War for Talents im Systemhaus – ein Erfahrungsbericht

ChannelPartner: Das Thema Fachkräftemangel treibt derzeit alle IT-Dienstleister um, so auch Ihr Unternehmen, die CCVOSSEL GmbH. Sie haben inzwischen eine für Sie passende Strategie gefunden. Woran haben Sie gemerkt, dass Sie mit den herkömmlichen Methoden nicht mehr weiterkommen?

Carsten Vossel: Wir haben nicht mehr die Zahl an Bewerbern erhalten, die wir für unsere Stellenbesetzungen brauchten. Und wir haben gemerkt, dass wir dringend schneller werden müssen, denn oft haben wir uns erst zwei Wochen nach Bewerbungseingang bei den Bewerbern gemeldet - und einige waren dann schon vergeben, weil andere Unternehmen schneller reagiert haben. So reifte bei uns die Erkenntnis: Wir können das nicht mehr so halbherzig machen, sonst werden wir nicht schnell und professionell genug.

ChannelPartner: Wie war das Recruiting zu diesem Zeitpunkt hausintern organisiert?

Carsten Vossel: Bis zu diesem Zeitpunkt war es so wie bei vielen Unternehmen: Es gab keinen, der dediziert für Personalfragen und Recruiting verantwortlich war. Die Zuständigkeit lag zum Teil bei mir, also in der Geschäftsführung, zum Teil bei den Projektleitern, zum Teil bei den Abteilungsleitern etc. - und jeder hatte sein ganz anders gelagertes Tagesgeschäft.

ChannelPartner: Es musste also etwas geschehen. Was haben Sie zuerst erwogen?

Carsten Vossel: Zuerst stellten wir uns die Frage: Sollen wir auf Headhunter setzten? Das haben wir aus folgenden Gründen verworfen: Zum einen wegen der Kosten und wegen der Sorge, dass Headhunter vermutlich eher karriereorientierte Bewerber ansprechen als die fachlich am besten geeigneten Kandidaten. Was wir brauchen, war eine Balance aus beidem und der Charakter der Firma und der Bewerber sollten harmonieren.

Ein weiterer Punkt, der uns diesen Weg nicht weiterverfolgen ließ, war, dass es auch Headhunter gibt, die Kandidaten vermitteln und diesen nach zwei Jahren wieder angehen mit der Aussicht auf einen weiteren Karrieresprung.

Hinzu kommt, dass ein Recruiter zwar in meinem Auftrag, aber nicht zwingend in meinem Sinne arbeitet. Seine Provision bemisst sich immer am Gehalt des Kandidaten - während für mich der Kandidat in das Gehaltsgefüge unseres Unternehmens passen sollte. Das sind zwei sich widersprechende Interessen.

ChannelPartner: Ein Headhunter war für Sie also nicht die Lösung. Wo haben Sie weiter gesucht?

Carsten Vossel: Der nächste Schritt ergab sich fast zufällig. Zwei Jahre zuvor hatte ein Master-Student für Wirtschaftspsychologie als Werkstudent bei uns gearbeitet, der uns ganz neue Einblicke in den Bewerbungsprozess vermittelte, denn das war das Thema seiner Master-Abschlussarbeit. Und dabei wurde offenbar, dass wir uns unseren Wunschkandidaten immer als die klassische "eierlegende Wollmilchsau" vorgestellt hatten: Er sollte akribisch und genau sein und gleichzeitig kreativ, extrovertiert und offen. Wir erkannten, dass wir beides voneinander trennen müssen, um eine Stellenausschreibung so zu definieren, dass eine Person die Anforderungen auch erfüllen kann. Die Aufgaben müssen zur Persönlichkeit passen. Das war für mich ein ganz neuer Gedanke - darüber hatte ich vorher nie nachgedacht.

Mit diesem ehemaligen Studenten habe ich mich Ende 2017 wieder getroffen und ausgetauscht, Er ist ein hervorragender Gesprächspartner und ich wollte von ihm wissen, was er von der Idee hält, einen Personaler einzustellen. Zufällig wollte er sich zu diesem Zeitpunkt noch einmal beruflich verändern. Und so kamen wir zusammen. Ein Glücksfall, weil er das Unternehmen schon kannte und ein ähnliches Werte- und Kulturverständnis mitbrachte. Er hatte deshalb den richtigen Blick für die die richtigen Kandidaten, stellte die richtigen Fragen. Wir haben mit ihm die neue Stelle des Personalverantwortlichen geschaffen und besetzt.

