Es wird ebenfalls eine fiktive Projekt- und Eventmanagementplattform für ein anstehendes Projekt aufgebaut und die für die jeweilige Unternehmensgröße notwendige Hard- und Software angeschafft. Die Berechnungen zeigen: Auch für große Unternehmen kann sich in bestimmten Szenarien ein Cloud-Büro lohnen. Zum Beitrag: Office 365 fürs Small Business
Mittelständische Unternehmen profitieren vom Wolkenbüro
Ausgangspunkt ist ein Unternehmen mit 500 Mitarbeitern. Die Gesamtumgebung ist virtualisiert und besteht aus drei physischen Servern (zwei Standard- und ein Enterprise-Server). Darauf sind sechs virtuelle Server (zwei SharePoint Server, zwei Exchange Server, ein System Center sowie ein Forefront TMG) gelegt.
Die System Center 2012 Suite (Data Protection Manager) bietet einen umfassenden, integrierten Ansatz zur Verwaltung, Überwachung und Optimierung der Infrastruktur. Damit die E-Mail-Infrastruktur vor Schadsoftware und Ausfallzeiten geschützt ist, setzt das Unternehmen Microsoft Forefront Protection 2010 for Exchange Server ein, das sich durch Schutzmaßnahmen auf mehreren Ebenen, hohe Leistung und Verfügbarkeit sowie durch eine vereinfachte Verwaltung auszeichnet. Um die SharePoint-Umgebung zu sichern, setzt das Unternehmen auf Forefront Protection 2010 for Share Point.
Die Microsoft-Lösung verhindert, dass Benutzer Dokumente zu SharePoint-Bibliotheken herauf- oder von ihnen herunterladen, die Schadsoftware und nicht richtlinienkonforme Inhalte enthalten. Um die Netzwerksicherheit weiter zu verbessern, wird das Forefront Thread Management Gateway (TMG) genutzt. Als integriertes Security-Gateway für das Unternehmensnetz bietet TMG eine sichere Konnektivität, vereinfachte Verwaltung und Schutz vor zahlreichen internetbasierten Bedrohungen.
Um die Infrastruktur für eine Projekt- und Eventmanagement-Plattform in der geforderten Größenordnung aufzubauen, muss das Unternehmen für Soft- und Hardware inklusive des Integrationsaufwandes 208.191 Euro investieren. Um die Soft- und Hardware aktuell zu halten, fallen darüber hinaus jährlich 40.000 Euro Betriebskosten für eine halbe Stelle eines IT-Administrators an. Insgesamt belaufen sich die Kosten für die Anschaffung und den Betrieb dieser IT-Infrastruktur für drei Jahre auf 328.191 Euro.
Berechnungsbeispiel 2: Mittelständisches Unternehmen
Projekt- und Event-Management-Plattform für ca. 500 Mitarbeiter, stark flukturierende MA-Zahl, Skalierungsfähigkeit muss gegeben sein
|
Aufwände Hardware/Software "On-Premise" (auf 3 Jahre) |
|||
|
Anschaffungs-kosten |
Anzahl Lizenzen |
Summe |
|
|
Software |
|||
|
Windows Server 2008 R2 Ent. |
3500,00 Euro |
2,00 |
7000,00 Euro |
|
Windows Server 2008 R2 Std. |
1100,00 Euro |
1,00 |
1100,00 Euro |
|
Windows Server 2008 R2 Std. CALs |
46,00 Euro |
500,00 |
23.000,00 Euro |
|
SharePoint Server 2010 Standard |
7700,00 Euro |
2,00 |
15.400,00 Euro |
|
SharePoint Server 2010 Standard CALs |
148,00 Euro |
500,00 |
74.000,00 Euro |
|
Exchange Server 2010 Standard |
1100,00 Euro |
2,00 |
2200,00 Euro |
|
Exchange Server 2010 CALs Standard |
50,00 Euro |
500,00 |
25.000,00 Euro |
|
System Center 2012 Datacenter Suite (DPM) 2 CPU |
3795,00 Euro |
1,00 |
3795,00 Euro |
|
Forefront Protection 2010 for Exchange |
35,00 Euro |
500,00 |
17.500,00 Euro |
|
Forefront Protection 2010 for SharePoint |
16,00 Euro |
500,00 |
8000,00 Euro |
|
Forefront Thread Mangement Gateway (TMG) |
5196,00 Euro |
1,00 |
5196,00 Euro |
|
Lizenzkosten |
2509,00 |
182.191,00 Euro |
|
|
Hardware |
Kosten Server |
Anzahl Server (physisch) |
Summe |
|
Server Typ (z.B. DL380) |
2000,00 Euro |
3,00 |
6000,00 Euro |
|
Integrationsaufwand (Installation, Konfiguration, Anpassung SharePoint "externe Authentifizierung") |
|||
|
Betriebskosten (halbe Stelle, auf 3 Jahre) |
20.000,00 |
||
|
Gesamtaufwand (3 Jahre) |
400.000,00 Euro |
3 |
120.000,00 Euro |
|
Hardware/Software "On-Premise" |
328.191,00 Euro |
|
