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Die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen und Behörden erlebt gerade einen Schub. Insbesondere die Nutzerzahlen von Microsoft Teams explodierten Anfang März. In Projektteams, deren Zusammenarbeit von hoher Frequenz und Intensität geprägt ist, spielt das umfangreiche Kommunikations- und Kollaborationswerkzeug seine Stärken aus.
Die Software lässt sich individuell für die jeweilige Gruppenarbeit konfigurieren. Aus Anwenderperspektive liegt der wesentliche Vorteil im Vereinen der zahlreichen Office-365-Dienste in einer Benutzeroberfläche. Die Programmarchitektur ist darauf ausgelegt, dass verschiedene Services im Hintergrund genutzt werden. Diese bindet der Teams-Client in einem nutzerfreundlichen Dashboard ein, das für Anwender als zentraler Einstieg in die Cloud-Welt (von Microsoft) fungiert.
Ratgeber: Microsoft Teams optimal nutzen
Beginnt beispielsweise ein neues Projekt, bildet der Verantwortliche in Teams eine Gruppe und lädt die vorgesehenen Mitarbeiter ein. Diese kommunizieren von Beginn an strukturiert und legen die relevanten Informationen nachvollziehbar ab. Von der unstrukturierten Informationsflut per E-Mail bleiben die Projektbeteiligten verschont. Sie stimmen sich klar und zügig per Gruppenkonversation ab.
Zudem hat jeder von seiner Benutzeroberfläche Zugriff auf die nötigen Daten und den aktuellen Bearbeitungsstand der Dateien im Blick, während bei allen Aktivitäten unbemerkt der ideale Dienst startet, um die Dateien zu verwalten. Als Mehrwehrt stellt Teams daher eine zielgerichtete sowie beschleunigte und effektive Projektarbeit in Aussicht.
Unternehmen vermeiden Software-Wildwuchs
Es gibt noch einen weiteren Grund, warum sich Teams für Unternehmen lohnt: Die meisten von ihnen nutzen in irgendeiner Form Windows-Betriebssysteme. Zudem sind sie auf die klassischen Client-Applikationen rund um Word, Excel, PowerPoint, Outlook & Co. im Geschäftsalltag angewiesen. In eine solche Software-Landschaft, die durch Microsoft Produkte geprägt ist, lässt sich Teams einfach integrieren. Mit der Plattform öffnet sich Unternehmen praktisch das gesamte Cloud-Angebot des Konzerns.
Vergleich: Collaborations-Tools im Vergleich
Wer jedoch seinen Software-Katalog diversifizieren will, setzt auf Konkurrenten wie Slack. Das bedeutet aber auch: Unternehmen nehmen möglichen Wildwuchs in ihrer IT-Landschaft in Kauf und bewegen sich in eine neue Service-Welt, wofür sie ihre Mitarbeiter schulen müssen - in Administration und Nutzung. Mehraufwand fällt auch an, um für Datensicherheit und -schutz zu sorgen.
Bei Teams hingegen liegen die Informationen DSGVO-konform in deutschen oder zumindest in europäischen Rechenzentren ab, deren Schutzniveau zertifiziert ist. Zudem bietet Teams Sicherheitsmechanismen wie Multifaktorauthentifizierung und Identitätsmanagement, sodass sich beispielsweise regeln lässt, aus welchen Regionen Gäste Zutritt in eine Gruppe erhalten.
Da jedoch ein Anwender prinzipiell jeden anderen Nutzer zur Mitarbeit einladen kann, müssen Unternehmen die Teams-Einführung vorbereiten. In dem Zuge gilt es vor allem das Identitätsmanagement, die IT-Sicherheit und den Datenschutz im Kontext zu betrachten und ein rollenbasiertes Nutzungskonzept zu erarbeiten. Dieses regelt, wer wann wie zu was Zugang und welche Zugriffsrechte erhält.
Oft versuchen Geschäftsführung und IT-Abteilung bei einer neuen Plattform, alle möglichen Prozesse genau zu definieren. Im Fall von Teams empfiehlt sich das nicht. Die Nutzer finden selbst den Weg und die Werkzeuge zum strukturierten Arbeiten in der Gruppe. Zu viele Regeln schränken die Adoption des Dienstes ein, die umso besser funktioniert, je intensiver die Neueinsteiger zuvor geschult und trainiert worden sind.
Interne Verantwortung und externe Expertise sind gefragt
Die Basis für eine Implementierung sollte jedoch eine Analyse legen. Diese deckt ganz am Anfang des Projektes die Defizite in der bisherigen Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Abteilungen und zwischen ihnen auf. Danach wird das Verbesserungspotenzial ermittelt. Daraus leiten sich organisatorische und technische Schlussfolgerungen ab, auf denen das Definieren von Anwendungsfällen und Benutzergruppen aufbaut. Im nächsten Schritt geht es darum, zu prüfen, wie sich die Situation mit Teams verbessern sowie die Cloud-Vorteile des Programms wirtschaftlich abbilden lässt.
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Intern sollte ein Verantwortlicher das Projekt steuern, der alle anderen Führungskräfte und Entscheidungsträger zusammenbringt. Schon an der Stelle fahren viele Unternehmen am besten, wenn sie sich einen IT-Dienstleister an Bord holen, der seine Expertise für die Technologie und das Change Management einbringt. Ihr Transferwissen aus anderen Implementierungen hilft ihnen, Besonderheiten zu lösen, die jedes Unternehmen hat.
Diese Mühen lohnen sich - denn das Potenzial von Microsoft Teams ist unbestritten gegeben. Dennoch benötigen Unternehmen auch etwas Mut, weil sich vieles ändern wird - zum Positiven.