Derzeit stellen Arbeitgeber eine Vielzahl von Bescheinungen in Papierform aus. Der daraus resultierende Arbeitsaufwand kann beträchtlich sein. Der elektronische Entgeltnachweis (Elena) löst künftig das Ausfüllen von Bescheinigungen für Mitarbeiter auf Papier ab. Die Vorbereitungen für dieses elektronische Verfahren müssen bereits jetzt getroffen werden.

Ziel ist es, den Verwaltungsaufwand bei Arbeitgebern und den Ämtern deutlich zu verringern. Doch auch der Bürger profitiert von diesem neuen Verfahren, da Behörden künftig schneller Anträge prüfen und Leistungen gewähren können.

In einer ersten Stufe beinhaltet "Elena" folgende Bescheinigungen:

• Arbeitsbescheinigung (§312 SGB III)

• Nebeneinkommensbescheinigung (§ 313 SGB III)

• Auskunft über Beschäftigungen (§ 315 ABS. 3 SGB III)

• Auskünfte über den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag (§23 Abs. 2 Wohngeldgesetz)

• Einkommensnachweise zum Elterngeld (§ 2 Abs. 7 Satz 4 und § 9 BEEG).

Es ist geplant, das Elena-Verfahren auf weitere Bescheinigungen auszuweiten- etwa aus dem Bereich der Sozialgesetzbücher (SGB I bis XIII) und auf Bescheinigungen gegenüber Gerichten.

Wie funktioniert Elena?

Elena erfasst alle Bescheinigungen elektronisch und bearbeitet sie weiter. Der Arbeitgeber ist dann, anders als derzeit mit Papiervordrucken, nicht mehr direkt am Erstellen einer Bescheinigung beteiligt, sondern nur noch mittelbar. Elena sieht vor, dass jeder Arbeitgeber regelmäßig aus den monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen die Daten elektronisch an die so genannte Zentrale Speicherstelle elektronisch übermittelt. In dem daraus gebildeten Datenbestand sind alle zu einer Person gehörenden Daten über die Versicherungsnummer miteinander verknüpft.

Möchte ein Versicherter nun Leistungen, etwa Wohngeld, beantragen, so benötigt er dafür eine qualifizierte elektronische Signatur. Dies kann zum Beispiel die elektronische Gesundheitskarte oder der elektronische Personalausweis sein. Mit dieser wendet sich der Versicherte dann an die entsprechende Stelle (Gemeinde, Arbeitsamt).

Die Behörde fordert dann von der Zentralen Speicherstelle die für die Berechnung der Leistung benötigten Daten an. Bislang gab es diese Daten nur auf dem Papiervordruck. Mit seiner elektronischen Signatur identifiziert sich der Versicherte gegenüber der Zentralen Speicherstelle und erlaubt den Abruf seiner Daten. Die Zentrale Speicherstelle erstellt dann aus den von den Arbeitgebern monatlich gemeldeten Daten die Bescheinigung und übermittelt sie elektronisch an die anfordernde Stelle (Gemeinde, Finanzamt). Arbeitgeber sind hieran nicht mehr beteiligt.

Wann startet Elena?

Damit die Zentrale Speicherstelle zum Start Anfang 2012 über den erforderlichen Datenbestand verfügt, beginnt die monatliche Datenübermittlung durch die Arbeitgeber bereits zu Beginn 2010. Die oben genannten Bescheinigungen werden dann ab 2012 auf das elektronische Verfahren umgestellt. Ab diesem Zeitpunkt sind sie nicht mehr vom Arbeitgeber in Papierform auszufüllen. Bis dahin, also 2010 und 2011, müssen diese Bescheinigungen wie bisher auf Vordrucken erstellt werden.

Die rechtliche Grundlage dafür wurde im Gesetz über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (Elena-Verfahrensgesetz) geschaffen, das am 28. März 2009 verabschiedet wurde. Damit ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, ab dem 1. Januar 2010 für jeden seiner Mitarbeiter jeden Monat die Daten zum elektronischen Entgeltnachweis zu melden (§ 97 SGB IV). Ausgenommen von der Meldepflicht sind geringfügig entlohnte Beschäftigte in Privathaushalten.

Integration in bestehende Systeme

Ab 1. Januar 2010 ist der elektronische Entgeltnachweis an die Zentrale Speicherstelle für alle Beschäftigten vorzunehmen. Der Versand kann wie beim bisherigen DEÜV-Verfahren Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung = Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung)) etwa in "Lexware lohn+gehalt" mit "dakota" auf Knopfdruck durchgeführt werden. Das vorhandene Zertifikat kann hier weiter genutzt werden.

Im Normalfall ist für jeden Beschäftigten in jedem Abrechnungsmonat eine Meldung für Elena zu übermitteln. Ändern sich bereits gemeldete Daten, so ist die Meldung zu stornieren und neu korrekt zu melden. (rw)