Hosted SharePoint ist für viele Mittelständler ein funktionsreiches und praktikables Tool. Doch auch für Systemhäuser wird die Plattform zunehmend lukrativ.
Die Anforderungen in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) nehmen ständig zu: Alles soll ständig einfacher, schneller und für alle von überall aus griffbereit sein.
Kein Wunder, dass Hosted SharePoint immer mehr im Kommen ist: Kalender und Dokumente zentral organisieren, eine Suchfunktion über alle Dokumente hinweg und die einfache Integration in Office, Exchange und dem Messenger Lync – das sind nur einige Funktionen der Cloud-Lösung, welche die Zusammenarbeit von Kollegen und Kunden in KMUs erleichtern sollen.
Viel Funktionsumfang für verhältnismäßig geringe Anfangsinvestitionen – SharePoint ist für mittelständische Endkunden zweifelsohne interessant. Und auch Reseller können sich eine Scheibe abschneiden. Foto: Varijanta, Shutterstock.com
Und diese Funktionen scheinen auch anzukommen: Laut Microsoft-Topmanager Jared Spataro ist SharePoint das "am schnellsten wachsende Microsoft-Produkt aller Zeiten", steuert inzwischen 1,5 Milliarden Dollar Jahresumsatz bei und kommt in 60 Prozent der Fortune-500-Unternehmen zum Einsatz.
Viel Funktionsumfang für verhältnismäßig geringe Anfangsinvestitionen – die Lösung ist für mittelständische Endkunden zweifelsohne interessant. Doch können sich auch Reseller eine Scheibe abschneiden? ChannelPartner verrät, was Reseller über Hosted SharePoint wissen müssen und wieso besonders Systemhäuser beim Vertrieb von der Lösung profitieren können.
Mittelständler im Visier
Der wachsende Funktionsumfang macht die Umgebung besonders für Reseller attraktiv. Hosted SharePoint deckt flexibel eine zunehmende Palette an mittelständischen Einsatzszenarien ab.
So lassen sich Dokumente, Kontakte und Kalender zentral verwalten und genau bestimmen, welcher Mitarbeiter worauf zugreifen darf. Das geht nicht nur firmenintern: Beispielsweise kann ein Bauingenieursbüro anderen am Bauprojekt beteiligten Firmen, wie dem Elektroinstallateur oder dem Bodenleger, auf diese Weisebestimmte Pläne eines Gebäudes, Kontakte und einen Teil des Terminkalenders zur Verfügung stellen.
Mit der Plattform ist aber weitaus mehr möglich. Unternehmen können eigene interne Umfragen samt Bewertungen erstellen. Der Mitarbeiter des Monats oder erfolgreiche Projekte lassen sich so mit relativ wenig Aufwand ermitteln.
SharePoint von A bis Z
A wie Ansichten: Durch sogenannte Ansichten kann gesteuert werden, welche Spalten in einer Liste oder Bibliothek angezeigt werden und wie Inhalte sortiert, gruppiert und gefiltert werden. Die Art der Darstellung, der Elemente in der Liste oder Bibliothek kann ebenfalls beeinflusst werden, d. h. Sie sind nicht darauf beschränkt eine Liste oder Bibliothek in der gewohnten tabellarischen Art darzustellen.
B wie Bibliothek: Informationen, Dokumente (doc, xls, ppt, pdf, etc.) und Bilder werden im SharePoint in Listen und Bibliotheken abgelegt und anschließend mit zusätzlichen Metadaten versehen. Hierzu stellt der SharePoint im Standard eine Vielzahl spezifischer Bibliotheks- und Listentypen bereit. Es ist sehr wichtig, dass Sie sich vergegenwärtigen, dass eine Bibliothek nur eine besondere Art von Liste ist. Im Prinzip ist eine Dokumentbibliothek dasselbe, wie zum Beispiel eine Ankündigungsliste. Die Zeilen, die Sie einer Liste, und die Dateien die Sie einer Bibliothek hinzufügen, sind Elemente. Zu einem Element können Sie Eigenschaften definieren, die dieses näher beschreiben. Sogenannte Metadaten, die dann als Spalten der Liste oder der Bibliothek angezeigt werden.
