Collaboration-Software

Sharepoint-Anwender haben noch viele Wünsche

Datum:14.05.2012
Autor(en):Boris Ovcak

Hinsichtlich der Migration von einer alten auf eine neue Sharepoint-Version muss Microsoft unter anderem noch nachlegen.

Vor rund zwei Jahren hat Microsoft Sharepoint 2010 vorgestellt. Seitdem etabliert sich die Software als Collaboration-Zentrale in vielen Unternehmen. Zeit für eine Bestandsaufnahme und die Frage, wie sich die Plattform entwickeln sollte.
von Boris Ovcak (Campana & Schott¹)
Standen in der Vergangenheit meist einzelne Funktionen von Sharepoint im Fokus der Anwender, so dreht sich heute viel um konkrete Anwendungsszenarien: Wie lassen sich Interaktivität, benutzerspezifischer Inhalt und eine "Search-Driven User Experience" für Inter- und Intranet-Szenarien am effizientesten umsetzen? Was ist beim Bereitstellen von integrierten Prozessapplikationen zu beachten, oder wie kann Social Media² in Unternehmen das Wissens-Management³ sinnvoll fördern?

Kein Werkzeugkasten für Endanwender

Web-Content-Management: Sharepoint 2010 bietet alle Grundfunktionen für WCM. WebInhalte lassen sich über das gewohnte Office-GUI bearbeiten.
Foto: Campana & Schott

Die funktionalen Versprechen hat Microsoft mit Sharepoint 2010 weitgehend erfüllt. Collaboration⁴, Dokumenten-Management⁵, Web-Content-Management⁶, Suche, Social Media, Formulare und Workflow, Business Intelligence⁷ - die Funktionen reichen für die meisten Ansprüche aus. Sicher gibt es immer noch Spezialsoftware, die für spezielle Anwendungsfälle mehr Funktionen bietet. Aber in seiner Kombination aus Funktionsvielfalt und Leistungsfähigkeit erfüllt Sharepoint 2010 den eigenen Anspruch, seinen Kunden eine Business-Plattform zu bieten.

Anders verhält es sich dagegen mit Microsofts Marketing-Versprechen, dass der Endanwender in die Lage versetzt werde, sich für seine Bedarfe mit Sharepoint selbst eine Arbeitsumgebung einzurichten. Auch wenn Sharepoint mit dem "Office User Interface" und seinen einfachen Konfigurationsfunktionen grundsätzlich die Möglichkeit hierzu bieten würde, ist die Funktionsvielfalt doch viel zu hoch und sind die Bedarfe zu unterschiedlich und zu komplex, als dass sich dies in der Praxis sinnvoll umsetzen ließe. Außerdem sprechen Governance⁸-Gesichtspunkte dagegen, jedem Anwender einen mächtigen Werkzeugkasten an die Hand zu geben. In der Praxis hat sich bewährt, dass Spezialisten in den Unternehmen Anwendungen konzipieren, initial implementieren und anschließend an Power User übergeben.

[Hinweis auf Bildergalerie: SharePoint 2010 als WCM-Plattform entdeckt] ^gal1

Sharepoint braucht Governance

Mit Windows Phone lassen sich Sharepoint-Funktionen über Apps leichter auf mobile Endgeräte bringen.
Foto: Campana & Schott

Der Funktionsumfang sowie die daraus resultierenden Einsatzmöglichkeiten machen eine eigene Governance⁹ für Sharepoint notwendig. Nur so lassen sich teure Informationssilos vermeiden und die Wartbarkeit gewährleisten. Das ist in vielen Unternehmen angekommen, so dass selten eine Sharepoint-Infrastruktur ohne entsprechende Regelwerke bereitgestellt wird. Allerdings fokussiert sich die Debatte häufig auf die technischen Funktionen. Anwendungsszenarien werden erst im Anschluss diskutiert, bereits getroffene grundsätzliche Festlegungen der Infrastruktur verhindern dann aber oft das Ausschöpfen der Potenziale.

