ChannelPartner: Sie unterstützen mit Ihrem Unternehmen Colited seit vielen Jahren mittelständische und große Kunden bei der Einführung und Umsetzung neuer Formen der Zusammenarbeit - ein Thema, das aktuell unter dem Schlagwort Modern Work große Aufmerksamkeit erfährt. Wie unterscheiden sich die Herangehensweisen und Herausforderungen mittelständischer und großer Unternehmen?
Daniel Holzinger: Moderne Arbeitswelten, die Arbeitsplätze der Zukunft, werden immer flexibler. Flexibilität - und das zeigen auch alle Studien in diesem Umfeld - wird die neue Norm des Arbeitens werden. Und diese Flexibilität erstreckt sich nicht nur auf individueller gestaltbare Arbeitszeiten, sondern vor allem auch auf die ortsunabhängige Zusammenarbeit. Bei allen Modern-Work-Projekten - unabhängig von der Firmengröße - gibt es zwei wesentliche Komponenten: Die kulturelle Veränderung und die Einführung der passenden synchronen und asynchronen Kommunikationslösungen.
Foto: Colited
Die Herausforderungen sind bei Unternehmen jeder Größe ähnlich, deshalb betrachten wir unter dem Gesichtspunkt kultureller Veränderung immer die drei Ebenen Organisation, Team und Individuum. Die Maßnahmen setzen wir immer auf der Team-Ebene an, weil hier die schnellsten und besten Erfolge zu erzielen sind, wenn es um die Verbesserung der Zusammenarbeit geht.
Es gibt jedoch in der Tat Unterschiede: Die Kultur in größeren Organisationen ist zum Teil immer noch sehr geprägt vom klassischen Silo-Denken, wo Wissen nicht geteilt wird. Es trifft noch immer zu, was der ehemalige Siemensvorstand Dr. Pierer einmal so treffend auf den Punkt gebracht hat: "Wenn Siemens wüsste, was Siemens weiß!"
Auf der Ebene der Kommunikationslösungen sind kleinere Unternehmen häufig Cloud-affiner und flexibler als manche Großkonzerne. Der Aufwand, neue Softwarelösungen einzuführen ist bei größeren Unternehmen verständlicherweise etwas aufwändiger, weil sie in der Regel mit bestehenden Systemen integriert werden müssen. Die Compliance-Anforderungen können höher sein und zudem müssen die Betriebsräte in die geplante Einführung neuer Kommunikationslösungen eingebunden werden, um einen nachhaltigen Projekterfolg sicherzustellen. Es ist also ein bisschen aufwändiger, aber nicht in großem Maße.
Zum Video: Wie IT-Dienstleister Future Work erfolgreich mitgestalten
ChannelPartner: Wie kommen die Projekte zustande?
Daniel Holzinger: Es gibt Unternehmen, die erkannt haben, dass sie neue Kommunikationslösungen benötigen. Sehr häufig rücken Unternehmen dann vor allem das Tool in den Mittelpunkt und vernachlässigen den Aspekt des Change Management.Gerade das Change Management ist aber sehr entscheidend. Denn Mitarbeiter stehen im Tagesgeschäft unter starkem Zeitdruck. Für zusätzliche Dinge bleibt da keine Luft. Wenn ich nur ein klassisches Telefonsystem durch ein neues ersetze, bedarf es natürlich keines großen Change Managements. In diesem Fall genügt es, die Funktionen der neuen Telefonanlage zu erklären.
Sobald aber zusätzliche Komponenten hinzukommen, beispielsweise Online-Meeting-Lösungen oder Messaging-Plattformen, dann ist ein gewisses Maß an Change Management notwendig. Denn dann müssen zum Beispiel Anwendungsfälle skizziert, Nutzen und Vorteile verdeutlicht und aufgezeigt werden, inwiefern diese neuen Tools auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens einzahlen. Die Mitarbeiter müssen auf diesem Weg mitgenommen werden, man muss sie befähigen, die neuen Tools sinnvoll zu nutzen, und es ist unbedingt erforderlich, Vorbilder in der Organisation zu schaffen, die diesen Prozess unterstützen. Diese Vorbildfunktion müssen in jedem Fall auch die Führungskräfte übernehmen.
ChannelPartner: Mit welchen Anliegen kommen Unternehmen auf Sie zu und was sind die Auslöser für Modern-Work-Projekte?