C wie Community-Template: SharePoint 2013 brachte ein neues Community-Template mit, mit dem sich Mitarbeiter virtuell austauschen und in Themen kategorisieren können. Das Community-Template enthält zudem ein erweitertes System für Bewertung von Beiträgen und Reputation der User.
D wie Dashboard: Dashboard ist eine Visualisierungsform von Informationen in verdichteter Form – eine Art Kennzahlen-Cockpit. Es kann dem Management z.B. Informationen über die Nutzung von SharePoint bieten.
E wie Ein- und Auschecken: Checken Sie eine Datei in einer Dokumentbibliothek aus, stellen Sie damit sicher, dass andere Benutzer keine Änderungen an der Datei vornehmen können, während Sie diese bearbeiten. Das heißt, in der Zeit, in der die Datei ausgecheckt ist, können Sie diese in aller Ruhe bearbeiten, speichern, schließen und erneut öffnen. Andere Benutzer können das Dokument währenddessen nur schreibgeschützt öffnen und keine Änderungen an der Datei im SharePoint vornehmen. Ihre Änderungen sehen andere Benutzer erst, wenn Sie die Datei wieder einchecken. Beim Einchecken einer Datei können Sie Kommentare zu den vorgenommenen Änderungen eingeben. Daran erkennen andere Benutzer, was Sie an der ausgecheckten Datei geändert haben. Die Kommentare sind in der Versions Historie des jeweiligen Dokumentes einsehbar.
F wie FAST for SharePoint: FAST ist die verbesserte Search Engine von SharePoint und mit der Version SharePoint 2013 im Standard enthalten. Ein wichtiges Feature, das die FAST Search von der Standard-SharePoint-Suche unterscheidet, ist die Dokumentenvorschau.
G wie Globale Navigation: Diese Navigation stellt die Hauptmenüpunkte der Inhaltsstruktur dar. Grundsätzlich nimmt die Globale Navigation neu erstellte Websites als Menüpunkt automatisch mit auf. Diese Navigation kann in ihrem Verhalten, d.h. welche Menüpunkte werden dargestellt und in welcher Reihenfolge, konfiguriert werden.
H wie Hierarchien: SharePoint ist hierarchisch aufgebaut. Auf oberster Ebene befindet sich die sogenannte Websitesammlung (engl. Sitecollection). Die Websitesammlung bietet eine in sich abgeschlossene Verwaltungseinheit. Dort werden die Berechtigungen der Benutzer, sowie sämtliche Inhalte, Workflows und Regeln gespeichert. Die Websitesammlung besitzt immer mindestens eine Website, die sog. Top-Level Website. Darüber hinaus kann eine Websitesammlung beliebig viele weitere Websites auf beliebig vielen Hierarchie-Ebenen enthalten.
I wie Inhaltstyp: Ein Inhaltstyp ist ein einzigartiges Set von Eigenschaften: Template (Word/Excel/Powerpoint), mit oder ohne Inhalte, Metadaten, Workflows und Aufbewahrungsrichtlinien. Inhaltstypen können z.B. Lebensläufe oder Urlaubsanträge für eine Personalakte sein oder eine Definition der Spalten, Workflows und anderer Attribute liefern, mit denen ein Listenelement in der betreffenden Liste definiert wird. Ein Dokumenteninhaltstyp legt auch die Dokumentenvorlage fest und definiert z.B. Aufbewahrungsfristen. Auch Inhaltsseiten besitzen einen speziellen Inhaltstyp der die Eigenschaftenvom Basis-Inhaltstyp Seite erbt.
J wie jQuery: Wird in Bezug auf SharePoint über jQuery gesprochen, ist ein freies, umfangreiches JavaScript-Framework gemeint, welches komfortable Funktionen zur HTML-Manipulation und -Navigation zur Verfügung stellt.
Keyword (Suche): Ein Keyword in der SharePoint Suche ist ein definierter Begriff, dem eine Erläuterung zugeordnet wird. Beim Aufrufen des Begriffs oder Kürzel wird dieses Keyword ganz oben in den Suchergebnissen angezeigt - z.B. als Erläuterung oder Erinnerung an einen Sachverhalt.