ChannelPartner: Wie haben andere darauf reagiert?

Carsten Vossel: Anfangs erntete ich eher Erstaunen und auch Skepsis, vor allem wegen der Kosten. Schließlich waren wir zu dem Zeitpunkt nur 25 Mitarbeiter! Zehn Tage nach der Einstellung des Personalers haben wir aber den größten Auftrag der Firmengeschichte erhalten, was dazu geführt hat, dass wir 2018 das Personal und den Umsatz fast verdoppelten.

Dieses Projekt hätten wir ohne den neuen Personaler gar nicht erfüllen können. Denn wir hätten niemanden gehabt, der sich um die Einstellungen der neuen Mitarbeiter und die Strukturen kümmert, die wir dringend für dieses Projekt brauchten. Binnen eines halben Jahres haben wir einen 24x7-Stunden-Support aufgesetzt und mussten dazu Mitarbeiter rekrutieren, die auch Nacht- und Schichtdiensten übernehmen wollten.

Inzwischen habe ich erfahren, dass mehrere Unternehmen diesen Weg gegangen sind. Ich war hier bezogen auf die Unternehmensgröße wohl eher einer der ersten.
Und ich habe für unseren Personaler noch Möglichkeiten zur Förderung - den sogenannten Innovationsassistenten in Berlin gefunden. Oft stehen bei diesen Förderprogrammen der Aufwand für die Antragstellung und der Nutzen in keinem Verhältnis. Dieses hier war aber wirklich lohnenswert. Der Aufwand war überschaubar. Seitdem suchen wir immer aktiv nach Förderprogrammen und sondieren das sehr genau.

ChannelPartner: Inwiefern können Förderprogramme auch helfen, um das eigene Unternehmen attraktiver zu machen?

Carsten Vossel: Wir alle merken ja, dass die Gehälter im IT-Markt generell sehr stark steigen und diese Kosten können wir nicht immer komplett an Kunden weitergeben, um sie zu kompensieren. Deshalb muss man Verwaltungskosten minimieren und Fördermittel nutzen, um die Anlaufkosten zu senken.
Weder gehaltstechnisch noch mit Blick auf den Bekanntheitsgrad können wir mit den Großen der Branche mithalten. Da können diese Programme durchaus helfen, ein wenig Boden wettzumachen.

ChannelPartner: Ihr Unternehmen sitzt in Berlin - einem Magneten für viele Startups und junge IT-Begeisterte. Inwiefern konnten Sie diesen Standortvorteil für sich nutzen?

Carsten Vossel: Nur bedingt. Denn in Berlin werden Startups hofiert und haben deshalb eine sehr gute Sichtbarkeit. Für uns ist es deshalb sehr herausfordernd, in dieser Stadt so sichtbar zu bleiben, dass Bewerber auch auf uns aufmerksam werden. Auf der anderen Seite mögen Startups zwar hip sein, oft zahlen sie aber auch keine hohen Gehälter.

ChannelPartner: Wie sorgen Sie für diese Sichtbarkeit?

Carsten Vossel: Wir haben hausintern eine Kampagne gemacht, um herauszufinden: Was machen wir besonders gut? Was gefällt Mitarbeitern bei uns? Die Ergebnisse haben wir mit Bildern einiger Mitarbeiter in allen sozialen Medien ausgerollt. Diese Mitarbeiter stehen mit ihren eigenen Statements quasi als "Evangelisten" für unsere Firma und zeigen auf sehr persönliche Weise wer wir sind und was der Bewerber erwarten kann, wenn er sich für uns entscheidet. Wir haben ein gutes Klima, gute Kunden und spannende Projekte und man fühlt sich wohl hier - das sind wertvolle Anreize, mit denen man punkten kann.

ChannelPartner: Sie hatten vorhin erwähnt, dass mit der neu geschaffenen Stelle des Personalers das Bewerbungsverfahren auch neu strukturiert wurde. Was haben Sie genau gemacht?

