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Jeder benötigt Tabellen, um Text übersichtlich zu gestalten oder Zahlen optisch ansprechend aufzubereiten. Mit Word erstellen Sie schnell und einfach Dienstpläne, Kalender und Rechnungen. Zahlen in Spalten berechnet Word automatisch, ohne dass Sie zusätzlich Excel oder einen Taschenrechner benötigen. Falls sich eine Tabelle über mehrere Seiten erstreckt, fügt die Textverarbeitung auf jeder Seite automatisch Zeilenüberschriften ein. In diesem Artikel verraten wir Ihnen zehn geheime Tricks, wie Sie mit Tabellen arbeiten können.
1. Mathematische Formeln in Word verwenden
Falls Sie in einer Tabelle Zahlen aus einer Spalte miteinander verrechnen wollen, gehen Sie wie folgt vor: Erstellen Sie eine Tabelle und klicken Sie in das Tabellenfeld, in dem Sie die Summe der Zahlen haben möchten. Die Funktion Tabellentools wird aufgerufen. Anschließend wählen Sie das Menü Layout und klicken auf Formel . Daraufhin öffnet sich das Formel-Fenster. Falls die Formel =SUM(ABOVE) nicht im entsprechenden Dialog erscheint, müssen Sie diese manuell eintragen. Beim Zahlenformat können Sie aus einer Liste die Formatierung für den Zahlenwert wählen. Für dieses Beispiel entscheiden Sie sich für die #,##0 -Darstellung. Das Ergebnis wird hiermit als ganze Zahl angezeigt. Nachdem Sie fertig sind, drücken Sie OK . Word berechnet automatisch den Wert und fügt diesen an der betreffenden Stelle ein.
Nachdem Sie einzelne Werte oder alle geändert haben, klicken Sie auf das zuvor berechnete Ergebnis und drücken < F9> . Die Summe wird neu berechnet. Sie können auch die ganze Tabelle markieren und dann < F9> drücken, um alle Ergebnisse auf einmal zu aktualisieren.
2. Spaltenüberschriften auf jede Seite
Bei einer großen Tabelle, die sich über mehrere Seiten erstreckt, ist es praktisch, eine sich auf jeder Seite wiederholende Zeilenüberschrift zu haben. Um diese einzufügen, klicken Sie in ein Feld, das Ihre Zeilenüberschrift wiedergibt und rufen die Funktion Tabelleneigenschaften aus dem Kontext-Menü auf. Danach wechseln Sie in den Reiter Zeile und aktivieren die Option Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen . Mit OK bestätigen Sie Ihre Auswahl. Falls Sie mehr als eine Zeilenüberschrift haben, markieren Sie die aufeinander folgenden Zeilen und folgen den vorhergehenden Anweisungen.
3. Visitenkarten und Namensschilder erstellen
Vermutlich wussten Sie noch nicht, dass Sie Visitenkarten und Namensschilder mittels Word-Tabellen erstellen können. Bevor Sie diese drucken, müssen Sie für einen fehlerfreien Ausdruck wissen, welches Papier Sie verwenden.
Visitenkarten und Namensschilder werden auf die gleiche Weise konfiguriert wie Haftetiketten. Sie beginnen mit einem neuen leeren Word-Dokument. Wechseln in das Menü Sendungen , um dort die Funktion Etiketten aus dem Unterpunkt Seriendruck starten aufzurufen. Im darauf folgenden Etiketten-Dialog geben Sie den Typ, des zu verwendeten Druckers, des Etikettenhersteller und die Etikettennummer an. Die Etikettennummer-Liste umfasst zusätzlich zu den Etiketten auch Namensschilder. Falls Ihr Etikettenhersteller in der Liste nicht aufgeführt wird, wählen Sie einen anderen Hersteller, der ähnliche Produkte herstellt. Sie können auch ein neues Etikett mit der entsprechenden Schaltfläche konfigurieren. Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, drücken Sie OK und die Tabelle wird angelegt. Für eine bessere Bedienbarkeit sollten Sie die Gitternetzlinien einschalten. Diese werden nicht mit ausgedruckt. Danach können Sie Ihre Visitenkarten und Namensschilder erstellen und ausdrucken.
4. Gleich hohe Tabellenzeilen
Falls eine Tabelle die gleiche Art von Daten enthält, können Sie die Tabellenzeilen gleich hoch machen. Sie können bei Bedarf die Tabelle vor dem Formatieren auf die richtige Länge bringen, indem Sie die Zellen markieren und mit der Maus den Zellenrand entweder nach oben oder nach unten verschieben. Im ersten Fall verkleinern Sie die gesamte Tabelle und im zweiten vergrößern Sie diese.
Jetzt markieren Sie die gesamte Tabelle oder eine Zeile und öffnen das Kontextmenü. Hier wählen Sie den Punkt Zeilen gleichmäßig verteilen . Daraufhin passt Word die ausgewählten Zellen an. Auf die gleiche Weise passen Sie die Breite an. Statt Zeilen gleichmäßig verteilen wählen Sie Spalten gleichmäßig verteilen .