L wie Liste: Listen sind das Herzstück von Sharepoint. Sie speichern Informationen und zeigen diese an. Eine Bibliothek ist auch eine Art von Liste, die aber Dateien enthält. Neue Informationen, die einer Liste hinzugefügt werden, nennt man Elemente. Für jede Liste können sie Eigenschaften definieren, um Elemente im Detail zu beschreiben: die sogenannte Metadaten, die dann als Spalten in der Liste oder Bibliothek angezeigt werden
M wie Masterpage: Die Masterpage definiert die grundsätzliche Platzaufteilung zwischen den verschiedenen Elementen einer Sharepoint Website. Diese bildet den Rahmen für die Inhaltsseiten und beinhaltet bspw. die Navigationselemente, das Benutzer Interface, die Suche usw. Seitenlayouts und Masterseiten ergeben gemeinsam die Präsentation für eine Webseite.
N wie Newsfeed: Der Newsfeed ist der Kern der sogenannten „MySite“, also der persönlichen Seite, auf der alle für einen User relevanten Informationen – basierend auf seinem persönlichen Profil und seinen Aktivitäten in SharePoint – zusammengefasst dargestellt werden.
O wie Out-of-the-Box: Spricht ein SharePoint-Consultant von “Out-of-the-Box” meint er, dass etwas mit den Standardmitteln von SharePoint umgesetzt werden kann und bspw. keine programmatischen Änderungen notwendig sind.
P wie Papierkorb: Mithilfe des Papierkorbs ist es möglich, Elemente wiederherzustellen, die von Websites gelöscht wurden. Er bietet einen zweistufigen Schutz gegen versehentliches Löschen. Wenn Sie ein Dokument oder ein anderes Element löschen, wird es von der Site entfernt und in den Papierkorb der Site verschoben. Von dort lässt es sich bei Bedarf wiederherstellen. Falls Sie das Element aus dem Papierkorb der Site löschen, wird es in den Papierkorb der Websitesammlung verschoben. Von hier aus lässt sich das Dokument entweder an seinen ursprünglichen Speicherort wiederherstellen oder endgültig löschen.
Q wie Query: Query (zu Deutsch „Abfrage“) bezeichnet den Prozess der Kommunikation mit einem Datenobjekt (z.B. mit einer Datenbank). Eine Query besteht aus Kommandos, die von dem jeweiligen Datenobjekt interpretiert und ausgeführt werden können.
R wie Rating: Das Rating zählt zu den Social Features von SharePoint und ist bspw. im Community-Template von SharePoint 2013 enthalten. Mit einem 5-Sterne-Bewertungssystem können Mitarbeiter damit Inhalte bewerten.
S wie Sites: Sites bilden die Basis für die Bereitstellung von Webseiten für Intra-, Extra- und Internetseiten. Das Seitenlayout bildet dabei eine Vorlage für eine Inhaltsseite, welche die Platzaufteilung für die verschiedenen Inhalte der Seite vorgibt, indem Inhaltsbereiche definiert und auf der Seite platziert werden.
T wie Teamsite: Eine Teamsite ist eine fest definierte Website-Vorlage, die Teams bei Ihrer Zusammenarbeit in SharePoint unterstützen soll. Die Vorlage stellt eine Dokumentenbibliothek sowie Listen zum Verwalten von Ankündigen, Kalenderelementen, Aufgaben und Diskussionen bereit.
U wie UI (User Interface): Ist in Bezug auf SharePoint vom UI die Rede, so ist die Benutzeroberfläche (engl. User Interface) gemeint. Unter einer Benutzeroberfläche (auch Benutzerschnittstelle genannt) versteht die Schnittstelle zwischen Maschine und Mensch.
V wie Versionierung: Die Versionierung ist eine Methode, um ältere Versionen eines Dokuments beizubehalten, während das Dokument weiter entwickelt wird.
W wie Webpart: Ein Webpart ist ein Modul, welches verschiedene Informationen und/oder Funktionen zur Verfügung stellt, die von den Redakteuren auf Inhaltsseiten platziert, konfiguriert und verwendet werden können. Die meisten Webparts sind für einen bestimmten Verwendungszweck gedacht und können darüber hinaus nicht für andere Einsatzzwecke verwendet werden.
X wie XS-Publishing: Cross Site Publishing: Das Cross Site Publishing“ erlaubt das Publizieren von Inhalte aus Listen und Dokumentenbibliotheken über SiteCollection- und Applikationsgrenzen hinweg und stellt dabei eine Kombination vieler Funktionen wie Kataloge, Metadatennavigation, Content Search Webpart, etc. dar.