Carsten Vossel: Wir haben das Verfahren ganz neu aufgesetzt und genau definiert, wie wir Bewerber ansprechen. Das beginnt schon bei der Frage: Duzen oder Siezen? Wir duzen uns alle, deshalb duzen wir jetzt auch Bewerber von Anfang an. Im ersten Schritt gibt es immer ein Telefoninterview, um die Rahmenfaktoren, Themen und Stimmung abzuklären.
Anschließend wird der Bewerber zum ersten Live-Termin mit unserem Personaler und dem Teamleiter eingeladen, um fachliche Fragen zu klären. Im dritten Schritt kommt der Bewerber einen halben Tag zum so genannten Team-Einfühlungstag. Dort lernt er die Teammitglieder und seinen Einsatzbereich kennen.
Dieser Teil des Verfahrens ist einer der wichtigsten, das Team entscheidet zum großen Teil mit, ob wir der Bewerber genommen wird oder nicht. Wenn das Team einen Bewerber ablehnt, dann wird es eben nichts. Bei gemischtem Feedback loten wir im Gespräch die strittigen Punkte aus.

Ich selbst bin bis zu diesem Zeitpunkt gar nicht in den Prozess involviert. Erst wenn das Team grünes Licht gibt, komme ich dazu und spreche mit dem Bewerber. Ich habe ein Veto-Recht, das ich aber bislang noch nie gezogen habe. Ich gebe nur Tipps, worauf man aufpassen soll, beispielsweise bei Punkten, die Einfluss auf die Rahmenbedingungen der Einstellung Einfluss haben.

ChannelPartner: Warum gewähren Sie Ihren Mitarbeitern so großen Einfluss auf die Einstellungsentscheidung?

Carsten Vossel: Aus drei Gründen: Das vermeidet zum einen, dass das Team später der Firmenleitung zurückspielt: "Wen habt Ihr denn da bloß eingestellt?" Was aber noch viel wichtiger ist: Wenn die Teamkollegen sich für einen Kandidaten entscheiden, gehen sie anders damit um, wenn später die ersten Wehwehchen auftauchen - und die kommen immer. Sie lösen diese Probleme dann viel eher untereinander, weil sie sich selbst viel stärker in der Verantwortung sehen und bereit sind, eine konstruktive Lösung zu suchen.

Und drittens ist ein Bewerbungsgespräch immer eine sehr künstliche Situation, auf die sich der Kandidat gut einstellen kann. Verbringt er einen halben Tag mit Kollegen, dann spricht man auch über ganz andere, alltägliche Dinge. Wer bis dahin eine Maske aufgesetzt hat, kann sie spätestens dann nicht mehr aufrechterhalten, wenn er sich wohlfühlt. Er sagt Dinge, die er im Bewerbungsgespräch niemals sagen würde. Deshalb erhalten wir auf diesem Wege auch ganz andere, wertvolle Einblicke.

ChannelPartner: Was machen Sie, wenn ein Kandidat abgelehnt wird?

Carsten Vossel: Bei uns gibt es heute die feste Regel, dass jeder Bewerber zeitnah eine Antwort bekommt. In diesem Fall versuchen wir dem Bewerber qualifiziertes Feedback zu geben. Das hat mich anfangs sehr besorgt, weil ich befürchtete, womöglich gegen das Gleichbehandlungsgesetz zu verstoßen. Ich habe inzwischen aber gelernt, dass unser Personaler das auf der fachliche Seite begründen kann, das geht!
Dieses Feedback hat folgenden Charme: Bewerber bedanken sich dafür! Und manch abgelehnte Bewerber sagt, dass sie das nachvollziehen können - und fragen dann im besten Fall sogar: "Ich habe einen Kollegen, der genau auf die Stelle passen könnte, darf ich weiter vermitteln?" Sie bleiben also Botschafter und empfehlen unsere Firma weiter! Das hilft uns natürlich langfristig, auch weil wir von Bewerbern gute Bewertungen erhalten. Das ist eine Wertschätzung, die zurückkommt. Der Aufwand lohnt sich also.

ChannelPartner: Welche Tools nutzen Sie für den Bewerbungsprozess?

Carsten Vossel: Wir haben ein elektronisches Bewerbungssystem. Das hilft uns, den Überblick über die einzelnen Bewerbungsphasen zu behalten.

ChannelPartner: Welche Informationen über den Bewerber holen Sie über dieses Tools ein?

Carsten Vossel: Seit uns bewusst wurde, dass wir uns durch ein Foto verleiten lassen, verzichten wir auf das Foto, denn das hat manchmal mit der Realität wenig zu tun - in positiver wie negativer Hinsicht. Eine Bewertung anhand eines Bildes vorzunehmen, ist deshalb nicht hilfreich. Und wir erwarten auch kein Anschreiben mehr.

ChannelPartner: Warum verzichten Sie auf das Anschreiben, das ja häufig als wichtigstes Aushängeschild gilt?

Carsten Vossel (schmunzelt): Natürlich tut es immer gut, zu lesen, wie attraktiv und gut man als Firma ist! Aber für Techniker beispielsweise ist das eine Hürde, weil sie sich oft wahnsinnig schwer tun, dieses Anschreiben zu verfassen - sonst wären sie ja keine Techniker. Und vieles von dem, was dort geschrieben wird, bleibt ein Korsett, in das sich Bewerber hineinzwingen, ohne aussagekräftig zu sein

ChannelPartner: Wie sieht das Verfahren für die Einstellung von Azubis aus?

Carsten Vossel: Angehende Azubis haben verständlicherweise nur Schulzeugnisse, über die sich wenig herauslesen lässt. Unser Personaler hat deshalb standardisierte, psychologische online-Testes eingeführt, die die Kandidaten nach ihrer Bewerbung erhalten. Die Ergebnisse stellen wir dem Bewerber selbstverständlich zur Verfügung, unabhängig davon, ob wir ihn einstellen oder nicht. Das hilft uns bei Bewerbern mit wenig Erfahrung, neue Ideen für das Gespräch zu finden, beispielsweise ob jemand zahlenaffin ist oder sonstige Interessen oder Stärken mitbringt. Wir erwägen, dieses Verfahren auch für andere Bewerber einzuführen.

Gegen diese Tests hatte ich mich anfangs extrem gesträubt, weil ich sorge hatte, dass der Mensch in den Hintergrund gerät und wir nur noch auf Zahlen-Daten-Fakten schauen. Der Mensch steht im Vordergrund und zählt hier am meisten! Die Erfahrung hat mich eine andere Sichtweise gelehrt: Tests als Impuls- und Ideengeber für ein gutes Gespräch.

"Das erste Jahr nach dieser Entscheidung, nicht mehr in Projekte zu gehen, war die Hölle für mich"

ChannelPartner: Was hat sich mit dieser anderen Personalarbeit in Ihrem Unternehmen verändert?

Carsten Vossel: Als wir von 25 auf 50 Mitarbeitern wuchsen, war klar, dass unser Personaler nicht nur für das Recruiting, sondern auch für die Mitarbeitergespräche und Weiterbildung verantwortlich sein muss. Das hat bei den Mitarbeitern auch neue Erwartungen und Wünsche geweckt, aber auch bei Bewerbern! Hier haben wir noch ein paar Baustellen, aber es ist gut, dass sie nun aufgedeckt sind, weil sie sonst im Untergrund schlummern!
Und das ist wichtig für Frage, wie ich Mitarbeiter im Unternehmen halten, fördern und langfristig begeistern kann, dass hatte ich vorher gar nicht berücksichtigt. Interessanterweise hat die Existenz eines Personalverantwortlichen bei uns im Haus auch die Erwartungen von Kunden erhöht.

ChannelPartner: Ihr Personaler weckt Erwartungen bei Ihren Kunden?

Carsten Vossel: Ja, bei Großunternehmen und Konzerne. Aus einem nachvollziehbaren Grund. Denn diese Kunden beschäftigt immer die Frage: "Wie wollt Ihr das Projekt schaffen? Wie stellt Ihr das sicher?" Ein Personaler in unserem Unternehmen, verbunden mit den fest definierten Prozessen und Leitlinien, erhöht die Glaubwürdigkeit, das zu schaffen.

ChannelPartner: Das heißt, ein Personaler und definierte Prozesse sind mit entscheidend, ob Sie einen Projektauftrag von großen Kunden erhalten?

