Was Sie über PDFs wissen sollten

PDF - kennt und benutzt irgendwie jeder. Täglich erhalten wir Rechnungen, Angebote, Tickets etc. in diesem Dateiformat. Das kommt nicht von ungefähr, denn der große Vorteil des Portable Document Format (PDF) ist, dass es unabhängig vom ursprünglichen Anwendungsprogramm, Betriebssystem oder Device originalgetreu wiedergegeben werden kann. Das plattformunabhängige Dateiformat, das auf Mac- und Windows-PCs sowie gedruckt gleich aussieht, war 1993 bei der Einführung ein riesiger Durchbruch.

Nach 30 Jahren wird immer mal gefragt: Ist das Format überholt? Absolut nicht, denn PDF wurde kontinuierlich weiterentwickelt. Im digitalen Zeitalter ist ein global einsetzbares Dateiformat, das Inhalte zwischen unterschiedlichen Apps kommunizieren kann, essenziell. Ursprünglich als "elektronisches Papier" entwickelt, bietet PDF universelle Einsatzmöglichkeiten. So verfügen interaktive PDF-Dokumente über eine Vielzahl von Funktionen und die Möglichkeit, Rich Media sowie 3D-Inhalte einzubetten. PDF ist sozusagen der Allrounder unter den Dateiformaten.

Mit vielen Apps lesbar

Bereits kurze Zeit nach der Erfindung von PDF waren PDF-Reader zum Betrachten und Öffnen von PDF-Dokumenten frei verfügbar. Heute werden zahlreiche kostenlose PDF-Reader zum Download angeboten. Auch in den gängigen Browsern oder E-Mail-Diensten steckt häufig PDF-Technologie zum Öffnen und Betrachten von PDFs. Aufgrund der geringen Zugangsvoraussetzungen sowie der Unabhängigkeit von Betriebssystem und Plattform eignet sich PDF hervorragend für den massenhaften Informationsaustausch.

PDF ist ISO-Standard

Mit der Verwendung von PDF kann sichergestellt werden, dass die Informationen exakt so empfangen werden, wie es der Sender beabsichtigt hat. Erhalten Sie dagegen etwa eine Word-Datei als E-Mail-Anhang, können Sie die Datei mit einem anderen Textverarbeitungsprogramm zwar öffnen, aber sehr wahrscheinlich werden Darstellung und Formatierung verändert. PDFs hingegen werden immer gleich dargestellt. Da es sich um einen Standard handelt, sind PDF-Dokumente jedes beliebigen PDF-Anbieters untereinander kompatibel. Mit der Version 1.7 wurde das PDF 2008 zum ISO-Standard. 2017 wurde die aktuelle Version 2.0 veröffentlicht.

Die unterschiedlichen PDF-Standards

Damit Qualitätsanforderungen von PDFs auch für bestimmte Anwendungsbereiche und Branchen garantiert sind, existieren verschiedene PDF-Standard-Subsets, allesamt ebenfalls ISO-Standards. Der erste PDF-ISO-Standard war PDF/X (2001), wobei das X für eXchange steht. PDF/X ist ein Standard der Druckindustrie, der für den Austausch von Druckdaten eingesetzt wird. Er definiert bestimmte Voraussetzungen für den Druck, wie etwa die korrekte Einbettung von Schriften und Bildern oder die Verwendung von Farbräumen. Darauf basieren die beiden Standards PDF/VT für variablen Daten- und Transaktionsdruck sowie PDF/VCR für variablen Datendruck in Echtzeit.

Zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente wurde PDF/A entwickelt. Das Format und dessen verschiedene Normteile definieren die Beschaffenheit optimal archivierbarer PDF-Dokumente. Einfach gesagt: Ein PDF/A muss alle Elemente beinhalten, die in einer technisch unbekannten Zukunft zur richtigen Darstellung des Dokuments benötigt werden. Ein gutes Beispiel sind die Schriftarten. Heute sind Fonts wie Arial, Calibri, Times New Roman etc. auf Windows vorhanden. Es ist aber nicht garantiert, dass auf zukünftigen Systemen beispielsweise noch Arial vorhanden ist.

