Moderne Content Managementsysteme sind der Motor interessanter und dynamischer Websites. Sie entkoppeln Programmierung und Inhaltserstellung, bereiten Daten dynamisch auf und passen Online-Auftritte automatisch an die Endgeräte der Nutzer an.
In den letzten zehn Jahren hat der Bereich "Content im Internet" eine Entwicklung durchgemacht, die so schnell wohl in keiner anderen Industrie möglich ist. Aus einfachen Websites in simplem HTML wurden Medien-Plattformen mit Texten, Bildern, Audio und Videos, deren Inhalte nahtlos verknüpft sind und auf den unterschiedlichsten Endgeräten konsumiert werden. Entsprechend sind Websites heute eine fundamentale Komponente der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens. Der Online-Auftritt ist Visitenkarte, virtuelles Schaufenster und oft Verkaufsportal der jeweiligen Firma. Selbst wer keinen direkten Geschäften im Web nachgeht, kann es sich kaum leisten, eine veraltete oder fehlerhafte Website zu betreiben.
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Schluss mit statischen Websites
Websites sind keine Einbahnstraße mehr. Die Kommunikation läuft dynamisch zwischen Nutzer und Anbieter ab. Firmen betreiben Blogs, integrieren Bilderstrecken, Podcasts oder Videos während Kunden und Nutzer kommentieren, Artikel in sozialen Netzwerken verlinken und mit den Mitarbeitern diskutieren.
Die wenigsten statischen Websites können mit diesen Anforderungen mithalten. Änderungen sind oftmals nur mit ausführlichem Webentwicklungswissen durchführbar, die Integration in dynamische Systeme (etwa CRM-, BI- oder Marketing-Lösungen) ist selten oder kaum möglich. Aktualisierungen betreffen also nicht nur Teams, die die Inhalte erstellen, sondern benötigen zusätzlich die oftmals begrenzten Ressourcen des IT-Teams.
Ablösung für die erste CMS-Generation
In der aktuellen Form traten Content Managementsysteme zwischen 2000 und 2004 auf. In den ersten Versionen war es vor allem wichtig, die eigentliche Erstellung der Inhalte von der Programmierebene zu trennen. Mit den ersten Lösungen konnten sich die IT-Abteilungen auf den Betrieb der Website konzentrieren, während die eigentlichen Ersteller der Inhalte diese ohne Programmierkenntnisse einstellen und optisch ansprechend anpassen konnten.
10 wichtige Fragen bei der Auswahl eines modernen CMS -
Technik: Hilfreich oder Bremse? Wenn Sie sich für ein CMS entscheiden, sollten Sie von Anfang an großen Wert darauf legen, dass die Content-Ersteller schnell und flexibel Änderungen am Inhalt vornehmen oder neue Inhalte einstellen können. Das CMS muss sich neuen Möglichkeiten und Innovationen flexibel anpassen lassen, ohne dass dazu jedes Mal die komplette IT-Abteilung involviert ist. Idealerweise entlastet ein gutes CMS die IT und macht die Installation neuer Funktionen und Komponenten so einfach wie möglich.
Wie innovationsfreundlich ist Ihr CMS? Die Techniken, besonders im Web, entwickeln sich rasant weiter. Es hilft Ihnen daher nichts, wenn Ihr CMS nicht mithalten kann. Ihr gewähltes CMS sollte offen und erweiterbar sein, so dass Ihr IT-Team Neuerungen einbauen und Veränderungen vornehmen kann, ohne ständig auf die offiziellen Updates eines Herstellers warten zu müssen. Open-Source-Lösungen setzen auf große Communities die neue Funktionen oftmals schnell entwickeln und zur Verfügung stellen. Ein modernes CMS integriert bestehende UND künftige Anwendungen, indem es auf modulare, standard-basierte Architektur aufbaut.
Kommt Ihr CMS mit anderen Techniken zurecht? Beim Thema Online-Marketing sind die Anforderungen für jedes Unternehmen anders. Das macht es notwendig, Techniken wie Analyse-Tools, CRM-Lösungen, BI und möglicherweise Big-Data-Systeme zu kombinieren, um die Kunden besser zu erreichen. Prüfen Sie ihre ausgewählten CMS-Anbieter und fragen Sie, wie diese andere Systeme über APIs, Module oder entsprechende Lösungen integrieren. Fragen Sie außerdem nach, wie schnell Ihre gewählten Anbieter APIs entwickeln und neue, innovative Lösungen integrieren können.