Eine IT-Strategie¹⁰ zu Sharepoint als Ausgangspunkt aller Governance-Überlegungen fehlt häufig. Die Verantwortlichen sollten sich fragen: Welche grundlegenden Bedarfe und Szenarien sollen künftig auf Basis von Sharepoint erfüllt und realisiert werden? Die Ergebnisse dieser Überlegungen sollten die Basis einer Sharepoint-Governance und der Infrastrukturdiskussion sein - und nicht umgekehrt.

[Hinweis auf Bildergalerie: 7P Mobile Sharepoint - Client-Seiten] ^gal2

Einsatzszenarien werden vielfältiger

Unternehmen haben mittlerweile verstanden, dass Sharepoint mehr als eine Art Web-basierende Dokumentenablage ist. Neben Collaboration-Portalen lassen sich häufig Web-Content-Management-Systeme für das Intranet und Applikationen zur Abbildung von Fachbereichsbedarfen im Kontext von Beantragungs-, Freigabe- und Reporting¹¹-Prozessen auf Basis von Sharepoint 2010 in den Unternehmen beobachten:

• DMS: Professionelles Dokumenten-Management mit elektronischen Akten, Langzeitarchivierung und Compliance-Richtlinien wird zwar vereinzelt auf Basis von Sharepoint 2010 betrieben, ist aber eher eine Randerscheinung. Das liegt nicht an der mangelnden Funktionalität. Vielmehr besitzt dieses Spezialgebiet für zahlreiche Anwendungsfälle im Information-Worker-Kontext wenig Relevanz.

• WCM: Auch für die Bereitstellung von Internet-Auftritten ist Sharepoint 2010 eher noch die Ausnahme als die Regel. Dabei bietet die Plattform alle erforderlichen Basisfunktionen und - im Unterschied zu anderen Web-Content-Management-Systemen - den Bedienkomfort der Office-Benutzeroberfläche für die redaktionelle Arbeit.

• Social Media: Ähnlich ist auch die Situation im Umfeld von Social Media. Die notwendige Basisfunktionalität ist vorhanden, wird aber nicht oder nur sehr rudimentär genutzt. Häufig reduzierten sich die ersten Versuche auf die Aktivierung von Blogs, Wikis, My Site und My Profile. Dabei wird oft außer Acht gelassen, dass eine effiziente Nutzung von Social Media im Unternehmen primär eine organisatorische Herausforderung darstellt, die sich ohne gezieltes Change-Management¹² nur schwer meistern lässt. Grundsätzlich können Anwender die technischen Basisfunktionen von Sharepoint für Social Media genau aufeinander abstimmen.

• Intranet-Portale: Durch Social Media und die Digital Natives¹³ zeichnet sich im Bereich Intranet ein Trend zu mehr Interaktivität ab. Das klassische Intranet mit einseitiger Unternehmenskommunikation wandelt sich zunehmend in einen digitalen Arbeitsplatz, in dem Web-Content-Management, Collaboration, Prozessapplikationen und Social Media miteinander verschmelzen. Mit Sharepoint 2010 lassen sich das jeweilige Einsatzszenario isoliert wie auch insbesondere die verschiedenen Szenarien integriert miteinander abbilden. Allerdings schöpfen heute nur wenige Unternehmen das Potenzial vollständig aus. Ein möglicher Grund: Die Sharepoint-Technik ist facettenreich, der technische Reifegrad der Sharepoint-Anwendung in vielen Unternehmen reicht aber oft noch nicht aus, um alle Facetten in erforderlicher Güte abzudecken.

