Ratgeber für IT-Dienstleister

Die 15 besten Business-Apps für KMU und Selbstständige

Datum:04.10.2023
Autor(en):Steffen  Zellfelder

Moderne Business-Apps sind von vorneherein auf einfache Handhabe und enge Vernetzung ausgelegt.
Foto: Antonio Guillem - shutterstock.com

Projektmanagement, Meetings oder Kundenakquise: Mit modernen Apps für Android und iOS haben Sie das Büro immer in der Tasche. Auch auf Reisen erfüllen Sie Ihre Aufgaben damit zuverlässig, halten Kontakt zu Angestellten oder überwachen Projekte in Echtzeit. Die Vorteile liegen dabei auch für Mitarbeiter auf der Hand. Denn Kollegen sind leichter zu erreichen, die Kommunikation wird verbessert und viele Routinen gehen schneller von der Hand.

Moderne Business-Apps sind von vorneherein auf einfache Handhabe und enge Vernetzung ausgelegt. Das sind Eigenschaften, die auch etablierte Software immer noch lernen muss. Wir stellen Ihnen Top Business-Apps für KMU sowie besonders nützliche Anwendungen für Selbstständige und Kleinunternehmer vor, jeweils in alphabetischer Reihenfolge.

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Top 10 Business-Apps für KMU

In kleinen und mittleren Unternehmen sind Apps besonders gefragt, die Arbeitsprozesse optimieren und die Kommunikation im Team erleichtern. Mit modernen Anwendungen haben Sie Arbeitsschritte in laufenden Projekten im Blick, können individuelle Aufgaben zuteilen oder Dokumente blitzschnell teilen und bearbeiten. Groupware und Echtzeit-Kooperation sind hier die Schlagwörter. Diese 10 Business-Apps sind im Unternehmen besonders nützlich.

Bitrix24

Bitrix24 ist eine Art Werkzeugkasten für die erfolgreiche Unternehmensführung. Die App bietet jede Menge Tools für zentrale Arbeitsbereiche: Von der Kommunikation über CRM bis hin zur Projektverwaltung und Aufgabenzuteilung. Ein Contact Center sowie ein Webseiten-Builder sind ebenfalls an Bord. Mitarbeiter tauschen sich hier im sozialen Intranet aus, teilen Dokumente oder führen Audio- und Videoanrufe. Einzel- sowie Gruppenaufgaben lassen sich individuell zuweisen und verfolgen, Checklisten sind ebenfalls verfügbar. Mitarbeiter und Kunden finden hier in übersichtlichen Listen Platz, die Kontaktaufnahme funktioniert damit im Handumdrehen. Dazu kommen Webseiten-Vorlagen, Cloudspeicher und Funktionen zur Erstellung von Angeboten und Rechnungen.

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Buffer

All-In-One-Lösung für alle Social-Media-Kanäle: Weil selbst kleine Unternehmen heute nicht mehr auf die Präsenz in sozialen Netzwerken verzichten können, hat sich Buffer dort zum beliebten Helfer entwickelt. Das Tool unterstützt Nutzer dabei, Post zu planen und automatisch zu veröffentlichen, kann Zugriffe steuern und Ergebnisse bzw. Erfolge tracken. In detaillierten Leistungsanalysen zeigen sich dabei wichtige Details zur Wirksamkeit der eigenen Publikationen. Buffer verwaltet Konten bei Facebook, Twitter, TikTok, Instagram, Google Business, Pinterest und LinkedIn. Beiträge lassen sich damit schon Monate im Voraus anlegen und können von mehreren Nutzern bearbeitet werden. Browser-Erweiterungen stehen für Firefox, Chrome, Safari und Opera zur Verfügung.

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Doodle - Termin finden

Doodle ist zwar alles andere als neu, das raffinierte und vor allem sehr einfache Abstimmungs-Tool ist für die Terminfindung in Gruppen aber nach wie vor brillant. Passende Zeiten für Einzel- oder Gruppentermine finden wir damit über transparente oder geschlossene Abstimmungen, ohne dafür einen Kalender bemühen zu müssen. Treffen oder Termine mit Kunden oder Mitarbeitern können so schnell und für alle Seiten maximal flexibel festgelegt werden. Für Fernbesprechungen verlinken wir bei Bedarf auch Videokonferenzen, das Setzen von Fristen ist möglich und Erinnerungen für anstehende Termine sind sehr hilfreich. Mit automatischer Kalender-Synchronisation vermeiden wir Doppelbuchungen und sparen im Arbeitsalltag kostbare Zeit.

