassen und damit auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können.

Etappe 4: Unified Endpoint Management

Ein Serverraum lässt sich noch relativ leicht hermetisch abriegeln, bei dutzenden oder mehr über die ganze Republik verteilten Digital Workplaces aber gewinnen die Anforderungen an die IT-Security eine ganz neue Qualität. Einzelanwendungen oder isolierte Module helfen dem IT-Management hier nicht weiter. Es gilt ITAM, Lizenz- und Software-Management wirklich nahtlos zu verzahnen, hin zu einem echten Unified Endpoint Management. Die Unternehmen gewinnen so an Mobilität und Agilität, und das ist auch gut so: Denn der Digital Workplace wird sich in nächster Zukunft sogar noch weiter diversifizieren. Das Internet of Things¹¹ lässt freundlich grüßen.

Etappe 5: Help Desk

Alles zusammen, alles paletti? Noch nicht ganz. Denn auch das schönste UEM-System ist ohne effektive Kommunikation und schlagkräftigen Support ein zahnloser Tiger. Ein Service- oder Help Desk¹², bei dem alle Nutzeranfragen zusammenlaufen, hilft, die kleinen und großen Probleme der Anwender rasch und zielgerichtet zu lösen. Das sorgt nicht nur für zufriedenere Kunden und Mitarbeiter, sondern senkt auch die Servicekosten. Dieses Plus an Reputation und Produktivität macht das Unternehmen als Ganzes auch auf dem Arbeitsmarkt attraktiver. Eine echte Win-Win-Situation.

Raus aus dem Silo

Es gilt, keine Zeit zu verlieren. Die technologischen Release-Zyklen drehen sich immer schneller, die gegenseitigen Ansprüche von Unternehmen und Mitarbeitern wachsen, mit dem strukturellen und kulturellen Wandel tritt auch der Kundennutzen mehr denn je in den Vordergrund. Mit traditionellen Organisationsstrukturen, die eher funktional und silobasiert aufgestellt sind, ist das in der IT nicht zu machen. Sie lähmen eher den Fortschritt, verhindern schnelle Updates und hemmen obendrein die Unterstützung der Mitarbeiter für Veränderungen. Nötig ist deshalb eine Vereinheitlichung in der Organisation von Digital Workplace Services. (mb)

[Hinweis auf Bildergalerie: Expertenstimmen zum Thema "Smart Workplace"] ^gal2

Links im Artikel:

Bildergalerien im Artikel: