Der Sanitärbetrieb mit zehn Mitarbeitern, der nach einer neuen Warenwirtschafts- und CRM-Lösung suchte, reagierte erst skeptisch auf den Vorschlag seines Systemhauses, eine Cloud-Lösung einzusetzen. Wie diese Bedenken ausgeräumt werden konnten, und wie Vertriebspartner und Kunde heute gleichermaßen von den Cloud-Anwendungen profitierten, beschreibt der folgende Praxisbericht.
Der Sanitärbetrieb wünschte sich eine Software, mit der die Prozesse und Betriebsabläufe des Unternehmens schlank und einfach abgebildet werden können. Folgende Punkte waren für die Auswahl sehr wichtig: Die Software sollte funktional den Anforderungen entsprechen, maximale Flexibilität und Einfachheit bieten und die Kosten im IT-Bereich minimieren.

Erste Anlaufstelle: das Systemhaus vor Ort

Ziel war es also eine Lösung zu finden, die auf die nächsten Jahre gesehen den Betrieb sichert, effizientes Arbeiten gewährleistet und mit der das Unternehmen wachsen kann. Mit diesen Vorstellungen wandte sich der Geschäftsführer an ein lokales Systemhaus, welches ihm von einem Freund empfohlen wurde.

Anfängliche Sicherheitsbedenken

Als das Systemhaus dem Geschäftsführer eine Cloud-Software empfahl, war er zunächst skeptisch. Er machte sich um die Sicherheit seiner Daten und besonders auch um die ständige Verfügbarkeit Sorgen: Seine Mitarbeiter sind schon früh morgens bei den Kunden unterwegs, am Wochenende gibt es einen Notdienst, der eventuell auf Kundendaten zugreifen muss, und er selbst schreibt häufig abends oder am Wochenende Angebote und Rechnungen. Sollte der permanente Zugriff auf die Software nicht gegeben sein, würde ihn das vor große Probleme stellen, Zeit und somit Geld kosten.

Entscheidung für die Cloud und Weclapp

In diesen Punkten konnte ihn sein beratendes Systemhaus beruhigen, da es nur mit zuverlässigen Softwareanbietern zusammenarbeitet, darunter auch weclapp (Web, Cloud, Apps), die eine Verfügbarkeit von 99,5 Prozent garantiert. Lediglich wenn Updates der Software aufgespielt werden, stehen die Programme kurzzeitig nicht zur Verfügung. Diese Updates geschehen in der Regel nachts und dauern nur einige Minuten.

In punkto Sicherheit überzeugte weclapp durch das Hosten der Kundendaten ausschließlich in eigenen Rechenzentren in Deutschland. Die Daten unterliegen somit deutschen Datenschutzbestimmungen, die als die strengsten weltweit gelten. Zusätzlich ist weclapp nach ISO 27001 zertifiziert.

Die Vorteile einer Cloud-Lösung, also der günstige Preis, Transparenz und Skalierbarkeit sowie die regelmäßigen automatischen Updates der Software durch den Provider, konnten den Interessenten sofort überzeugen.

Im vorliegenden Fall ist besonders die Skalierbarkeit sehr wichtig, da sich der Sanitärbetrieb im Wachstum befindet und die Softwarelösung unbedingt mitwachsen muss.

Der Kunde war schnell von den Vorteilen einer Cloud-Software überzeugt und die Wahl fiel auf das webbasierte CRM- und ERP-System von weclapp.

Wahl des passenden Service-Pakets

Das Systemhaus stellte ihm verschiedene Servicepakete zur Auswahl bereit. Der Geschäftsführer des Sanitärbetriebs wählte das "Rundum-Sorglos-Paket" für vollen Support von der Systemmigration bis zum Kundenservice für die ersten sechs Monate. Dadurch generiert der Vertriebspartner zusätzlich zu den - monatlichen Provisionen noch Einnahmen aus diesem Paket.

Die Umsetzung

Während der Implementierungsphase stand dem Kunden ein Consultant zur Seite, der die Umstellung des Kunden-Systems projekthaft begleitete und ihn mit Rat und Tat unterstützte. Er übernahm den Datenimport, richtete allen Mitarbeitern die gewünschten Zugriffsrechte ein und schulte das Team vor dem Start der neuen Software. Einzelne Fragen, die sich nach der Einführung bei der täglichen Arbeit mit den Programmen ergaben, waren zumeist telefonisch schnell beantwortet.

Nutzen für den Kunden

Das Team des Sanitärbetriebs arbeitet gerne mit CRM und ERP aus der Cloud. Als zwei neue Installateure eingestellt wurden, konnten problemlos neue Lizenzen hinzu gebucht werden.

Seit Januar 2013 nutzt das Unternehmen zusätzlich das Vertragsmanagement von weclapp für die Verwaltung der Wartungsverträge und das Helpdesk-Tool für die schnelle Eingabe und Bearbeitung von Anfragen, Fehlermeldungen etc. Der Vorteil liegt hier - für Vertriebspartner und Kunden gleichermaßen - in der Suite der Anwendungen, durch die eine Verknüpfung der Daten automatisch erfolgt, so dass keine Schnittstellenprogrammierung erforderlich ist. Das Systemhaus profitiert darüber hinaus von höheren Provisionen durch mehr und erweiterte Lizenzen.

Wer ist weclapp?

Die weclapp GmbH mit Sitz in Marburg entwickelt Geschäftsanwendungen für kleine- und mittelständische Unternehmen, die als SaaS zur Verfügung stehen und einzeln oder als Suite gebucht werden können. Das Lösungsportfolio umfasst derzeit Programme für CRM, Warenwirtschaft, Projektmanagement, Vertragsmanagement, Helpdesk, Mobile Device Management sowie Organizer.
Das Unternehmen wurde von der Experton Group im jüngsten "Cloud Vendor Benchmark 2012? als Cloud Newcomer des Jahres 2012 ausgezeichnet.

Vertrauen ist entscheidend

Vertrieben werden die Produkte über Systemhäuser, da häufig nur der persönliche Kontakt und die Beratung durch einen Partner vor Ort die Kunden von der Nutzerfreundlichkeit und Sicherheit einer Cloud-Lösung überzeugen können. Vertrauen spielt dabei eine große Rolle, gerade bei der Vermarktung an Kunden aus dem Mittelstand, der überwiegend noch klassische Lösungen nutzt.
Weclapp setzt auf ein mehrstufiges Vertriebspartnerkonzept, und hat ein Reseller-Programm aufgelegt, das auf Partner verschiedener Größen und Ausrichtungen zugeschnitten ist.

(rb)