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Driverslog Pro 2

Driverslog Pro 2 ist ein zuverlässiges digitales Fahrtenbuch, um Reisen aus steuerlichen oder projektbezogenen Gründen zu tracken. Die App kommt ohne ODB2-Dongle (On-Board-Diagnose) aus und setzt stattdessen auf das GPS-Modul des Smartphones um zurückgelegte Straßenkilometer präzise zu erfassen. Deswegen ist es aber sinnvoll, ein Ladegerät fürs Handy im Auto zu haben. Die App hilft dabei, Start- sowie Zielorte zu protokollieren, Kilometer zu zählen und den Kraftstoffverbrauch zu erfassen. Solche Daten können als PDF oder im Format CSV ausgegeben werden - und lassen sich so beispielweise auch beim Finanzamt einreichen. Eine Business-Lizenz der App kostet derzeit 1,99 Euro im Monat (19,99€/Jahr), für private oder ehrenamtliche Zwecke ist sie kostenlos.

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Employee Schedule & Time Clock

Diese kostenlose Stechuhr-App erfasst Zeitpläne von Mitarbeitern schnell, einfach und zuverlässig. Dienst- oder Schichtpläne verteilen wir direkt per App, dabei können Mitarbeiter anschließend auch den Tausch von zugewiesener Arbeitszeit mit anderen Angestellten anfragen. Per Smartphone, Tablet oder am Computer ist das Ein- und Ausstempeln mit dem Tool App kinderleicht. Mitarbeiter können hier vor Arbeitsbeginn ebenso informiert werden wie Vorgesetzte, falls ein Mitarbeiter nicht pünktlich zum Dienst erscheint oder Überstunden leistet. Über einen integrierten Messenger ist der direkte Austausch aller beteiligten Personen möglich. Wenn kurzfristig Personal benötigt wird, können Vorgesetzte einzelne Mitarbeiter über die App auch anfragen.

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Mailchimp Marketing & CRM

Unternehmen, die E-Mail-Marketing betreiben, erhalten von dieser App Unterstützung auf breiter Front. Kontakte neuer Kunden nimmt das Tool mit einem Visitenkarten-Scanner auf, dabei sehen wir im Dashboard stets den Fortschritt jeder Kunden- und Kontakt-Akquise. Anrufe, SMS oder E-Mails lassen sich dann direkt per App verschicken. Marketingkampagnen oder Newsletter versendet Mailchimp zuverlässig per E-Mail und Facebook- sowie Instagram-Ads rufen wir damit ebenfalls ins Leben. Kunden kann die App (auch automatisiert) an vergessene Inhalte ihres Warenkorbs im Online-Shop erinnern, nach dem Kauf sind automatische Benachrichtigungen möglich. Neuen Kunden oder Abonnenten schickt das Tool auf Wunsch Willkommens-Grüße.

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Microsoft Teams

Ob Videokonferenzen, File-Sharing oder Business-Chats: Microsoft Teams machts möglich. Mit der App rufen wir auch jenseits vom Computer schnell und zuverlässig Meetings ins Leben, teilen Dokumente oder lassen uns den aktuellen Fortschritt von Projekten zeigen. Auch Aufgaben und Fälligkeitstermine weisen wir damit individuellen Teilnehmern zu. Die App ist kostenlos, reserviert erweiterte Funktionen aber für Abonnenten von Office 365. Selbst um alle Grundfunktionen von Teams zu nutzen, sollten Teilnehmer über ein Microsoft-Konto verfügen. Trotzdem ist der Zugang via Web kinderleicht und in den meisten Fällen ausreichend: Einladungslinks etwa in E-Mails müssen Gäste nur anklicken, um Besprechungen beizutreten. Das klappt auch ohne zusätzliche Software mit jedem gängigen Browser.

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Office (Microsoft 365)

Die vielleicht traditionsreichste Office-Anwendung darf in dieser Liste natürlich nicht fehlen. Dateien in Word-, Excel-, oder PowerPoint-Formaten lassen sich zwar mittlerweile auch mit anderen Apps öffnen und zum Teil bearbeiten - so geschmeidig und flexibel wie mit dem Original klappt das aber selten. Microsoft hat der App einiges spendiert: Hohe Sicherheit, großzügigen Cloudspeicher und effektive Funktionen für gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten via Teams oder Outlook. Stark: Per Office Lens kann die App Fotos von Tabellen direkt in eine funktionale Excel-Tabelle umwandeln. Präsentationen können wir mit dem "Presenter Coach" einüben, damit der Vortrag anschließend überzeugend rüberkommt. Für Unternehmen ist die App in vier verschiedenen Versionen¹⁵ verfügbar.