• Search-Driven User Experience: Man kennt das Navigieren durch die Flut von Internet-Inhalten und weiß über die Macht von kontextspezifischen, dynamischen Inhalten aus Internet-Anwendungen wie Amazon.com oder Ebay. Diese Art der Anwendungsgestaltung ist heute jedoch in Unternehmen noch selten anzutreffen. Grundsätzlich können Inhalte via Sharepoint 2010 mit Metadaten klassifiziert und auf Key Words der Suche gemappt werden. Allerdings scheint die Funktionalität Unternehmen und Consultants noch zu überfordern. Vermutlich wird es daher noch eine Generation von Unternehmensportalen benötigen, bis eine Search-Driven User Experience mit dynamischen Inhalten in die Anwendungsgestaltung Einzug hält.

• Mobile: Bislang noch eher ein Randthema, hat die Nutzung von Sharepoint 2010 auf mobilen Endgeräten¹⁴ mit Windows Phone 7¹⁵ neuen Schwung erhalten. Sharepoint-Seiten lassen sich zwar schon länger für mobile Endgeräte einrichten. Neu ist nun aber die Möglichkeit, Sharepoint-Funktionen über Apps auf mobile Endgeräte zu überführen. Inhalte und Funktionalität werden dabei weiterhin von Sharepoint 2010 bereitgestellt. Denkbare Einsatzszenarien sind Apps, die zum Beispiel ein unternehmensweites Mitarbeitertelefonbuch auf Basis der "Sharepoint Profile Pages" oder einen firmeninternen Kurznachrichtendienst, wie wir ihn von Twitter kennen, auf den mobilen Endgeräten bereitstellen.

[Hinweis auf Bildergalerie: Office Web App auf SharePoint Server 2010 installi] ^gal3

Verbesserungspotenziale für die nächste Version

Mit der Bedeutung, die Sharepoint 2010 als zentrale Plattform in Unternehmen mittlerweile erreicht hat, ergeben sich neben weiteren Optimierungen in Detailfunktionen auch neue Bedarfe. Effiziente Transportwege, um Anwendungen auf Basis von Sharepoint 2010 über die verschiedenen Systeme einer IT-Landschaft (Entwicklung, Test, Produktion) zu bewegen, werden beispielsweise in Zukunft gebraucht.

Microsoft muss daher verstehen, dass Sharepoint-Anwendungen einerseits zum Teil geschäftskritisch für Unternehmen sind. Andererseits ist es eine Stärke von Sharepoint, dass sich solche Anwendungen in einem hohen Maß rein mittels Konfiguration beziehungsweise mit einem geringen Anteil an Programmierung bereitstellen lassen. Heutige Transportwege, die zwar programmatisch erstellte Bestandteile unterstützen, bei konfigurierten Komponenten jedoch manuelle Eingriffe erfordern, sind zu wenig.

Auch hinsichtlich der Migration von einer alten auf eine neue Sharepoint-Version muss Microsoft noch nachlegen. Unternehmen haben viel in Sharepoint investiert und tun das weiterhin. Der Anspruch an reibungslose Migrationsverfahren wird wachsen.
(Computerwoche¹⁶ / rb)

[Hinweis auf Bildergalerie: Microsoft SharePoint 2010] ^gal4

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SharePoint 2010
Migration auf SharePoint als Web-Content-Management-System: Der schwäbische Hersteller von Profiwerkzeugen, TTS Tooltechnic, konsolidierte alle internationalen Sites und Webshops auf .NET in einer SharePoint-Umgebung.

SharePoint 2010
Komfortable Editoren zum Erstellen von Inhaltsseiten: Den Redakteuren bei TTS Tooltechnic steht beim Erstellen von Inhalten in der SharePoint-Umgebung ein WYSIWYG-Editor mit integrierten HTML-Vorlagen zur Verfügung.

SharePoint 2010
Inhaltsmodule und redaktionelle Prozesse: Alle Vorlagen bei TTS Tooltechnic sind modular aufgebaut, verschiedene Teaser-Typen lassen sich im Editor per Drag-and-Drop einbauen.