Y wie Yes, you can: SharePoint ist ein toller Baukasten, mit dem viele Anwendungsfälle im Bereich Unternehmenskommunikation abgedeckt werden können. Dass ein solches Glossar notwendig ist, wiederspricht allerdings der „intuitiven Nutzung“ gängiger Content Management Systeme – dafür geht der Leistungsumfang von SharePoint auch meist über deren hinaus, daher: Wagen Sie den Weg!
Z wie Zentraladministration: Mithilfe der Zentraladministration können Sie Verwaltungsaufgaben für SharePoint-Produkte und -Technologien zentral ausführen. Die Zentraladministration ist in vier Bereiche unterteilt: die Homepage, die Seite Vorgänge, die Seite Anwendungsverwaltung und die Verwaltungsseiten für Anbieter für gemeinsame Dienste.
Aber auch Websites, Blogs und Wikis stellen für die Plattform keine Herausforderung dar. Mittelständler ziehen so im Nu Projekt-Websites oder ein eigenes Intranet auf, auf dem sich Mitarbeiter – zu Themen, wie Unternehmenszielen, FAQs oder Datenschutzrichtlinien – informieren können.
Seit SharePoint 2013 haben nun auch Features in die Lösung Einzug gefunden, die man schon lange aus dem Social Web und anderen Projektmanagement-Tools kannte. So lassen sich in der neuen Version auch Inhalte mit Hashtags versehen und Mitarbeiter können anderen Personen und Dokumenten folgen.
Ist schlanker sinnvoller?
Funktionen satt, schön und gut. Mit SharePoint lässt sich eine Menge an Workflows in den Griff bekommen. Aber muss es immer gleich das "aufgeblähte" SharePoint sein? Alternative Projektmanagement-Tools wie Podio und Trello ermöglichen Unternehmen ebenfalls komplexe Projekte abzubilden, gemeinsam an Dokumenten und Projekten zu arbeiten, und sich dazu unternehmensintern sowie mit Kunden auszutauschen.
Im Gegensatz zu SharePoint punkten diese Tools mit ihrer überaus individualisierbaren sowie schlanken Oberfläche, günstigeren Preisen und Usability. Ein weiterer Pluspunkt für die Kunden: Sie können mit wenigen Klicks selbst die Oberfläche genau an ihre Bedürfnisse anpassen.
Die Chance zum Trusted Advisor
Egal ob Podio oder SharePoint: Die Datensicherheit von Dokumenten steht für deutsche Unternehmen ganz oben auf der Liste, wie die IDC-Studie "Print und Document Management in Deutschland 2014" zeigt.
Gute Systemhäuser sollten deshalb ihre Kunden nicht nur im Umgang mit der Lösungen schulen. Vielmehr sollten die Dienstleister auch versuchen, zum TrustedAdvisor zu werden, indem sie ihre Kunden zu Themen wie Datenschutz- und Compliance auf dem Laufenden halten.
Denn immer genau dann, wenn eine Lösung wie SharePoint Unmengen an Daten an einem zentralen Ort – in der Regel in einem Rechenzentrum – speichert, wird es laut um Fragen wie: "Muss sich das Datacenter innerhalb der EU befinden?" und "Wie sieht es mit dem Support aus, wenn die Lösung einmal ausfällt?".
Flexibilität – das Kapital der Reseller
Der Funktionsumfang von SharePoint ist zweifelsohne gut auf den Channel zugeschnitten und wird den verschiedensten Kundenbedürfnissen gerecht. Dennoch muss in den meisten Fällen jemand die Lösung an die Wünsche des Endkunden anpassen und den Anwender in der Bedienung schulen.
Das ist genau der Punkt, warum Hosted SharePoint auch für Reseller so interessant ist. So erhalten Systemhäuser ein facettenreiches Produkt in ihrem Portfolio, mit dem ihre Kunden IT-seitig eine Vielzahl an Workflows managen können.
Darüber hinaus muss die gehostete Lösung auch implementiert und betreut werden. Bei komplexen und individuellen Einsatzszenarien – wie es oft der Fall ist – macht das für gewöhnlich aber nicht der Hersteller Microsoft selbst, denn das standardisierte SharePoint-Online von Microsoft reicht an dieser Stelle nicht aus.