Anders als bei Bildern (beispielsweise TIFF) sind Texte in PDF/A schriftbasiert und durchsuchbar. So lassen sich Dokumente langfristig unveränderbar speichern und die enthaltenen Informationen sind leicht zu finden. Für Dokumente wie Baupläne oder Verträge mit einer extrem langen Aufbewahrungspflicht ist eine Archivierung als PDF/A unbedingt zu empfehlen.

PDF/E ist der Standard für das Ingenieurwesen - E steht für Engineering. PDF/E verfügt unter anderem über die Fähigkeit der interaktiven 3D-Darstellung und wird vor allem für Konstruktions­zeichnungen eingesetzt. Inzwischen ist PDF/E in PDF/A-4e integriert worden, da Konstruktionszeichnungen in der Regel ebenfalls lange aufbewahrt werden müssen.

Der Standard für barrierefreie Dokumente ist PDF/UA. UA steht für "Universal Accessibility" (universelle Zugangsmöglichkeit) und definiert Anforderungen, die PDF-Dokumente erfüllen müssen, um barrierefrei zu sein. Die Eckpunkte dafür sind unten beschrieben.

PDF in der Praxis nutzen

Um Standard-konforme oder interaktive PDF-Dokumente zu erstellen, ist der Einsatz eines PDF-Editors entscheidend. Zwar können mit einigen Programmen Dateien direkt über die Funktion "Speichern unter" als PDF gespeichert werden. Doch um alle Potenziale auszuschöpfen und professionelle, qualitativ hochwertige PDFs zu erstellen, sollten Unternehmen einen leistungsstarken PDF-Editor einsetzen. Dieser bietet viele Funktionen und Einsatzmöglichkeiten, um geschäftskritische Arbeitsvorgänge zu realisieren, etwa:

• Papierloses Büro

Mit PDF-Software können Papierdokumente gleichzeitig als PDF gescannt, mit Optischer Zeichenerkennung (OCR) versehen und komprimiert werden. Dokumente benötigen so nur wenig Speicherplatz, sind durchsuch- und bearbeitbar und optimal für die Ablage in Dokumenten-Management-Systemen oder einem digitalen Archiv aufbereitet. Außerdem können unterschiedliche Dokumente und Dateiformate - egal, ob papierbasiert oder digital - zu Akten zusammengefügt werden.

• Elektronische Rechnungen

Einfache PDFs werden schon lange für den Versand von Rechnungen genutzt. In diesem Fall wird der Papier-Versand eingespart, aber der Rechnungs-Empfänger muss die Rechnung in der Regel noch manuell verarbeiten. PDF ist auch ein "Container", der weitere Daten enthalten kann. Bei Rechnungen wird diese Möglichkeit ausgenutzt - Stichwort ZUGFeRD - und die XML-Daten der Rechnung werden in das PDF eingebettet. Somit können diese maschinenlesbaren XML-Daten in einer Rechnung direkt in das Buchhaltungs-System übernommen werden. Der Benutzer kann die Rechnung als PDF anzeigen und prüfen.

• Digitale Signaturen

Aufgrund seiner speziellen Struktur erlaubt PDF, ein unveränderbares Dokument device- und standortunabhängig sowie nachvollziehbar und sicher digital zu unterschreiben - sogar von mehreren Parteien - und anschließend zu verschlüsseln. Dokumenten-Workflows (etwa Freigabeprozesse) können mit digitalen Signaturen quasi in Echtzeit kostengünstig unterstützt und die Dokumente anschließend direkt archiviert werden.

Den rechtlichen Rahmen für digitale Signaturen bildet die EU-weit gültige eIDAS-Verordnung. Sie unterscheidet zwischen einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen.

Die einfache elektronische Signatur ist die schwächste - aber unkomplizierteste - Signaturform. Darunter fallen beispielsweise die Zustimmung durch Klicken eines Buttons, Versand einer E-Mail, aber auch das Einfügen einer gescannten Unterschrift, was einfach mit einem PDF-Reader oder PDF-Editor realisiert werden kann. In Unternehmen werden einfache elektronische Signaturen vor allem für die Unterzeichnung interner Dokumente wie etwa die Bewilligung von Urlaubsanträgen eingesetzt.

Fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES) lassen sich eindeutig dem Unterzeichner zuordnen und eignen sich daher, um Angebote oder Verträge zu unterzeichnen. Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) sind rechtlich gleichgesetzt mit handschriftlichen Unterschriften. Dennoch sind nach eIDAS alle drei digitalen Signatur-Arten rechtsgültig und vor EU-Gerichten als Beweis zugelassen.

• Schutz von vertraulichen Informationen

PDFs bieten ein hohes Maß an Datenverschlüsselung und -sicherheit, um Dateien auf einfache und dennoch sichere Weise zu teilen. Wörter und ganze Sätze lassen sich mittels Schwärzung unkenntlich machen. Allerdings reicht es nicht aus, lediglich ein schwarzes Kästchen über den Text zu legen. Nur mit Schwärzungswerkzeugen, wie sie professionelle PDF-Editoren bieten, lassen sich Informationen dauerhaft unkenntlich machen.

Dokumente können zudem bereinigt und beispielsweise Metadaten, Links, Kommentare oder Formularfelder sowie ausgeblendete Informationen entfernt werden. Außerdem können PDF-Dokumente mit Passwort geschützt, mit Zertifikaten verschlüsselt und Zugriffsrechte auf bestimmte Aktionen (etwa nur Lesen) beschränkt werden.

• Datenerfassung

Bei interaktiven, beziehungsweise ausfüllbaren PDF-Formularen können Benutzer Daten direkt in die Formularfelder eingeben. Dadurch ist es viel einfacher, Daten aus interaktiven Formularen zu extrahieren und in Datenbanken zu erfassen. Außerdem können PDF-Formulare digital unterschrieben werden.

• Speicherplatz sparen

Mittels Komprimierung kann die Dateigröße von PDFs wesentlich verringert werden. Dadurch können Speicherplatz und Download-Zeiten um bis zu 50 Prozent reduziert werden. So empfiehlt es sich, große Dateien wie Baupläne oder CAD/CAMs nach PDF zu konvertieren und zukomprimieren. Die Größe von Schwarzweißdokumenten lässt sich um 40 bis 60 Prozent reduzieren, bei Farbdokumenten sogar um bis zu etwa 90 Prozent.

• Multimediale Inhalte hinzufügen

PDFs müssen nicht nur aus Text und Bildern bestehen - vielmehr bieten sie die Möglichkeit, Videos, Audios, Animationen, GIFs, Links, Podcasts, Tabellen, Umfragen, 3D-Darstellungen etc. einzubinden. Daher eignet sich PDF besonders gut für digitale Marketing-Materialen, Werbemittel oder Zeitungen.

• Barrierefreiheit

Öffentliche Verwaltungen sind verpflichtet, Websites und die dort bereitgestellten Inhalte barrierefrei zu gestalten, um sie auch Nutzern mit körperlichen Einschränkungen wie etwa Sehbehinderungen zugänglich zu machen. Immer mehr Unternehmen folgen diesem Beispiel und erstellen barrierefreie Dokumente, sodass ein Screenreader in den Dokumenten navigieren kann.

Dies setzt voraus, dass Dokumente ordnungsgemäß mit Strukturinformationen (sogenannten Tags) versehen werden. Beim Taggen werden Überschriften, Absätze und Abbildungen gekennzeichnet sowie die Lesereihenfolge festgelegt. Für Abbildungen sollte zudem ein Alternativtext hinterlegt werden.

• Collaboration

Da PDF auf allen Plattformen ein einheitliches Erscheinungsbild gewährleistet, bietet es sich als Format zur gemeinsamen Überprüfung an. Selbst von unterwegs können Änderungen und Bearbeitungen vorgenommen werden.

PDF bietet also - wie obige Punkte zeigen - ein großes Potenzial. Trends in der Arbeitswelt wie New Work verdeutlichen, wie wichtig es ist, auf einfache Weise Dokumente unabhängig von Device, Apps oder Betriebssystem teilen zu können.