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Um Steuern zu sparen (Stichwort geldwerter Vorteil), müssen Angestellte und Selbstständige über das ganze Jahr hinweg täglich alle Kosten und Touren mit dem von der Firma überlassenen Dienstwagen auflisten, sämtliche Belege sammeln sowie die beruflichen Fahrtziele und Umwege exakt angeben. Wird dieser Nachweis vom Finanzamt nicht anerkannt, war die ganze Arbeit umsonst und der pauschale Listenpreis kommt wieder zur Anwendung. Nicht ohne Grund gehört das Thema Fahrtenbuch daher zu den häufigsten Sachverhalten, die bei Lohnsteuer-Außenprüfungen oder im Rahmen der Steuererklärung zu Streitigkeiten führen.
Immerhin: Bei der Pflege des Fahrtenbuchs ist heutzutage niemand mehr auf Papier und Stift angewiesen. Neben den deutlich kostspieligeren elektronischen Fahrtenbüchern gibt es zahlreiche Fahrtenbuch-Apps für Android und iOS, die Fahrern von Dienstwagen etwa das Eintragen der Fahrtstrecke dank integriertem GPS stark vereinfachen. Die Anbieter versprechen allesamt eine rechtssichere Dokumentation ihrer Fahrten. Es gibt allerdings keine Form von Zertifizierung seitens der Finanzbehörden, die eine ausreichende Finanzamtkonformität der Apps bescheinigt.
Zehn Fahrtenbuch-Apps im Test
Auch die Steuerberatung felix1.de, die sich zehn nicht fahrzeug- oder zusatzgerätgebundene Apps für Android- und iOS-Betriebsysteme angeschaut hat, kann eine solche Garantie nicht geben. Die Experten wissen jedoch, welche Anforderungen eine Fahrtenbuch-App erfüllen muss, damit sie vom Finanzamt problemlos anerkannt wird. So müssen die durch Apps erstellten Fahrtenbücher manipulationssicher sein, dürfen sich also nachträglich nicht ändern lassen. Als manipulationssicher gelten aber auch Apps, die zwar Änderungen zulassen, diese aber vollständig dokumentieren. Stornierte Fahrten müssen entsprechend gekennzeichnet werden.
Die gute Nachricht zuerst: Laut felix1.de können acht von zehn Fahrtenbuch-Apps finanzamtkonform geführt werden. Lediglich eine App kann keine manipulationssichere Exportdatei erstellen, eine weitere ermittelte im Test falsche Start- und Zieladressen.
Die schlechte Nachricht:Die Steuerberater stellten bei ihrem Test fest, dass allen Apps offensichtliche Fehler unterlaufen. So wurde als Beispiel bei einem Praxistest eine Stadtfahrt in Berlin vom Brandenburger Tor bis zur Siegessäule erfasst (ca. 2 km). Laut App wurde die Fahrt in 2 Minuten getätigt und dafür mehrere hundert Kilometer Wegstrecke zurückgelegt. Eine Fehlermeldung wurde nicht angezeigt, der gesunde Menschenverstand ist gefragt.
Als weiteres Ergebnis konstatiert felix1.de, dass der selbständige Vielfahrer am meisten von einer Fahrenbuch-App profitiert. In diesem Fall sei die Erfassung zeitnah, einfach und genau und die Auswertung erspare sehr viel Zeit am Jahresende. Weniger bis gar keine Vorteile ergäben sich dagegen für Fuhrparks oder Familienbetriebe.
App-Empfehlung für den selbständigen Vielfahrer
Für den selbständigen Vielfahrer, also etwa Handelsvertreter oder Versicherungsmakler, hält felix1.de alle Apps für geeignet, die nach ihrer Einschätzung finanzamtkonform geführt werden können. Damit fallen aus Sicht der Studienbetreiber schon einmal Mileage Logbook sowie das iFahrtenbuch generell durch. Android-Nutzern legt felix1.de nach den Erfahrungen des Tests insbesondere die App Fahrtenbuch Pro nahe, iPhone-Nutzern empfehlen die Autoren der Studie entsprechend die App Driverslog Pro. Zwar könne es auch bei beiden Apps zu Lücken in der Aufzeichnung kommen, so der Hinweis, diese würden jedoch gekennzeichnet.
Für den Anwendungsfall ein Pkw und mehrere Fahrer kommen laut felix1.de die Fahrtenbuch-Apps Mileage Logbook und iFahrtenbuch - Das simple Fahrtenbuch nicht in Frage, da diese nur einen Fahrer verwalten können.
Alle anderen Apps bieten diese Funktion an, wenngleich sich der Datenaustausch zwischen zwei Smartphones oft schwierig gestaltet. TripTracker Pro hält für diesen Anwendungsfall ein kostenpflichtiges Sync-Modul in der App bereit, das 1,90 Euro pro Monat (In-App-Kauf) kostet. Bei anderen Apps kann die Datenübergabe von einem Fahrer zum anderen durch Backups erreicht werden - offensichtlich eine Notlösung.
Die Tester stellten jedoch fest, dass der Austausch beim Gemeinsamen Fahrtenbuch und zwei Fahrern erstaunlich gut funktionierte. Wechseln sich zwei Fahrer häufig ab, seien daher Trip Tracker Pro beziehungsweise Gemeinsames Fahrtenbuch eine adäquate Möglichkeit.
Wird das Fahrzeug nur ausnahmsweise von weiteren Fahrern genutzt, empfiehlt die Berliner Steuerberatung, dass der Hauptfahrer die Fahrtenbuch-App alleine führt und andere Nutzer die genauen Fahrdaten direkt nach der Fahrt an ihn melden.
Keine Empfehlung für mehrere Fahrern oder Fahrzeuge
Auch wenn die meisten der getesteten Apps die Erfassung mehrerer Fahrer und mehrerer Fahrzeuge zulassen - eine Empfehlung für eine App wollte felix1.de wegen des Aufwands, im Ergebnis korrekte Fahrtenbücher zu erhalten, hier nicht geben. Wichtig seien auf jeden Fall klare Arbeitsanweisungen für die Fahrer, damit die Aufzeichnungen auch finanzamtkonform vorgenommen würden. "Wer sicher gehen möchte, behält ein eigenes Smartphone fest im Fahrzeug oder nutzt weiterhin Papierfahrtenbücher," raten die Autoren der Studie (Link zum Download).
Alles zum Fahrtenbuch finden Sie in unserem Firmenwagen-Ratgeber.