Carsten Vossel: Es gibt tatsächlich Projektausschreibungen, in denen gefragt wird: "Wie machen Sie Recruiting? Wie stellen Sie ein? Welche Prozesse haben Sie? Wie ist die Firmenkultur und die Mitarbeiterzufriedenheit?" Das hat mich völlig überrascht, denn was hat das mit dem Projekt zu tun? Aber es war ein extrem wichtiger Punkt, um das Projekt zu gewinnen!

Doch es ist natürlich auch ein echter USP! Wir haben Mitarbeiter, die sehr engagiert sind, die sich mit den Werten des Unternehmens identifizieren, die sich mehr als nur nötig für Projekte einsetzen, weil es Spaß macht, und weil das honoriert wird, und das kommt letztlich auch dem Kunden zugute.
Natürlich gibt es immer mal Krisen. Entscheidend ist dann: Reden, reden, reden. Das hilft unendlich weiter.

Zum Video: War for Talents im Systemhaus – ein Erfahrungsbericht

ChannelPartner: Was hat sich für Sie persönlich, als Unternehmenslenker, durch all diese Veränderungen geändert?

Carsten Vossel: Geschäftsführung und Projektgeschäft bekommt man nicht unter einen Hut, das geht immer nur halbherzig. Deshalb habe ich vor fünf Jahren die Entscheidung getroffen, mich aus dem operativen Projektgeschäft beim Kunden herausziehen und mich ganz auf die Geschäftsführung zu konzentrieren. Das schafft Freiraum für Strategisches und verhindert, nicht ins Hamsterrad zu geraten. Ich laufe eher durch das Unternehmen und halte meinen Stock in die Hamsterräder rein.

So bleibt auch Zeit, dem Kunden gegenüber auch mal deutlich zu machen: "Lieber Kunde, dies oder jenes ist nicht vereinbart und muss bezahlt werden."

Denn nur weil wir alles gut machen und alles läuft, heißt das noch lange nicht, dass wir überall immer das Richtige machen. Das hat zwar auch zur Folge, dass ich fachlich nicht mehr überall mitreden kann, aber diese externe Perspektive, die ich mitbringe, ist extrem hilfreich für alle.

ChannelPartner: Wie fühlte sich das für Sie an, auf die externe Perspektive umzuschalten?

Carsten Vossel: Das erste Jahr nach dieser Entscheidung, nicht mehr in Projekte zu gehen, war die Hölle für mich. Ich bin abends oft frustriert nach Hause, denn strategische Entscheidungen sind oft kein bewusster Prozess, aber eine wichtige Aufgabe, die man erfüllt! Die Erfolgserlebnisse, die einen selbst motovieren, haben sich für mich sehr verändert.

Denn Technik hat den Vorteil, dass sie einem sehr schnell Erfolgserlebnisse beschert, die einen motivieren. Man löst ein Problem beim Kunden und ist der Held. Geschäftsführungsaufgaben dagegen sind langfristig, und oft wird erst nach einem halben Jahr erkennbar, ob Entscheidungen richtig der falsch waren. Das zu erfassen, war ein langer Lernprozess.

Und was auch passiert, wenn man im Fall des Falles nicht sofort steuernd eingreift: Mitarbeiter bringen sich ganz anders ein! Sie organisieren selbst, übernehmen Verantwortung, bewegen Themen und das ist grandios! Das ist Teil der Kultur, für die wir auch von Azubis oft sehr gutes Feedback bekommen.

ChannelPartner: Digitalisierung und IT sind in aller Munde, gerade bei jungen Menschen. Im Unterschied zu Google, Zalando, und Co. können mittelständische IT-Dienstleister nicht mit einem international bekannten, "heißen" Brand punkten. Hat die Systemhaus-Branche es versäumt, auch zu einer hoch attraktiven Marke zu werden, weil jeder nur für sich kämpft?

Carsten Vossel: Die Idee ist verlockend. Wir fragen bei Bewerbungsprozess, woher man unser Unternehmen kennt. Die meisten erreichen wir über Stellenausschreibungen und kannten das Unternehmen nicht. In einem kleinen Ort mag das anders sein. Startup-Unternehmen werden auf Händen getragen, aber wenn man sich ansieht, welchen Beitrag sie leisten, steht das oft in keinem Verhältnis. Auch da rückt unsere Branche in den Hintergrund. Das ist auch eine Frage der Lobby. Die fehlt uns tatsächlich.