Daniel Holzinger: Es gibt sowohl positive als auch negative Auslöser. Ein häufiger positiver Auslöser entsteht, wenn Unternehmen stark wachsen und deshalb neue Mitarbeiter schneller onboarden und zusammenarbeiten sollen. In der Regel ist auch der Umzug in ein neues Bürogebäude ein guter Anlasse die bestehenden Kommunikations- und Zusammenarbeitsprozesse unter die Lupe zu nehmen.
Negative Auslöser zeigen sich meist dann, wenn in der Organisation eine latente Unzufriedenheit zu spüren ist. Erkennbar wird das oft daran, wenn Besprechungen häufig ergebnislos verlaufen, wenn sich Mitarbeiter verstärkt ins Home-Office zurückziehen und die teamübergreifende Zusammenarbeit nicht funktioniert. Aber auch, wenn offen Positionen immer schwerer zu besetzen bzw. nachzubesetzen sind. Moderner Kommunikationslösungen haben ja auch das Potential die Arbeitgeberattraktivität zu erhöhen.
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"Oberstes Ziel ist immer, die Wettbewerbsfähigkeit des Kunden zu verbessern"
ChannelPartner: Wie gehen Sie in diesen Fällen vor?
Daniel Holzinger: Wir setzen an, indem wir versuchen, die gesamte Situation zu erfassen, beispielsweise durch eine Mitarbeiterbefragung. Diese Umfrage ermöglicht uns einen ganzheitlichen Blick auf die Arbeitswelt des Unternehmens und erlaubt uns das verborgene Konflikt- und Verbesserungspotenzial zu erkennen. Die Ergebnisse können ganz unterschiedlich ausfallen.
Weil Vertrauen im Kontext kultureller Veränderungen entscheidend ist, versuchen wir bei dieser ganzheitlichen Analyse nicht nur die Symptome, sondern vor allem die Ursachen der Probleme zu ermitteln und mit Hilfe interdisziplinärer Teams zu lösen.
Ziel ist es nicht, primär die Arbeitgeberattraktivität zu verbessern - was durchaus ein legitimes, aber untergeordnetes Ziel sein kann -, sondern das oberste Ziel ist immer, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu verbessern. Und dazu zählt natürlich, dass das Unternehmen genügend Mitarbeiter hat bzw. findet und diese Mitarbeiter auch langfristig fördern und für sich begeistern kann.
ChannelPartner: Das geht schon sehr stark in Richtung Unternehmensberatung. Doch sie unterstützen Ihre Kunden über diese Beratung und Service-Leistungen hinaus auch mit konkreten IT-Lösungen und Tools. Wonach wählen Sie Ihre Hersteller-Partner aus?
Daniel Holzinger: Entscheidend bei der Auswahl unserer Lösungspartner ist immer die Frage, welcher Partner unsere Herangehensweise unterstützt und die Anforderungen der Kunden technologisch mit möglichst leichtgewichtigen Tools und Lösungen erfüllen kann.
Wir haben den Markt unter diesen Prämissen sehr intensiv sondiert und begleiten Kunden anbieterneutral bei ihre Suche nach der richtigen Collaboration-Lösung. Wenn wir eine Empfehlung geben dürfen, empfehlen wir die GoTo Connect-Produkte von LogMeIn. GoToConnect vereint die Leistungsstärke und Zuverlässigkeit der Cloud-VoIP-Telefonanlage Jive mit den Web-, Telefon- und Videokonferenzen von GoToMeeting.
"Das beste Tool wird nicht helfen, wenn es die Mitarbeiter nicht in der Breite verwenden"
ChannelPartner: Warum haben Sie sich für LogMeIn als Key-Partner entschieden?
Daniel Holzinger: Die GoTo-Produkte sind sehr leichtgewichtig, das bedeutet, sie sind sehr einfach zu bedienen, benötigen nur wenig Bandbreite, funktionieren sehr stabil und sind gleichzeitig Enterprise-fähig. Das heißt, sie unterstützen eine Active Directory Integration und lassen sich mit einer Vielzahl von anderen Systemen integrieren, beispielsweise mit Microsoft Outlook oder Slack.
Überzeugt hat uns auch, dass LogMeIn in Zukunftsthemen investiert. So lässt sich auch beispielsweise Alexa standardmäßig integrieren. Ebenso sind zahlreiche Transkript-Funktionen integriert, die es beispielsweise ermöglichen, Gespräche automatisch in ein Protokoll zu transkribieren, in dem festgehalten ist, welcher Sprecher was gesagt hat, oder Statistiken mit den Redezeiten der einzelnen Sprecher.