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PrinterShare Mobiles Drucken

Wenn man Dokumente am Smartphone oder Tablet bearbeitet oder verwaltet, dann will man sie früher oder später auch drucken. Mit dieser App klappt das im Handumdrehen: Drucker lassen sich damit per WLAN, Bluetooth, USB oder über das Internet ansteuern. Webseiten, Dokumente, Bilder oder Präsentationen bringen wir damit ohne Umwege auf Papier. Das klappt auch direkt vom Cloudspeicher aus. Weil die kostenlose Version des Tools einige Einschränkungen mitbringt, empfiehlt sich der Griff zur Premium-Variante. Für einmalig 8,99 Euro lassen sich damit beliebig viele Seiten Drucken und die Werbung verschwindet aus der Anzeige.

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Slack

Slack bündelt Kommunikation und Teamarbeit in einem kooperativen Kanal. Die App arbeitet dabei mit Cloud-Diensten wie Dropbox oder Google Drive ebenso zusammen, wie mit diversen (Projekt-) Management-Tools. Darunter sind etwa Trello, Twitter, Zendesk oder Basecamp. Neuigkeiten aus solchen Quellen lassen sich übersichtlich in einem Nachrichten-Feed bündeln. Besonders für Gruppenarbeiten und Teams bietet Slack starke Funktionen. Konversationen lassen sich damit nach Themen, Projekten und weiteren Kriterien filtern, Dokumente können wir per App mit Mitarbeitern teilen oder bearbeiten. Kollegen oder Angestellte sind damit per Nachricht oder Sprachanrufe direkt erreichbar. Bei jährlicher Abrechnung kostet das Tool 6,75 Euro pro Nutzer

Download: Android²⁰ | iPhone²¹

Die besten Apps für Kleinunternehmer und Selbstständige

Für Selbstständige und Kleinunternehmer sind moderne Apps aus den Bereichen Buchhaltung und Finanzmanagement oft besonders nützlich. Auch Tools, die sie für Kunden leichter erreichbar machen können schnell Wirkung zeigen, ebenso Apps zur professionellen Zeitverwaltung.

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Accountable für Selbständige

Für Selbstständige ohne Steuerberater sind Steuererklärungen und die regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen oft leidige Zeitfresser. Raffinierte Apps wie Accountable versprechen da Abhilfe. Die App scannt und erkennt Belege für die Steuererklärung, kann kostenlos Rechnungen erstellen und erlaubt es, Steuererklärungen direkt per App zu erledigen. EÜR, Einkommenssteuer und Umsatzsteuervoranmeldung inklusive. Dazu kommen Steuertipps zu eigenen Ausgaben und eine Desktop-App. Wer ein eigenes Konto verknüpft, kann sich in Echtzeit anzeigen lassen, welche Beträge er für die Steuer zurückbehalten muss, um zahlungsfähig zu bleiben. Die Gratis-Version des Tools zeigt Werbung.

Download: Android²² | iPhone²³

mein Budget -Ausgaben im Griff

Finanzmanager fürs Smartphone: Mit dieser App wird die Buchhaltung am mobilen Gerät einfach und besonders übersichtlich. Einnahmen und Ausgaben lassen sich damit präzise aufzeichnen, auch monatliche Budgets erstellen wir damit. Hilfen für das Erreichen eigener Sparziele und eine nützliche Funktion für Ausgaben-Limits sind ebenfalls an Bord. Kostenfaktoren für die Freizeitgestaltung oder für Lebensmittel können kann der Finanzmanager gezielt überwachen und flexibel anpassen. Statistikberichte, Import- sowie Export-Funktionen und die Möglichkeit, eigene Vorlagen und Kategorien zu erstellen, runden den mobilen Buchhalter sinnvoll ab. Alle Daten verbleiben dabei auf dem mobilen Gerät, Cloudspeicher werde nicht genutzt.

