Workplace as a Service - So sprudeln die Umsätze

Was macht ein Außendienst-Team eines Unternehmens definitiv noch erfolgreicher? Eine technische Ausstattung, die unterwegs jederzeit die relevanten Daten in ihrer aktuellsten Version parat hält. So geschehen bei der RhönSprudel-Gruppe, die ihren Außendienst mit mobilen Microsoft Surface Pro Tablets und der Produktivitäts- und Sicherheitslösung Microsoft 365 ausstattete.

Die Geräte sind nicht etwa gekauft, sondern geleast. Denn was beim Fuhrpark von Unternehmen längst Usus ist, setzt sich auch zunehmend bei der IT-Ausstattung durch: Laut einer Studie des Marktforschungsinstituts IDC aus dem Jahr 2018 werden sich bis 2020 immer mehr Unternehmen für "PC as a Service" entscheiden. Die Analysten haben errechnet, dass ein Mietmodell die Kosten für Hardware um bis zu 24 Prozent senken kann.

Ausgedient

Seit 1781 wird bei RhönSprudel Mineralwasser abgefüllt. Heute zählt die RhönSprudel-Gruppe, die in vier Unternehmungen unterteilt ist, zu den Top 10 der deutschen Markenbrunnen. Das A und O des Vertriebs ist der unmittelbare Kontakt mit dem Kunden vor Ort. Die meisten dieser Kundenmeetings finden direkt in den Getränkefachmärkten - nicht selten im Stehen - statt.

Die technische Ausstattung bestand bislang aus Laptops, die aber so gut wie nie vor Ort, sondern meist erst im Auto oder später im Büro für Gesprächsnotizen zum Einsatz kamen. Die Hardware war einfach zu sperrig und schwer für eine direkte Terminbegleitung. Neben Gewicht und Handling gestalteten sich sowohl die Anbindung an die Unternehmens-IT als auch die Versorgung mit Updates schwierig.

Moderner Arbeitsplatz to go

Durch einen vermeintlich simplen Kniff konnte RhönSprudel die Performance seiner Sales-Teams steigern: Der Microsoft-Partner Aluxo löste die alte Hardware durch eine clevere Kombi aus Microsoft Surface Pro als Arbeitsgerät im Zusammenspiel mit Microsoft 365 als modernen Arbeitsplatz ab. Die Update-Probleme waren vollständig eliminiert: Durch Microsoft 365 Business sind Betriebssystem, Programme und Anwendungen auf den Surface Pro Geräten immer up-to-date und Dokumente sicher und geschützt.

Die Anwender sind begeistert: "Das Surface ist sehr klein, so dass ich es ideal zum Kunden mitnehmen und darauf meine Präsentation vorführen kann. Die automatische Sicherung erleichtert meinen Arbeitsalltag, weil ich mich nicht extra darum kümmern muss. Zudem ist die Optik sehr hochwertig", schildert Katrin Söder, RhönSprudel-Gebietsverkaufsleiterin. Ihr Kollege, Marius Fojcik, fügt hinzu: "Wir arbeiten jetzt konsequent digital, damit effizienter und größtenteils papierlos. Der starke Akku hält einen ganzen Arbeitstag lang durch. Ich muss keinerlei Unterlagen mehr mitschleppen - alles ist an einem Ort."

Und Gerrit ten Hoorn, Leiter des Innendienstes kommentiert: "Der Wunsch war eine All-Inclusive-Lösung, die monatlich abgerechnet wird. Wenn es darum geht, 70 Mitarbeiter auszustatten, spielt der Preis eine wichtige Rolle. Über Aluxo mieten wir die Hardware, haben einen Schutzbrief mit Vor-Ort-Austausch am nächsten Tag - und wir können auch einen Großteil des Service auslagern. Dabei sparen wir und sind sogar noch flexibler und schneller als mit jeder In-House-Lösung."

Immer liquide dank des Leasing-Modells

Neben dem Microsoft Office-Paket mit Outlook, Excel, PowerPoint und Co. bietet Microsoft 365 unter anderem die Möglichkeit, über OneDrive for Business Geschäftsdaten zu bearbeiten, zu speichern und zu teilen. "So können die Außendienstler von RhönSprudel immer an derselben Stelle weiterarbeiten, an der sie zuletzt waren - selbst wenn sie mal ein Austauschgerät brauchen", erklärt Marcus Rieck, Geschäftsführer von Aluxo.

Doch die neuen Systeme sind nicht etwa gekauft - sie sind geleast. Neben den planbaren monatlichen Kosten war nämlich der relevante Punkt, weshalb sich RhönSprudel für das Leasing der Hardware entschied, die im Preis inbegriffene Wartung und - wenn nötig - der Austausch von kaputten Geräten. "Alles mit einbezogen kann ein Mietmodell die Kosten für Hardware um bis zu 24% senken. Mieten ist das neue Kaufen", benennt Marcus Rieck den aktuellen Trend.

Fließender Übergang

Die neue Lösung eines einheitlichen, modernen Arbeitsplatzes hat auch zeitintensive Routineprozesse deutlich beschleunigt. "Kamen bislang neue Mitarbeiter ins Team, hatte die Installation der ERP-Software viel Zeit in Anspruch genommen", sagt Marcus Rieck und führt fort: "Gemeinsam mit dem ERP-Anbieter von RhönSprudel (merkarion) haben wir also einen speziellen Auto-Installer für diese Software entwickelt. Mit der Nutzung von Windows Autopilot, der in Microsoft 365 enthalten ist, konnten sowohl die ERP-Software als auch die Office-Anwendungen und weitere Software vollständig automatisiert installiert und konfiguriert werden."

Prickelnde Aussichten

"Ich glaube, wir haben eine sehr gute Lösung gefunden - bestehend aus der Hardware inklusive Betreuung des Betriebssystems, der Gerätesicherheit und Datensicherung inklusive Updates für Office-Pakete. Wir mieten im Grunde genommen ein Komplettpaket und haben dabei nicht viel zu tun", zeigt sich Gerrit ten Hoorn zufrieden.

• Die Vorteile von Leasing gegenüber Kauf auf einen Blick:

(rb)

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Aluxo bei C.m.C.

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C.m.C.