XRechnung, Duplikaterkennung und MFA für ecoDMS

Der deutsche Anbieter ecoDMS hat ein neues ein neues Rolling Release seines Dokumenten-Management-Systems verfügbar gemacht. Es bringt einige Neuerungen, um kommenden gesetzlichen Richtlinien zu entsprechen und die Produktivität zu verbessern.

Unternehmen sind ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. In Deutschland zählen dazu die Formate ZUGFeRD und XRechnung. Das Problem: Die kann Software zwar automatisiert verarbeiten, für Menschen sind sie jedoch nur schwer lesbar. Kostenlose E-Rechnungs-Viewer im Internet, die XML-Rechnungen lesbar darstellen, sind im Geschäftsalltag sicher nicht die Lösung.

Besser ist die Integration dieser Funktion in vorhandene Systeme - etwa das DMS. Das hat ecoDMS so gemacht. Die Software liest automatisch eingehende XRechnungen aus und generiert aus dem XML-Datensatz lesbare PDF-Dateien. Das DMS unterstützt den derzeit gültigen Standard 3.0.1. Neue Versionen werden künftig unmittelbar nach deren Verfügbarkeit unterstützt. Dazu stellt der Anbieter auf seiner Website jeweils eine Datei zur Verfügung, die sie lediglich herunterladen und in ecoDMS einspielen. Ein vollständiges Update wird dafür nicht erforderlich sein.

Duplikat- und Klassifizierungserkennung

Eine weitere aktuelle Neuerung in ecoDMS sind KI-Modelle zur Duplikat- und Klassifizierungserkennung. Sie prüfen, ob eingehende Dokumente bereits in ecoDMS hinterlegt sind beziehungsweise, ob sie eine Ähnlichkeit mit archivierten Dokumenten aufweisen. Anhand von Schwellwerten erhalten Anwender dann einen Hinweis, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass dieses Dokument schon archiviert wurde.

Diese Schwellwerte helfen auch dabei, Vorschläge zur Klassifizierung von Dokumenten zu unterbreiten. "Eingangsrechnungen sind hierfür ein gutes Beispiel", erklärt Ralf Schmitz, der beim Anbieter für Reseller Sales & Vertrieb zuständig. "Wenn in unserem DMS bereits Rechnungen eines Lieferanten vorhanden und entsprechend klassifiziert sind, dann schlägt unsere Lösung vor, neue Rechnungen ebenfalls so zu klassifizieren." Schmitz betont, dass die KI-Modelle "extrem performant" seien und nur wenig Rechenleistung benötigten. Sie könnten daher "selbst große Dokumentenmengen On-Premises auf handelsüblichen Servern verarbeiten."

Multi-Faktor-Authentifizierung für den DMS-Server

Die NIS-2-Richtlinie nennt Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) als eine grundlegende Sicherheitsmaßnahme, die Firmen implementieren sollten, um ihre Cyber-Resilienz zu verstärken. Unabhängig davon, ob ein Unternehmen selbst zu den rund 29.000 im ersten Schritt von der Richtlinie betroffenen Unternehmen zählt, ist es ratsam, diese Vorgabe umzusetzen. Schließlich zählt der Missbrauch von Nutzerkonten zu den häufigsten Angriffswegen. Ich zumindest deutlich zu erschweren, ist daher sehr effektiv.

Mit der Multi-Faktor-Authentifizierung in ecoDMS stellen Kunden sicher, dass nur berechtigte Personen auf ihren DMS-Server gelangen. Anwender verbinden sich, wie gewohnt, im Connection Manager mit ihrem ecoDMS-Profil. Allerding muss da nun zusätzlich ein Code eingegeben werden, um eine Verbindung zum ecoDMS-Server aufbauen zu können.

Diesen Code erhalten Nutzer aus einer App wie Google Authenticator, Microsoft Authenticator, dem Apple Schlüsselbund oder per E-Mail. Da das Verfahren aus dem privaten Umfeld von Diensten wie Free-Mail-Services, Paypal, etc bekannt ist, ist die Hürde bei der Einführung gering. Zusätzlich unterstützt ecoDMS aber auch die gängigen Standards und ist zu anderen MFA-Tools kompatibel.