SharePoint 2010
Beim Evonik-Konzern basiert das weltweite Intranet für 39.000 Mitarbeiter auf SharePoint. An 100 Standorten in 31 Ländern stehen lokalisierte Sites im identischen Design bereit - hier die deutsche Variante.

SharePoint 2010
Komplettes Redaktionssystem in SharePoint: 400 Redakteure arbeiten bei Evonik am weltweiten Intranet. Bei der Entwicklung der Arbeitsumgebung wurde auf Usability geachtet - hier ein Beispiel für Bildauswahl-Dialoge.

SharePoint 2010
Intuitive Bedienung der Editoren und Konfiguratoren im Evonik-Intranet: Die Redakteure können Seitenlayouts visuell anpassen, Module werden per Drag-and-Drop in die entsprechenden Seitenbereiche platziert.

SharePoint 2010
Das Gasag-Intranet bietet einfach zu bedienendes Workflow-Funktionen. Abteilungsleitern steht darüber hinaus ein Management-Cockpit zur Verfügung.

Client Screenshots 7P Mobile Sharepoint
7P Mobile Sharepoint ermöglicht es, bei der Konfiguration unterschiedlichen Display-Größen Rechnung zu tragen, etwa beim iPad mit Split-Screen...

Client Screenshots 7P Mobile Sharepoint
...während man beim iPhone über eine Übersicht...

Client Screenshots 7P Mobile Sharepoint
... zu den eigentlichen Datenunterseiten weitergeleitet wird.

Client Screenshots 7P Mobile Sharepoint
Eine Startseite für iPhone-Nutzer als Einstiegspunkt für Umfragen, Listen, Nachschlagewerken und speziellen Anwendungen

Client Screenshots 7P Mobile Sharepoint
Hier eine Tablet-optimierte Website für Heizungsmonteure...

Client-Screenshots 7P Mobile Sharepoint
... eingegangene Aufträge kann der Monteur einsehen und umgehend bearbeiten.

Client Screenshots 7P Mobile Sharepoint
Hier die Smartphone-Version der Website

Client Screenshot 7P Mobile Sharepoint
Ähnliches gilt für Listen, wie hier ein Mitarbeiterverzeichnis.

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Auch an Manager wurde gedacht - sie können auf ihrem iPad die anstehenden Aufgaben einsehen...

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Der mobile Zugriff auf - via My Site eingerichtete - Firmen-Blogs ist ebenfalls möglich.

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Auch auf dem Gerät gespeicherte Bilder können genutzt werden - sie werden auf iPad...

Client Screenshots 7P Mobile Sharepoint
und iPhone unterschiedlich...

Client Screenshots 7P Mobile Sharepoint
...aber in gleicher Weise brauchbar..

Client Screenshots 7P Mobile Sharepoint
und mit bester Ausnutzung des vorhandenen Raumes dargestellt.

Office Web App auf SharePoint Server 2010 installieren
Aktivieren von Office Web Apps auf dem SharePoint-Server.

Office Web App auf SharePoint Server 2010 installieren
Verwalten der Dienstanwendungen auf einem SharePoint-Server.

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Erstellen von neuen Dienstanwendungen für Office Web App.

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Aktivieren des Word-Anzeigedienstes in SharePoint Server 2010.

Microsoft SharePoint 2010
Übersicht: SharePoint 2010 bietet eine erweiterte und verbesserte Zentraladministration,

Microsoft SharePoint 2010
Vertraut: SharePoint Foundation 2010 arbeitet mit der Ribbon-Oberfläche wie Office 2007/2010.

Microsoft SharePoint 2010
Einblendung: Fehlermeldungen finden Anwender zentral im oberen Bereich.

Microsoft SharePoint 2010
Kontrolle: Mit der neuen Überwachungsfunktion können Sie SharePoint Foundation 2010 zuverlässiger betreiben.

Microsoft SharePoint 2010
Alternative: SharePoint-Verwaltung in der PowerShell.