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Scanbot SDK: Scanner & Barcode

Mit Scanbot SDK wird das Smartphone zum mobilen Scanner. Dokumente oder Rechnungen lassen sich damit im Handumdrehen digitalisieren und Barcodes kann das Tool ebenfalls lesen. Das schließt alle 1D- und 2D-Barcodetypen mit ein. Die raffinierte App hat einen flexiblen Mehrseiten-Modus, verfügt über eine automatische Scan-Funktion und erlaubt es, sensible Informationen zu verschlüsseln. Scans lassen sich als PDF oder in verschiedenen Bildformaten exportieren und eine ganze Reihe von Filtern sind verfügbar. Das kostenlose Tool ist werbefrei und arbeitet dank seiner Offline-Funktion besonders zügig. Praktisches Extra: Eine Texterkennung ist ebenfalls an Bord.

Download: Android²⁶ | iPhone²⁷

Toggl Track - Time Tracking

Wer auf Zeitbasis abrechnet oder die eigene Arbeitszeit zuverlässig protokollieren möchte, ist bei Toggl Track genau richtig. Mit der App wird die Zeiterfassung am mobilen Gerät zum Kinderspiel. Erfasste Arbeitsstunden (oder Minuten) sortieren wir damit anhand von Projekten, Aufgaben oder individuellen Kunden. Besonders praktisch: Das geräteübergreifende Tool erlaubt es, eingetragene Arbeitszeiten zwischen Smartphone, Computer und jeder beliebigen Web-Anwendung zu synchronisieren. Datenexport inklusive. Auch einen eigenen Kalender können wir importieren, so lassen sich Einträge ohne mühsames Tippen direkt zur Zeiterfassung hinzufügen. Die kostenlose App verzichtet auf jede Werbung, bietet aber In-App-Käufe an.

Download: Android²⁸ | iPhone²⁹

Trello

Ob im Team mit anderen oder als Solo-Selbstständiger: Trello ist ein echtes Kraftpaket, wenn es um die Handhabe von Arbeitsabläufen geht. Mit der App erstellen wir sogenannten Boards, um Projekte, Aufträge oder Meetings zu organisieren. Solche Tafeln lassen sich dann auch parallel bearbeiten, etwa mit anderen Mitarbeitern. Bei Trello können wir individuelle Aufgaben schnell und bequem zuweisen, Checklisten (To-Dos) anlegen oder Dateien direkt von Google Drive oder von Dropbox anhängen. Auch offline lässt sich mit der App weiterarbeiten, das ist auf Reisen besonders praktisch: Updates der bearbeiteten Inhalte werden dann automatisch durchgeführt, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. Trello ist in vollem Umfang kostenlos.

Download: Android³⁰ | iPhone³¹

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Die besten Banking-Apps für das iPhone³³
Spar-Apps³⁴
Die besten E-Mail-Apps für Android³⁵
Die besten Apps für Meditation & Fitness³⁶

Links im Artikel:

Bildergalerien im Artikel:

Slack
Kommunikation und Teamarbeit in einem Kanal
Foto: Slack

Bitrix24
Werkzeugkasten für die erfolgreiche Unternehmensführung
Foto: Bitrix24

Buffer
All-In-One-Lösung für alle Social-Media-Kanäle
Foto: Buffer

Doodle
Abstimmungs-Tool ist für Terminfindung in Gruppen
Foto: Doodle

Driverslog Pro 2
Digitales Fahrtenbuch
Foto: Driverslog

Employee Schedule & Time Clock
Kostenlose Stechuhr-App
Foto: Employee Schedule & Time Clock

Mailchimp
Unterstützung fürs E-Mail-Marketing
Foto: Mailchimp

Microsoft Teams
Videokonferenzen, File-Sharing und Business-Chats
Foto: Microsoft

Office (Microsoft 365)
Für Dateien in Word-, Excel-, oder PowerPoint-Formaten
Foto: Microsoft

PrinterShare Mobiles Drucken
Dokumente vom Smartphone und Tablet ausdrucken.
Foto: PrinterShare

Trello
Ein echtes Kraftpaket, wenn es um die Handhabe von Arbeitsabläufen geht
Foto: Steffen Zellfelder

Toggl
Arbeitszeit zuverlässig protokollieren
Foto: Steffen Zellfelder

Scanbot
Damit wird das Smartphone zum mobilen Scanner
Foto: Steffen Zellfelder

mein Budget
Finanzmanager fürs Smartphone
Foto: Steffen Zellfelder

Accountable
Apps wie Accountable versprechen Hilfe bei Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen.
Foto: Steffen Zellfelder