Anschaffungs-kosten |
Anzahl Lizenzen |
Summe |
|
|
Integration in das bestehende Firmennetzwerk (ADFS) |
8000,00 Euro |
||
|
Lizenkosten pro Monat / User bei 500 Mitarbeitern |
Ca, 15,00 Euro (E2) |
500,00 |
7500,00 Euro |
|
Office 365 auf 1 Jahr |
|
|
98.000,00 Euro |
|
Office 365 auf 2 Jahre |
|
|
188.000,00 Euro |
|
Office 365 auf 3 Jahre |
|
|
278.000,00 Euro |
Bei der Lösung aus der Wolke empfiehlt sich für ein Unternehmen mit 500 Mitarbeitern das Office 365-Paket E2 (Umfang der einzelnen Pläne von Microsoft). Für die Integration in das bestehende Netzwerk fallen schätzungsweise acht Personentage mit insgesamt 8.000 Euro an. Die Lizenzkosten pro Monat belaufen sich auf 15,00 Euro je Mitarbeiter, damit hat das Unternehmen jährlich einen Aufwand von 90.000,00 Euro zzgl. der einmaligen Kosten von 8.000 Euro.
|
Betriebsdauer |
Microsoft Office On-Premise |
Microsoft Office 365 |
|
1 Jahr |
248.191,00 Euro |
9800,00 Euro |
|
2 Jahre |
288.191,00 Euro |
188.000,00 Euro |
|
3 Jahre |
328.191,00 Euro |
278.000,00 Euro |
Enterprise Unternehmen: Einsparungen von bis zu 20 Prozent möglich
In dem Berechnungsbeispiel eines großen Unternehmens mit 2.000 Mitarbeitern ist die IT-Umgebung identisch aufgebaut, wie bei dem mittelständischen Unternehmen. Sie ist auch virtualisiert, allerdings wird ein virtueller SharePoint-Server zusätzlich benötigt. Für die Integration der IT-Infrastruktur muss das Unternehmen einmalig 30.000 Euro aufwenden, die Betriebskosten einer halben IT-Stelle liegen bei 40.000 Euro jährlich. Somit hat das Unternehmen einen Gesamtaufwand für die Anschaffung und den Betrieb der IT-Infrastruktur über drei Jahre für Hard- und die Software bei einem On-premise-Betrieb von 791.391 Euro.
|
Aufwände Hardware/Software "On-Premise" (auf 3 Jahre) |
|||
|
Anschaffungs-kosten |
Anzahl Lizenzen |
Summe |
|
|
Software |
|||
|
Windows Server 2008 R2 Ent. |
3500,00 Euro |
2,00 |
7000,00 Euro |
|
Windows Server 2008 R2 Std. |
1100,00 Euro |
1,00 |
1100,00 Euro |
|
Windows Server 2008 R2 Std. CALs |
46,00 Euro |
2000,00 |
92.000,00 Euro |
|
SharePoint Server 2010 Standard |
7700,00 Euro |
3,00 |
23.100,00 Euro |
|
SharePoint Server 2010 Standard CALs |
148,00 Euro |
2000,00 |
296.000,00 Euro |
|
Exchange Server 2010 Standard |
1100,00 Euro |
2,00 |
2200,00 Euro |
|
Exchange Server 2010 CALs Standard |
50,00 Euro |
2000,00 |
100.000,00 Euro |
|
System Center 2012 Datacenter Suite (DPM) 2 CPU |
3795,00 Euro |
1,00 |
3795,00 Euro |
|
Forefront Protection 2010 for Exchange |
35,00 Euro |
2000,00 |
70.000,00 Euro |
|
Forefront Protection 2010 for SharePoint |
16,00 Euro |
2000,00 |
32.000,00 Euro |
|
Forefront Thread Mangement Gateway (TMG) |
5196,00 Euro |
1,00 |
5196,00 Euro |
|
Lizenzkosten |
10.010,00 |
632.391,00 Euro |
|
|
Hardware |
Kosten Server |
Anzahl Server (physisch) |
Summe |
|
Server Typ (z.B. DL380) |
3000,00 Euro |
3,00 |
9000,00 Euro |
|
Integrationsaufwand (Installation, Konfiguration, Anpassung SharePoint "externe Authentifizierung") |
|||
|
Betriebskosten (halbe Stelle, auf 3 Jahre) |
30.000,00 |
||
|
Gesamtaufwand (3 Jahre) |
400.000,00 Euro |
3 |
120.000,00 Euro |
|
Hardware/Software "On-Premise" |
791.391,00 Euro |
|
Anschaffungs-kosten |
Anzahl Lizenzen |
Summe |
|
|
Integration in das bestehende Firmennetzwerk (ADFS) |
8000,00 Euro |
||
|
Lizenkosten pro Monat / User bei 500 Mitarbeitern |
Ca, 9,00 Euro (E2) |
2000,00 |
18.000,00 Euro |
|
Office 365 auf 1 Jahr |
|
|
224.000,00 Euro |
|
Office 365 auf 2 Jahre |
|
|
440.000,00 Euro |
|
Office 365 auf 3 Jahre |
|
|
656.000,00 Euro |
Im Vergleich dazu fallen in der Cloud bei einem E2-Plan (Umfang der einzelnen Pläne von Microsoft) für Microsoft Office 365 monatlich je Mitarbeiter 9 Euro an, was bei 2.000 Mitarbeitern 18.000 Euro entspricht. Somit beträgt der Aufwand jährlich 216.000 Ero zuzüglich der einmaligen Integrationskosten von 8.000 Euro, auf drei Jahre gesehen sind es 656.000 Euro.