Versteht Ihr CMS Social Media? Inhalte, Community und Vermarktung sind wichtige Bestandteile der heutigen digitalen Lösungen und Benutzererfahrungen. Um die digitalen Kunden fest ans Unternehmen zu binden, müssen CMS flexibel bestehende und neue Social-Media-Plattformen integrieren und einbinden. Dabei sollte ihr Hersteller nicht nur populäre soziale Netzwerke unterstützen, sondern auch flexibel genug sein, um neue (oder exotische aber zielgruppenrelevante) Plattformen zu unterstützen.
Wie schnell sind Sie startklar? Je nach gewählten Produkten und Vorgaben nimmt das Ausrollen eines CMS Wochen, Monate oder Jahre in Anspruch. Das bedeutet auch: Geschieht ein Fehler, kann das Ihr Unternehmen enorm zurückwerfen. Deswegen sollten Sie von potentiellen Anbietern ein Proof-of-Concept liefern lassen, das den jeweiligen Installationsort genau untersucht und alle technischen Vorgaben einbezieht.
Werden andere Bildschirmformate unterstützt? Was ist mit Mobile? Digital Natives surfen nicht nur an einem PC. Sie wechseln von Notebook über Tablets auf Smartphones und zurück. Kann ihr gewähltes CMS all diese (und alle kommenden) Formfaktoren möglichst flexibel abbilden? Was starre Systeme nicht schaffen können, gelingt Systemen auf Basis von Reponsive Design einfach, sie passen sich agil an die jeweiligen Endgeräte an. Bestehen Sie also schon jetzt auf Systeme, die Responsive Design direkt von Anfang an unterstützen.
Wie leicht lässt sich das CMS an Ihre Wünsche anpassen? Die meisten Content Management Systeme erfüllen 80 Prozent aller Anforderungen direkt nach der Installation. Der Knackpunkt sind die fehlenden 20 Prozent. Wie einfach setzen Ihre gewählten Lösungen diese fehlenden Punkte um? Zahlreiche Projekte scheitern genau hier, weil wichtige Funktionen zu spät geliefert werden. Ein CMS, das nicht komplett im Kern angepasst werden muss, sondern seine Funktionen über Plugins und Erweiterungen ausbauen kann, ist flexibler und schneller anzupassen als ein starres System. Sprechen Sie ihren Anbieter hierauf an.
Wie hoch sind die TCOs? Kosten für CMS-Projekte lassen sich in vier Bereiche aufteilen: Lizenzkosten, Support-Kosten, Implementierung und Hosting. Die Lizenzkosten reichen von kostenlosen Open-Source-Produkten bis hin zu Millionen-Euro-teuren proprietären Einzelfalllösungen. Die Support-Kosten werden oft jährlich abgerechnet. Die Preise für Implementierung variieren je nach Komplexität des Projektes. Als grobe Schätzung kann man von dem drei- bis fünffachen der Lizenzkosten ausgehen (wenn die Produktlizenz nicht kostenlos ist). Die Kosten für Hosting schließlich richten sich nach dem benötigten Verfügbarkeitslevel und Skalierungsmöglichkeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Bereiche in Ihre Planung einbeziehen, damit sie nicht unangenehm überrascht werden.
Wie stark ist die Community? Eine starke Gemeinschaft um ein CMS kann Ihnen bei Problemen helfen, Fragen beantworten und zugleich als Ressourcen-Pool zur Verfügung stehen. Allzu oft sind Projektbeteiligte frustriert, weil die Community hinter dem gewählten Produkt zu klein oder nicht vorhanden ist – es fehlen dann Ansprechpartner für alltägliche Problemen oder für die Weiterbildung des eigenen Personals. Sie sollten sich daher für einen CMS-Anbieter mit einer großen, aktiven Community entschieden.
Wer hilft Ihnen im Alltag? Ihr Webauftritt ist zugleich ihre Visitenkarte und ihr Schaufenster im Web – entsprechend sollte Ihre Seite immer verfügbar sein. Das Hosting der Website wird oft hinten angestellt, ist aber eigentlich eine Schlüsselkomponente in der Außenwirkung. Sie benötigen eine hoch-performante Plattform, die mit den Anforderungen an ihre Website wächst, sich dynamisch auf Besucherspitzen einstellt und dabei eine höchstmögliche Sicherheit bietet. Vergessen Sie zudem nicht die Funktionen für Backup und Wiederherstellung, falls ein Zwischenfall geschieht.