Viele andere Lösungen haben einen enormen Bedarf an Bandbreiten und sind eher komplex in der Bedienung. Das führt dazu, dass die Mitarbeiter in vielen Organisationen, diese Tools nicht oder viel zu selten einsetzen. Damit bleiben die möglichen Wettbewerbsvorteile auf der Straße.
Das beste Tool wird nicht helfen, wenn es die Mitarbeiter nicht in der Breite verwenden. Das kommt sehr häufig vor, wenn die IT eine Lösung zur Verfügung stellt, die Mitarbeiter aber nicht genau wissen, was sie damit konkret anfangen können oder wenn sie auf Hindernisse stoßen, wenn sie es das erste und zweite Mal verwenden. Beim dritten Mal wird der Mitarbeiter dieses Tool oder diese Funktion nicht mehr nutzen.
ChannelPartner: Wenn wir schon bei den konkreten Lösungen sind: Was zeichnet Ihrer Ansicht nach eine gute Online-Meeting-Lösung aus?
Daniel Holzinger: Ich kann meinen Bildschirm teilen, ich sehe den anderen Gesprächspartner und natürlich können beide miteinander über VoIP oder eine parallel stattfindende Telefonkonferenz sprechen und natürlich auch chatten. Soweit eigentlich nichts Neues. Das Online-Meeting muss aber für jeden Mitarbeiter ohne großen Aufwand, selbsterklärend sofort nutzbar sein.
In großen Unternehmen beobachte ich sehr oft, dass am Rechner keine Webcam angebracht ist. Das bedeutet: Das Unternehmen ist noch nicht bereit für eine echte Online-Meeting-Kultur. Denn wenn Gestik und Mimik nicht übertragen werden, geht die Hälfte der Kommunikation verloren.
Oft existiert die Online-Meeting-Lösung dann nur deshalb, weil sie Bestandteil einer größeren Suite und eines bestehenden Vertrags ist - aber keiner nutzt sie, weil es zu kompliziert ist oder der Nutzen der unterschiedlichen Anwendungsfälle nicht bekannt ist.
ChannelPartner: Und wie funktioniert die Zusammenarbeit mit dem Hersteller?
Daniel Holzinger: Ich arbeite schon sehr lange mit LogMeIn zusammen und meine Erfahrung ist, dass dort immer ein Ansprechpartner zur Verfügung steht, wenn es Fragen gibt - nicht nur über den Support, sondern es gibt für große Projekte auch einen dedizierten Customer Success Manager, der den Onboarding-Prozess begleitet, und der uns auch beim Kunden unterstützt, beispielsweise mit sehr individuell an Kundenbedürfnisse angepassten Schulungen. Für uns und unsere Kunden bedeutet das: minimaler Zeitaufwand bei maximalem Nutzen. Und das Unternehmen ist stark Channel-orientiert, auch hinsichtlich der gesamten Prozesse und dem damit verbundenen Portal.
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"Wir leben die Collaboration-Kultur auch selbst sehr ausgeprägt"
ChannelPartner: Auf dem Systemhauskongress CHANCEN haben Sie Ihr Wissen rund um das Thema Future Work mit anderen Partnern in einer Best Practice Keynote und im Workshop teilen. Welche Schwerpunkte haben Sie beleuchtet?
Daniel Holzinger: Im Workshop haben wir anhand konkreter Fragestellungen ermittelt, in welcher Phase sich die Teilnehmer selbst aktuell auf dem Weg zur Future Work befinden, und wo sie ihre Kunden auf diesem Weg verorten. Wir haben unsere Erfahrungen mit Kunden und mit unserem eigenen Unternehmen geteilt und gemeinsam ausgelotet, wie wir anderen Partnern helfen können, sich und ihren Kunden den Weg zur Future Work zu ebnen.
Denn als Unternehmensberater möchten wir Systemhäusern auch die Abkürzungen zeigen, weil die Alternative nichts zu tun, eine Alternative ost! Unser eigenes Unternehmen beschäftigt aktuell fünf fixangestellte Mitarbeiter, aber wir arbeiten in einem Netzwerk von insgesamt 25 Personen. Wir haben kein klassisches Büro. Wir leben das, was wir dem Kunden verkaufen, wir leben die Collaboration-Kultur auch selbst sehr ausgeprägt.
Gerade bei diesem Thema ist entscheidend, auch selbst zu leben und überzeugt von dem zu sein, was man anderen Unternehmen anbietet.