Eigentlich ist das Unterzeichnen von Dokumenten in Papierform inzwischen ein Anachronismus. Schließlich ist die Kommunikation über digitale Kanäle schon lange auch im privaten Umfeld üblich. Da ist es nur konsequent, wenn auch Unterschriften digital getätigt werden - ob im privaten oder geschäftlichen Kontext.
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Kein Wunder also, dass immer mehr Unternehmen auf diesen Trend aufspringen. Umso mehr, als die elektronische Signatur technologisch längst etabliert, rechtlich sicher und ausgesprochen einfach einzuführen ist. Hinzu kommt: Die elektronische Signatur gilt als Turbo für die Einführung digitaler Geschäftsmodelle und das Erschließen neuer Geschäftspotenziale. So geht nach einer aktuellen Umfrage von Sapio Research im Auftrag von DocuSign fast jeder zweite Befragte davon aus, dass die e-Signatur geeignet ist, Kosten zu senken, Geschäftsprozesse signifikant zu beschleunigen und besser abzusichern.
Rechtliche Basis für die e-Signatur ist die europäische elDAS-Verordnung (elDAS - "elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste"). Darin heißt es: "Die Rechtsgültigkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur entspricht jener einer handschriftlichen Unterschrift." Die Verordnung ist seit 1. Juli 2016 in Kraft. Seither ist eine auf digitalem Wege erstellte Signatur in ganz Europa anerkannt, standardisiert - und rechtsgültig.
Vorausgesetzt natürlich, die Vorgaben des Gesetzgebers wurden eingehalten. Um dies zu erleichtern und die Verbreitung der e-Signatur zu fördern, hat die Europäische Union eine "Trusted List" herausgegeben. Darin sind die in Europa als zuverlässig geltenden digitalen Signaturlösungen und deren Anbieter beziehungsweise Trust Service Provider (TSP) gelistet. Unternehmen, die ihre Lösung auf dieser Basis auswählen, können sicher sein, dass ihre so erstellten elektronischen Signaturen rechtskonform sind.
Einfache und qualifizierte elektronische Signatur
Es gibt zwei Ebenen der e-Signatur: die einfache elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur (QES), auf die sich die durch elDAS garantierte Rechtsverbindlichkeitbezieht.
Die einfache elektronische Signatur ist für rund 80 Prozent der rechtsgültigen Dokumente und Verträge anwendbar. So zum Beispiel B2B-Verträge, interne Vorgänge, reguläre Mitarbeiterverträge oder andere HR-Dokumente.
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) wird hingegen für bestimmte Vertragsarten benötigt, die ein besonders hohes Risiko für Verbraucher, Angestellte oder Unternehmen darstellen. Dazu gehören beispielsweise Verbraucherkredite oder Leiharbeitsverträge.
Gegenüber einer einfachen e-Signatur zeichnet sich die QES vor allem durch zwei zusätzliche Eigenschaften aus:
Sie wird mit einer sogenannten sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) sehr sicher erzeugt. Die SSEE funktioniert in etwa wie eine Smartcard. Der TSP kann sie im Auftrag des Unterzeichners aus der Ferne verwalten. So lässt sich die Manipulation von persönlichen Smartcards/Lesegeräten/Middlewares verhindern, mit denen Unterzeichner gegebenenfalls nicht sicher umgehen.
Ehe das Ausstellungsverfahren für digitale Zertifikate mit dem Ziel einer QES überhaupt in Gang gesetzt werden kann, muss der Unterzeichner seine Identität nachweisen. Dies geschieht entweder durch persönliches Erscheinen oder mittels einer vergleichbaren, vom Gesetzgeber als sicher und rechtskonform freigegebenen Methode wie etwa der Video-Identifikation.
Entscheidend: Ein Dokument, das mit einer QES signiert wurde, ist in allen EU-Mitgliedsstaaten ebenso rechtlich bindend wie ein Dokument mit handschriftlicher Signatur.
Der Anbieter eines e-Signaturverfahrens dokumentiert automatisch jede Transaktion mit Zeitstempel für jede Sende-, Betrachtungs-, Druck-, Unterschrifts- oder Abbruchsaktivität. Damit ist der gesamte Prozess jederzeit problemlos nachvollziehbar.
e-Signatur spart Zeit und Kosten
Nach den Erkenntnissen von DocuSign sparen Anwender mit einem elektronisch unterzeichneten Dokument durchschnittlich 33,50 Euro gegenüber Papierdokumenten. Hinzu kommt die Zeitersparnis: 85 Prozent der elektronischen Transaktionen werden innerhalb eines Tages abgeschlossen, 53 Prozent sogar innerhalb von 15 Minuten.
Nicht zu vergessen: In aller Regel erhalten die Unterzeichner ihre Dokumente direkt auf ihren Rechner - als Link und in allen gebräuchlichen Formaten. Zwischenstationen wie ein Sekretariat oder Postverteilstellen entfallen ebenso wie das Ausdrucken etwa von Verträgen in mehrfacher Ausfertigung, der Versand per Post und das Warten auf die signierte Rücksendung. Der Absender hat immer im Blick, bei wem das Dokument gerade liegt und wer bereits unterschrieben hat. Er kann sogar vorab festlegen, wer in welcher Reihenfolge unterzeichnen soll.