Theoretisch können diese CMS noch immer ihren Dienst verrichten - allerdings ist das vergleichbar mit einem Auto aus dem vorletzten Jahrzehnt: Es bringt seinen Fahrer von A nach B, ein modernes Fahrzeug schafft dies aber effizienter, bequemer und normalerweise schneller - von einem Imagegewinn für den Betreiber ganz zu schweigen. Techniken wie soziale Netzwerke, Videos oder HTML5 geben Unternehmen vielseitige neue Werkzeuge an die Hand, um ihr Image aktiv zu pflegen und schneller in Kontakt mit Kunden und Multiplikatoren zu treten, stellen die Systeme aber auch vor Herausforderungen. Viele Funktionen lassen sich mehr oder weniger erfolgreich nachrüsten, moderne Lösungen beherrschen sie aber oftmals besser und effizienter.
Verwalten, Messen, Verbinden - die Aufgaben moderner CMS
Moderne Content Managementsysteme können weit mehr als ihre Vorgänger - und das müssen sie auch, um den aktuellen Anforderungen gerecht zu werden. Die Hauptaufgaben lassen sich in drei Bereichen zusammenfassen: Verwalten, Verbinden und Messen.
CMS müssen es Nutzern ermöglichen, Inhalte zu erstellen und zu verwalten. Dazu gehören die Daten von Inhalten und Diensten, Repositories in denen Informationen gelagert werden, den definierten Arbeitsabläufen oder einzelne Kampagnen. Idealerweise sollten sich alle Aufgaben in mehreren Sprachen realisieren lassen.
Das eigentliche Highlight moderner CMS, ist die Art und Weise, in der sie Daten und Inhalte aus unterschiedlichen Quellen miteinander verbinden. Egal ob es sich um gezielte Inhalte für einen speziellen Leserkreis, die mit passenden Werbeanbietern oder Anmeldeinformationen gekoppelt sein müssen, handelt oder ob bestimmte Transaktionen mit Kundendaten aus einem externen Dienst angereichert werden - ein modernes CMS ist Dreh- und Angelpunkt und macht es Nutzern einfach, die Daten unterschiedlicher Quellen zusammenzuführen und zu präsentieren.
Messungen spielen dabei ebenso eine wichtige Rolle. Inhalte, die weniger gut vom Nutzer aufgenommen werden, lassen sich so analysieren und auf Schwachstellen abklopfen. Dazu gehören Werkzeuge wie A/B- und Multivarianten-Tests, Analyselösungen für Web-Inhalte und soziale Netze. Abgeschlossen wird das Angebot von benutzerfreundlichen und leicht verständlichen Dashboards, die wichtige Informationen zu verschiedenen Projekten oder Nutzerrollen übersichtlich aufbereiten.
Die besten kostenlosen CMS-Systeme -
Die besten kostenlosen CMS-Systeme Web-Content-Management-Systeme sind zunehmend ein Muss. Wir haben die vier Open-Source-Systeme Wordpress, Joomla, Drupal und TYPO3 getestet.
Wordpress Der hohe Bekanntheitsgrad von Wordpress spiegelt sich in neun Millionen Downloads und über 41.000 Plugins und Erweiterungen wider. Zusätzlich stehen dem Nutzer aktuell über 14.000 kostenlose Designvorlagen (Themes) zur Verfügung. Das deutschsprachige Forum wächst kontinuierlich. Über 79.000 Mitglieder tauschen sich gegenwärtig zu Erweiterungen, Problemstellungen und Lösungen aus. Laut Statista dominiert Wordpress den CMS-Markt mit einem Anteil von fast 60 Prozent.
Vorteile Die populäre "Fünf-Minuten-Installation" von Wordpress und die äußerst bedienungsfreundliche Administrationsoberfläche haben einen wesentlichen Teil zur starken Verbreitung des Systems beigetragen.<br /><br />Hinzu kommt die einfache Integration von Erweiterungen, so genannten Plugins, die Vielzahl kostenloser Themes und die komfortable Aktualisierung per Knopfdruck. Suchmaschinenfreundliche URLs (Real-URLs) können ohne die Installation von Erweiterungen eingerichtet werden. Zusätzliche Erweiterungen bieten für jede gewünschte SEO-Anforderung eine Lösung. Das gilt auch für die nachfolgend bewerteten Lösungen Joomla, Drupal und TYPO3. Eine große Community und eine gute Dokumentation runden das Gesamtpaket sehr gut ab.
Nachteile Funktionen größerer Portale, wie multilinguale Seiten, werden nur über ein Plugin unterstützt. Sie sind deshalb relativ aufwendig zu verwalten und nicht, wie von Wordpress eigentlich gewohnt, intuitiv. Ähnlich verhält es sich auch mit der Multidomain-Fähigkeit. Diese wird grundsätzlich für Subdomains, Subdirectories und für getrennte Domains geliefert, ist in der Handhabung zurzeit aber noch nicht komfortabel.<br /><br />Das Einrichten von Rollen und Rechten wird nativ leider nur bedingt von Wordpress unterstützt, kann aber bei Bedarf durch Plugins erweitert werden.