|
Betriebsdauer |
Microsoft Office On-Premise |
Microsoft Office 365 |
|
1 Jahr |
711.391 Euro |
224.000 Euro |
|
2 Jahre |
751.391 Euro |
440.000 Euro |
|
3 Jahre |
791.391 Euro |
656.000 Euro |
Einsparungen von IT-Ressourcen
Bei größeren mittelständischen und Enterprise-Unternehmen wird Wartung und Betrieb der IT-Infrastruktur überwiegend durch die IT-Abteilung vorgenommen. Für Projekte wie dem Beispiel der Eventmanagement-Plattform kann Office 365 eine sinnvolle Ergänzung zur bestehenden IT sein. Der Regelbetrieb läuft dann nach wie vor über die bestehenden Systeme, der Projektbedarf wiederum wird über die Cloud-Lösung abgebildet. Der Vorteil: kalkulierbare Kosten, standardisierte und skalierbare Lösungen. Das spart IT-Ressourcen, wodurch sich die IT-Abteilung mehr auf ihre Kernaufgaben konzentrieren kann.
Fazit
Wie die Berechnungsbeispiele zeigen, lassen sich unter bestimmten Umständen auch im gehobenen Mittelstand und bei großen Unternehmen mit Office 365 Kosten sparen. In diesen Firmen werden Wartung und Betrieb der IT-Infrastruktur überwiegend durch die IT-Abteilung vorgenommen. Die Unternehmen werden ihre bestehende IT nicht komplett durch Office 365 ersetzen - für den Regelbetrieb ist on-premise hier nach wie vor die beste Wahl, weil hiermit unternehmensspezifische Anforderungen individueller umsetzbar sind.
Für die angenommenen zusätzlichen Projekt- oder Eventmanagement-Anforderungen jedoch ist das Wolkenbüro eine sinnvolle Ergänzung zur bestehenden Infrastruktur, denn Unternehmen profitieren hier von einer deutlichen Risikominimierung und von hoher Planungssicherheit: Kosten entstehen für die tatsächlichen Nutzerzahlen, während bei der on-premise-Lösung immer das Risiko der Fehlplanung besteht. Wird beispielsweise eine Infrastruktur für 1.000 Teilnehmer geschaffen, aber nur von 500 tatsächlich genutzt, so hat ein Unternehmen zu viel investiert. Genau hier ist der variable Einsatz des skalierbaren Office 365 sinnvoll, bei dem Schwankungen jederzeit ausgleichbar sind.
Cloud-Produkte werden in 2013 reifen
Ebenfalls zu beachten sind (noch) Unterschiede bei den Features: Während die Cloud-Lösung von Exchange bereits die gleichen Funktionalitäten hat, sind SharePoint und Lync noch nicht mit den on-premise-Varianten gleichzusetzen. Allerdings spielt das Einsatzgebiet eine große Rolle, beispielsweise wenn SharePoint als Entwicklungsplattform verwendet wird. Das funktioniert mit SharePoint online noch nicht in der Tiefe und Ausführlichkeit wie mit SharePoint on-premise. In diesem Fall wird sich ein Unternehmen sicherlich für die On-premise-Version entscheiden, damit den Entwicklern eine umfassende Plattform zur Verfügung steht.
Microsoft hat bei den Office 365-Produkten in den letzten Monaten bereits eine Reihe von Feature-Erweiterungen vorgenommen und setzt alles daran, die Lösungen weiter auszubauen. Ab Anfang 2013 werden alle Cloud-Produkte in ihrer Funktionalität führend sein und dann auf die on-premise-Versionen adaptiert. (mhr)