Hier können Systemhäuser ihre vollen Stärken ausspielen: Sie können ihre eigenen SharePoint-Pakete schnüren, indem sie mit dem Kunden Service-Level-Agreements zu Themen wie Verfügbarkeit, Service und Support vereinbaren und Hosted SharePoint entsprechend den Kundenwünschen anpassen.
So profitieren nicht nur der Vertrieb beim Erstverkauf und die Systemingenieure bei der Installation. Kompetente Reseller können sich mit der flexiblen, wart- und erweiterbaren Lösung als langfristiger Dienstleistungspartner und Trusted Advisor bei ihren Kunden etablieren und sich über Folgeeinnahmen freuen.
SharePoint und die Alternativen
"Redaktionsbro" Da wird das "Redaktionsbüro" zum "Redaktionsbro": Die „Central Desktop“-Lösung kommt wie viele andere amerikanische Lösungen im Netz nur schlecht bis überhaupt mit Umlauten in Bezeichnung klar.
Assistenten helfen online Das Hinzufügen neuer Kollegen zum bestehenden Workspace ist bei Central Desktop schnell erledigt und bietet übersichtliche Möglichkeiten, den Anwender entsprechende Rechte zuzuweisen.
Bildbehandlung Die Lösung Central Desktop bietet in einem Workspace auch die Möglichkeit, mit Bildern umzugehen: Leider zeigt sich auch hier die Schwäche bei der Arbeit mit Dateinamen, die nicht dem einfachen ASCII-Zeichensatz ohne Umlaute entsprechen.
Online-Hilfe Online-Hilfe, die das Arbeiten erleichtern kann: Durch interaktive Hilfe ermöglicht es die Software von Projectplace relativ einfach, Projekt anzulegen und zu betreuen.
Farbcodes Farben helfen bei der Visualisierung: Dadurch werden die unterschiedlichen Aktivitäten innerhalb eines Projekts deutlicher hervorgehoben – die Teammitglieder erhalten so unter Projectplace schnellen einen entsprechenden Überblick.
Mobil geht's auch So werden auch die mobilen Mitarbeiter eingebunden: Für den Zugriff auf die Projectplace-Lösung steht auch einen Android-App bereit, die zwar nicht alle Funktionen des Web-Interfaces bieten kann, aber einen grundsätzlichen Überblick gewährt.
Registrierung Eine Registrierung ist notwendig: Wie bei vielen anderen Collaboration-Lösungen, die einen Server in der Cloud bereitstellen, ist auch beim Einsatz von „amagno“ zunächst eine Registrierung notwendig.
Gruppenarbeit Ist die erste Gruppe eingerichtet, so können mit Hilfe der "amagno"-Software entsprechende Dokumente relativ leicht und schnell automatisch gesichert werden.
Dokumentenaustausch Arbeiten mit den "Magneten" und vor allen Dingen mit den Dokumenten: Hier zeigte es sich, dass die "amagno"-Lösung sehr gut mit den unterschiedlichen Dokumententypen umgehen kann.
Teamdrive Aufgeräumte Oberfläche: Mit der Version 3.1 stellt die Lösung "Teamdrive" eine ganze Reihe von Informationen zur Verfügung, die sich natürlich erst nach und nach füllen – hier ist der Client direkt nach der Installation zu sehen.
Einladung Einladung für die Verwendung eines Team-Spaces: Direkt aus der Anwendung heraus kann ein Nutzer andere Teammitglieder zur Nutzung seines Teamdrive-Bereiches einladen.
Auch für Android Zugriff auch vom Android-Tablet (hier unter Android 4.22): Die Teamdrive-App bietet dabei allerdings nicht alle Möglichkeiten, die dem Anwender mit dem Windows-Client zur Verfügung stehen.
SharePoint machts selbst Das Vorbereitungstool für SharePoint Foundation 2013: Microsoft hilft hier dem Anwender sehr gut dadurch, dass die benötigten Softwareprodukte automatisch nachinstalliert werden – trotzdem stoppt die Installation nur allzu häufig mit kryptischen Fehlermeldungen.
Der fertige SharePoint Es ist vollbracht: Der SharePoint Foundation Server 2013 wurde auf einem Windows Server 2008 R2 installiert und präsentiert eine Web-Oberfläche für die weitere Konfiguration.