Fazit Wordpress ist die optimale Wahl für alle Blogging- oder News-Portale mit verhältnismäßig einfachen Seitenstrukturen. Für kleinere Seiten kann Wordpress auch als CMS-Lösung eingesetzt werden.
Joomla Joomla ist vor allem in den USA eine sehr verbreitete CMS-Lösung. Die Anzahl der Downloads liegt im deutlich zweistelligen Millionenbereich. Derzeit stehen über 7400 Erweiterungen für das System bereit. Die Popularität wird auch durch die Mitgliederzahlen von 675.000 Teilnehmern im offiziellen sowie annähernd 175.000 im deutschen Forum deutlich.
Vorteile Die Installation ist zwar nicht ganz so einfach wie bei Wordpress, aber noch überschaubar und ohne Fachwissen zu bewerkstelligen. Das Gleiche gilt für die Verwaltung der Inhalte, wenn das Prinzip verstanden wurde, dass Inhalte nicht seitenbasiert, sondern objektbasiert verwaltet werden.<br /><br />Die Generierung von Templates ist äußerst bedienungsfreundlich und bietet eine modulare Template-Erstellung durch die dynamische Zuweisung von einzelnen, vordefinierten Inhaltselementen, ähnlich wie Templa Voila bei TYPO3. Joomla ist komplett objektbasierend auf dem MVC Framework (Modell View Controller) aufgebaut und gibt so auch Entwicklern die Option, individuelle Erweiterungen für Joomla zu programmieren. Darüber hinaus existieren eine sehr gute Dokumentation und Benutzerhandbücher sowie viele Foren, die alle erdenklichen Fragen abdecken.
Nachteile Erweiterungen sind in Joomla in Plugins, Komponenten und Module gegliedert, die wieder im Frontend und Backend eingesetzt werden können. Das ist nicht immer intuitiv und kann teilweise zu Irritationen führen. Weitere Problempunkte, die jedoch meist nur bei größeren Projekten eine Rolle spielen, sind die Rechteverwaltung und die Freigabeprozesse.<br /><br />In den aktuellen Versionen ist die Rechteverwaltung ausgereift, allerdings können noch keine Freigabeprozesse abgebildet werden. Mandantenfähigkeit ist außerdem nur über Erweiterungen möglich, aber streng genommen wird pro Seite eine Installation benötigt. Leider sind die ausgereiften Erweiterungen teilweise kostenpflichtig, oder sie erfordern eine Registrierung beim Anbieter.
Fazit Joomla unterstützt grundsätzlich komplexere Seitenstrukturen als Wordpress, ist aber nicht so flexibel wie TYPO3 oder Drupal, da immer nur ein Hauptinhaltselement zugeordnet werden kann. Joomla ist somit optimal für kleinere bis große Seiten, wenn keine Freigabe-Workflows und keine Multidomain-Installationen erforderlich sind.
Drupal Die letzten offiziellen Download-Zahlen wurden 2008 von Dries Buytaert in seinem Blog veröffentlicht. Danach gibt es leider keine verlässlichen Werte mehr. Allerdings erfolgten zwischen Mitte 2007 und 2008 allein 1,4 Millionen Downloads. Das war eine Verdoppelung der Downloads gegenüber dem vergleichbaren Vorjahreszeitraum mit 620.000 Zugriffen. Weitere Indizien für die positive Entwicklung sind die Anzahl der Erweiterungen und zusätzlichen Module, die sich mittlerweile auf über 32.000 belaufen, und die fast 100.000 aktiven Mitglieder der offiziellen Drupal Community.
Vorteile Neben den Grundfunktionen eines Content-Management-Systems liegt der Fokus von Drupal im Aufbau von Social-Publishing- und Community-Portalen, wo Mitglieder eigene Inhalte erstellen und mit anderen Teilnehmern interagieren können. Die Grundinstallation ist extrem schlank, bietet aber bereits viele Web-2.0- und Community-Features wie zum Beispiel Weblogs, Foren und Tag Clouds.<br /><br />Die Verwaltung der Inhalte erfolgt dabei, wie bei Wordpress und Joomla, objektbasierend. Der modulare Aufbau von Drupal ermöglicht die Umsetzung von individuellen und komplexen Seitenstrukturen. Multidomain-Management ist ein Thema, das Drupal problemlos unterstützt. Die Verwaltung eines Cores mit Erweiterungen und gemeinsamen Benutzern ist in der Multidomain-Umgebung über mehrere Seiten hinweg möglich. Dies führt jedoch dazu, dass die Konfiguration des Systems weitaus aufwendiger ist als bei Wordpress oder Joomla. Die stark ausgeprägte Community bietet für jegliche Fragestellungen aktive und fundierte Antworten.
