4 Tipps für die Digitalisierung von Unternehmen

So gelingt die Umstellung der analogen Geschäftsprozesse

Datum:15.01.2025
Autor(en):Bertrand Muth

Die Digitalisierung ist längst kein Zukunftstrend mehr, sondern ein zentraler Bestandteil der modernen Geschäftswelt. Unternehmen, die analoge Prozesse noch nicht durch digitale Alternativen ersetzt haben, stehen vor zwei großen Herausforderungen: ihre Effizienz zu steigern und wettbewerbsfähig zu bleiben. Doch der Weg zur Digitalisierung interner Abläufe ist oft mit Unsicherheiten verbunden. Folgende vier Tipps können bei der Umstellung auf digitale Prozesse helfen.

Tipp 1: Prozesse analysieren und Prioritäten setzen

Der erste Schritt zur Digitalisierung besteht darin, bestehende analoge Prozesse systematisch zu analysieren und Prioritäten für deren Umstellung festzulegen. Unternehmen sollten dabei folgende Schlüsselfragen beantworten:

• Welche Prozesse verbrauchen aktuell die meisten Zeit- und Ressourcen?

• In welchen Bereichen lassen sich durch digitale Tools schnell und effektiv Verbesserungen erzielen?

Ein konkretes Beispiel sind papierbasierte Abläufe wie Abrechnungen, Reisekostenmanagement¹ oder die Erfassung von Bestellungen. Gerade in diesen Bereichen lassen sich durch digitale Lösungen Effizienzgewinne erzielen, da manuelle Schritte reduziert und Fehlerquellen minimiert werden können. Viele Unternehmen investieren unverhältnismäßig viel Zeit und Energie in Aufgaben wie das Sammeln von Belegen, das Ausfüllen von Formularen und die manuelle Datenverarbeitung. Diese zeitintensiven Tätigkeiten können durch einfach implementierbare Softwarelösungen automatisiert werden. Dadurch lassen sich nicht nur Prozesse beschleunigen, sondern auch Ressourcen für strategisch wichtigere Aufgaben freisetzen.

Praxis-Tipp: Starten Sie mit kleinen, aber wirkungsvollen Schritten, wie dem Ersatz papierbasierter Prozesse durch cloudbasierte Lösungen. Eine klare Priorisierung stellt sicher, dass die Digitalisierung dort beginnt, wo sie am einfachsten den größten Mehrwert bietet.

Tipp 2: Die richtige Technologie und Partner auswählen

Die Wahl der richtigen Technologie ist entscheidend für den Erfolg der Digitalisierung. Viele Unternehmen scheitern, weil sie entweder auf veraltete Software setzen oder versuchen, für jede Herausforderung eine neue Lösung zu entwickeln.

Eine All-in-One-Lösung kann hier sinnvoll sein, spezifische Herausforderungen zu meistern, ohne dass zusätzliche IT-Ressourcen notwendig sind. Vor allem cloudbasierte Plattformen bieten eine intuitive Benutzeroberfläche. Achtung: Es ist besonders wichtig auf eine nahtlose Integration mit bestehenden Systemen wie ERP-Software zu achten.

Praxis-Tipp: Setzen Sie auf Softwarelösungen, die flexibel, skalierbar und benutzerfreundlich sind. Binden Sie frühzeitig Partner ein, die nicht nur die Technologie bereitstellen, sondern auch Schulungen und Support anbieten können.

Tipp 3: Mitarbeiter einbeziehen und schulen

Die beste Technologie bringt nichts, wenn sie nicht von den Mitarbeitenden genutzt wird. Deshalb ist es wichtig, die Belegschaft frühzeitig in den Digitalisierungsprozess einzubinden. Widerstand entsteht oft aus Angst vor Veränderungen oder fehlendem Know-how. Die Akzeptanz neuer Tools steigt, wenn Mitarbeiter die Gründe für die Umstellung kennen und die Vorteile klar verstehen. Eine automatisierte Abrechnung spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler und macht die Arbeit angenehmer.

Praxis-Tipp: Organisieren Sie Schulungen und Informationsveranstaltungen, um die Mitarbeitenden mit neuen Technologien vertraut zu machen. Stellen Sie sicher, dass jeder versteht, wie digitale Prozesse den Arbeitsalltag erleichtern und wie etwaige neue Tools funktionieren. Richten Sie außerdem einen technischen Support ein, der bei Fragen und Problemen zur Seite steht.

Tipp 4: Langfristig denken und flexibel bleiben

Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess, der stetige Anpassungen erfordert. Sowohl Technologien als auch Geschäftsanforderungen entwickeln sich kontinuierlich weiter. Unternehmen sollten daher bereit sein, ihre digitalen Strategien regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Die Flexibilität moderner digitaler Tools ermöglicht es, schnell auf veränderte Marktbedingungen zu reagieren und sich an neue Anforderungen anzupassen. Beispielsweise können skalierbare Softwarelösungen mit dem Unternehmen "mitwachsen" oder an spezifische Entwicklungen angepasst werden, ohne dass umfangreiche Neuinvestitionen erforderlich sind.

Praxis-Tipp: Setzen Sie auf skalierbare Lösungen und evaluieren Sie regelmäßig den Erfolg Ihrer Digitalisierungsmaßnahmen. Sammeln Sie Feedback von Team-Mitgliedern und Kunden, um kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen.

Digitalisierung als Chance begreifen

Die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse ist eine Investition in die Zukunft. Sie bringt nicht nur Effizienzgewinne, sondern ermöglicht auch mehr Flexibilität und eine bessere Wettbewerbsposition. Implementierungspartner, die sich auf die digitale Verwaltung von Geschäftsausgaben spezialisiert haben, zeigen, wie einfach die Transformation sein kann, wenn man die richtigen Schritte geht.

Die Digitalisierung beginnt mit der Entscheidung, etwas zu verändern. Mit klaren Prioritäten, der richtigen Technologie, geschulten Mitarbeitern und einer langfristigen Perspektive können Unternehmen die Herausforderungen der Digitalisierung meistern und ihre Geschäftsprozesse fit für die Zukunft machen.

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