5. Eine Tabelle teilen oder zwei Tabellen miteinander verbinden
Sie möchten den Inhalt von einer Tabelle auf zwei verteilen, entweder durch eine Trennung oder indem Sie einige Zeilen löschen? Auch das ist mit Word via Tastendruck möglich. Hierfür markieren Sie alle zusammenhängenden Zeilen, die Sie in eine zweite Tabelle auslagern möchten. Anschließend drücken Sie <Shift> + <Alt> + Pfeil-Taste nach unten (oder <Shift> + < Alt> + Pfeil-Taste nach oben , abhängig von der Richtung, in der Sie die Zeilen bewegen wollen). Die markierten Zeilen wandern in die entsprechende Richtung und teilen die Tabelle sobald sie entweder das obere oder untere Ende erreicht haben.
Um zwei Tabellen zusammenzufügen, markieren Sie alle Zeilen einer Tabelle und drücken <Shift> + <Alt> + Pfeil-Taste nach oben oder <Shift> + <Alt> + Pfeil-Taste nach unten . Dies machen Sie solange bis sich die Zeilen beider Tabellen berühren.
6. Zwei Tabellen nebeneinander anordnen
Es gibt in Word mehrere Möglichkeiten zwei Tabellen auf einer Seite nebeneinander anzuordnen. Falls die Tabellen unterschiedlich formatiert sein müssen, benötigen Sie Textfelder. Nur mittels dieser Elemente lassen sich Tabellen frei auf der Seite positionieren. Um eine Tabelle in einem Textfeld zu platzieren, rufen Sie die Funktion Textfeld erstellen aus dem Untermenü Textfeld vom Menü Einfügen auf. Anschließend ziehen Sie ein Textfeld auf und klicken in das soeben erstellte Element. Jetzt können Sie eine Tabelle einfügen, indem Sie aus dem Menü Einfügen den Punkt Tabelle auswählen. Den Rahmen um das Textfeld können Sie wie folgt entfernen: Rufen Sie das Kontextmenü des Textfeldes auf und wählen den letzten Punkt Form formatieren . Anschließend wählen Sie Linienfarbe und aktivieren die Option keine Linie .
Alternative: Falls beide Tabellen gleich viele Zeilen und die gleiche Zeilenhöhe besitzen, können Sie eine Tabelle erstellen und eine Spalte als Trennung der Tabellen leer lassen.
7. Bild in eine Zelle einfügen
Sie können ein Bild in eine Zelle einfügen, so dass es fixiert ist und sich nicht bewegt. Hierzu klicken Sie in eine Zelle und wählen Einfügen > Grafik oder ClipArt und wählen das gewünschte Bild aus. Standardmäßig wird die Grafik mit der Eigenschaft Mit Text in Zeile formatiert und ist so fixiert.
8. Intelligente Überschriften für schmale Spalten
Bei Tabellen mit vielen schmalen Spalten führen lange Überschriften dazu, dass die Ränder der Tabelle nicht mehr aufs Blatt passen. Auch tragen Bindestriche zur Unverständlichkeit bei. Sinnvoll ist es dann die Spaltenüberschriften zu drehen. Dies geschieht, indem Sie in ein Feld mit Spaltenüberschrift klicken, aus dem Tabellentools -Menü das Menü Ausrichtung wählen und hier auf Textrichtung so lange klicken, bis der Text die gewünschte Drehrichtung erreicht hat.
9. Tabelle als Text konvertieren und umgekehrt
Sie möchten eine Tabelle aus einer Webseite als regulären Text in Ihr Dokument einfügen? In diesem Fall müssen Sie die Tabelle konvertieren. Dies geschieht, indem Sie die Tabelle auf das Symbol links oben neben der Tabelle klicken und aus Tabellentools die Option In Text konvertieren wählen. Anschließen können Sie festlegen, ob der Text nach Absatzmarken , Tabstopps , Semikolons oder Andere getrennt werden soll. Nachdem Sie Ihre Auswahl mit OK bestätigt haben, entfernt Word die Tabelle und konvertiert den Inhalt zu normalen Text.
Word erlaubt Ihnen auch normalen Text zu einer Tabelle zu konvertieren. Hierzu markieren Sie den Text, klicken auf Einfügen > Tabelle > Text in Tabelle umwandeln . Daraufhin öffnete sich ein Dialogfenster, indem Sie die Spaltenanzahl sowie die optimale Breite einstellen und angeben können wo der Text getrennt werden soll. Auch hier müssen Sie mit OK bestätigen. Sobald der Text konvertiert wurde, können Sie den Inhalt der Tabelle anders anordnen. Einfach die betreffende Zelle markieren und mit der Maus verschieben.
10. Tabellenzeilen automatisch durchnummerieren
Die Zeilen einer Tabelle lassen sich in Word automatisch durchnummerieren. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn Zeilen hinzugefügt, entfernt oder verschoben werden. Um eine fortlaufende Nummerierung zu erhalten, müssen Sie eine neue Spalte für die entsprechenden Werte einfügen. Anschließend klicken Sie auf Start > Nummerierung . Word beziffert nun automatisch die Zeilen der Tabelle. Den Inhalt können Sie mit <Shift> + <Alt> + Pfeil nach oben beziehungsweise <Shift> + <Alt> + Pfeil nach unten verschieben - sofort wird die Nummerierung aktualisiert.
Bonus-Tabellen-Tipp
Um eine ganze Tabelle schnell zu löschen, klicken Sie auf das linke obere Symbol neben der Tabelle und drücken die Rückschritttaste restriktive Backspace-Taste. (PC-Welt)