Nachteile Die schlanke Grundinstallation hat zur Folge, dass sehr viele Module nachinstalliert werden müssen. Deren Installation kann dabei leider nicht über die Administrationsfläche erfolgen, sondern nur per FTP. Viele Module stehen in Abhängigkeit zu anderen und erschweren die Aktualisierung. Zudem sind sie leider nicht abwärtskompatibel.
Fazit Drupal ist für den Einsatz als Social-Publishing- oder Community-Portal mit dem Schwerpunkt Web 2.0 als Internet, Extranet oder Intranet prädestiniert. Durch den modularen Aufbau können aber auch Portale für Unternehmen und Konzerne realisiert werden. Allerdings ist Drupal im Bereich Freigabeprozesse nicht so stark wie TYPO3.
TYPO3 TYPO3 weist über sechs Millionen Downloads auf und kommt verstärkt im europäischen Raum zum Einsatz. Das Enterprise-Content-Management-System wird in über 50 Sprachen sowie mit über 5000 Erweiterungen angeboten. Die Community ist sehr stark und zählt über 100.000 Mitglieder, die sich aktiv an der Weiterentwicklung beteiligen.
Vorteile TYPO3 beinhaltet alle Funktionen, die ein Enterprise-Content-Management-System auszeichnen. In der Grundinstallation wird bereits eine multilinguale Unterstützung mit Fallback-Funktion bereitgestellt. Eine Multidomain-Unterstützung, um mehrere Seiten über eine TYPO3-Installation zu verwalten, wird ebenfalls ermöglicht.<br /><br />Die integrierte Rechteverwaltung ist sehr umfangreich und ermöglicht den Administratoren, unterschiedliche Rollen und Rechte für die Benutzer einzurichten. Der Administrator kann unter anderem. festlegen, welche Eingabefelder von Inhaltselementen gesehen oder bearbeitet werden können. In diesem Zusammenhang können in TYPO3 auch die Freigabeprozesse individuell über so genannte Workspaces definiert und abgebildet werden. Der modulare Aufbau, die starke Konfigurationssprache Typoscript und die Möglichkeit, Veränderungen des Codes mit XClasses lokal auszulagern, machen TYPO3 nahezu unbegrenzt erweiterbar und anpassbar.
Nachteile Die Lernkurve ist im Vergleich zu den anderen Systemen eher flach, und die Installation, Konfiguration und Administration erfordert Fachwissen, um TYPO3-Fehler zu vermeiden. Hier bieten jedoch eine Vielzahl an Büchern und Dokumentationen Hilfe. Die Anforderungen an die Hosting-Umgebung werden nicht von allen Providern standardmäßig unterstützt und sollten im Vorfeld geklärt werden.
Fazit TYPO3 zeichnet sich durch die Ausrichtung als Enterprise-Content-Management-System aus und spielt seine Stärken vor allem bei größeren und oder komplexen Internet-, Extranet- oder Intranet-Projekten aus.
Zeit für Umstieg ist reif
Wer immer auf die nächste Innovationswelle wartet, bremst sich kurz und mittelfristig selbst aus. Davon betroffen ist auch die Kommunikation mit Kunden und Partnern- immerhin verschieben sich damit Geschwindigkeitszuwachs, neue Funktionen und Innovationen immer weiter in die Zukunft.
Ein ideales Beispiel dafür ist Responsive Design - die darin gebündelten Techniken sorgen dafür, dass die Seite gut aussieht, egal ob der Nutzer sie am PC, einem Tablet oder einem Smartphone ansurft. Ein modernes CMS passt sich automatisch den jeweiligen Endgeräten an und bereitet Inhalte für die Multiscreen-Gewohnheiten der Nutzer dynamisch auf. Moderne Content Management Systeme nutzen die bestehenden Systeme der Unternehmen, können Daten von dort integrieren und Prozesse aus dem CMS, dem ERP und anderen Diensten übernehmen, um Dienste und Informationen auf allen Endgeräten bereitzustellen.
Die heutigen CMS können, richtig eingesetzt, Unternehmen und Nutzern umfangreiche und fesselnde digitale Erlebniswelten aufbauen. Applikationen wie auch Webseiten können Nutzer, Inhalte und Inhalte dynamisch aufbereiten und kombinieren - und das alles unabhängig vom verwendeten Endgerät. (mje)