Für Axel Oppermann ist Microsofts Projektsteuerungswerkzeug "Project" der heimliche Star der "Office 365"-Suite. In seinem Beitrag geht der Senior Advisor bei der Experton Group auf die Funktionsvielfalt der neuesten Version von "Microsoft Project" ein und erklärt, welche Editionen sich für welche Kunden eignen.
Der Mensch lebt in einer Welt von Projekten. Ob im privaten, beruflichen oder gesellschaftlichen Umfeld - Projekte sind überall und schon gar nichts Neues. Es hat sie schon immer gegeben, und es wird sie (wahrscheinlich) auch immer geben. Der Bau eines Flughafens, eines Bahnhofs, die Organisation eines lokalen Tischtennisturniers oder auch die Erstellung eines Newsletters sind dabei nur einige Beispiele für große Vielfalt von Projekten.
Foto: Axel Oppermann
Der Erfolg von Projekten wird maßgeblich von drei Zielgrößen bestimmt. Dies sind Sachziele, Kostenziele und Terminziele. Dabei beeinflussen sich alle genannten Zielgrößen gegenseitig. Die Ziele bilden so genannte konkurrierende Beziehungen. Werden in einem Projekt beispielsweise kürzere Durchlaufzeiten (Terminziele) verlangt, ist in der Regel auch mit höheren Aufwendungen (Kostenziele) zu rechnen.
Das Projektmanagement stellt viele Unternehmen somit vor erhebliche Herausforderungen. Dabei gibt es für das Schlagwort "Projektmanagement" unterschiedliche Definitionen oder Ableitungen. Im Kern geht es jedoch darum, Führung und Steuerung, Organisation, Techniken und Ressourcen, die zur Abwicklung eines Projektes notwendig sind, ganzheitlich abzubilden und umzusetzen. Um den Anteil an erfolgreichen Projekten zu erhöhen, werden neben Management- und Führungskonzepten auch technische Hilfsmittel wie Projekt- und Portfolio-Management-Lösungen oder Enterprise-Projekt-Management-Systeme (PPM-/EPM-Systeme) eingesetzt.
Diese PM-Systeme sind üblicher Weise komplex in Konzeption, Aufsetzung und Betrieb. Auch war in der Vergangenheit die Kombination von Projekt- und Kollaborationssoftware eine Herausforderung. Mit der cleveren Kombination von Projekt- und Kollaborationssoftware wird die Zusammenarbeit von Projektteams maßgeblich gefördert. Sie hat sich in vielen Unternehmen als Basis für eine effiziente Umsetzung der Projekte bewährt. Wird das Projektmanagement durch das Zusammenspiel von Projekt- und Kollaborationssoftware im Unternehmen gelebt, wird ein Lernen aus der Gegenwart und der "Vergangenheit" ermöglicht. Die Unternehmen profitieren aus der Analyse abgeschlossener Projekte genauso wie von der permanenten Überprüfung der laufenden Projekte. Somit wird eine neue Form des "organisationalen Lernens" ermöglicht.
Dabei sind die Rollen klar verteilt: Die EPM-Systeme liefern das Wissen und die grundlegenden Funktionalitäten für die Projekte, die Kollaborationsplattformen stellen ein Tool bereit, welches die Zusammenarbeit auf Basis der definierten Rahmenparameter umsetzt.
Microsoft Project - die Funktionen
Seit der ersten Client-Version im Jahr 1986 und der ersten Server-Version 2000 hat Microsoft das Produkt "Project" systematisch und permanent technisch sowie zweckgerecht weiterentwickelt. Dabei hat sich Microsoft in den letzten 15 Jahren bewusst und zielgerichtet dem Enterprise-Thema "Projektmanagement" gewidmet. Die Folge ist, dass sich insbesondere kleinere und mittelständische Unternehmen in den Lösungen nicht wieder finden. Ferner klaffte seit der Einführung von Office 365 im Juni 2011, aber. auch beim Vorgänger BPOS (Business Productivity Online Standard Suite) eine Lücke im Angebot von Microsofts Cloud Services.
Mit der Einführung des neuen Office rundet Microsoft das Portfolio ab. Die neue Produktgeneration von Project wird in zwei unterschiedlichen Lizenz- und Bereitstellungsmodellen angeboten: Als Dauerlizenz und als Cloud Service (Mietlizenz). Der Microsoft Project Server ist die standardisierte Lösung für unternehmensweites Multiprojektmanagement in Microsofts Projekt-Management-Umgebungen.
Der Server ist als klassische Dauerlizenz zu beziehen. Das Pendant aus der Cloud ist Project Online. Hierbei handelt es sich um eine von Microsoft im Rahmen von Office 365 gehostete Project-Portfolio-Management-Lösung (PPM). Project Online ist grundsätzlich funktionsgleich dem Project Server. Der Service fußt technisch auf der Office 365-Plattform. Project Online kann komplett unabhängig von Office 365 beschafft werden oder in Kombination mit anderen Produktplänen aus der Office 365-Familie.
Auf der Client-Seite wird Project Professional 2013 - respektive Project Standard 2013 - als eine Einzelprojektmanagement-Lösung für den lokalen Arbeitsplatz angeboten. Die Software, welche als Dauerlizenz angeboten wird, dient der Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten. Auch hier gibt es ein Gegenstück als Cloud Service: Project Pro für Office 365.
Die Bereitstellung von Project Pro für Office 365 erfolgt wie bei Office über die so genannte Click-to-Run-Technologie (C2R). Dabei handelt es sich um eine Installation, die aus der Cloud erfolgt; Updates und Neuerungen werden automatisch eingespielt. Anwender erhalten jeweils die neueste verfügbare Version. Die Client-Mietmodelle können komplett unabhängig und allein stehend gemietet werden. Hierdurch können Anwender extrem individuell und zielgerichtet mit Software versorgt werden.
Project Online - Gegenentwurf zur selbst aufgesetzten Infrastruktur
Project Online ist nicht der Nachfolger oder "Besieger" des Project-Servers. Vielmehr handelt es sich um eine attraktive Alternative für bestimmte Situationen und Szenarien. Die Vorteile von Project Online liegen insbesondere in der schnellen Verfügbarkeit des Services. Durch eine Ad-hoc-Bereitstellung des Services (im Marketing-Sprech auf "Knopfdruck") entfallen umfassende und zeitraubende Planungsphasen für das Bereitstellen der Infrastruktur.
Projektmanager erreichen unmittelbar ihr Ziel einer professionellen Arbeitsumgebung für ihr Team. Weitere Vorteile liegen in der variablen Lizenzierung und Bereitstellung: Grundsätzlich lässt sich die Anzahl der gemieteten Lizenzen an den Projektverlauf anpassen. Ändert sich die Zahl der Projektmitarbeiter oder Teammitglieder - respektive deren Anforderungen - kann prinzipiell der Lizenzbestand angepasst werden. Hierdurch können die Kosten für das Projektmanagement entsprechend optimiert werden. Auch die Anbindung externer Projektmitglieder, zum Beispiel innerhalb der Lieferkette, ist möglich.
Dabei liefert Project Online ein quasi umfassendes Projekt- und Portfoliomanagement: angefangen beim Demand Management, über Ressourcenmanagement bis hin zum Reporting. Einschränkungen sind beispielsweise bei der Anbindung an ERP-Systeme in Kauf zu nehmen. Hier muss auf Drittanbieter zurückgegriffen werden, die entsprechende Integrationslösungen und Konnektoren liefern.
Die garantierte Verfügbarkeit von 24/7 und Disaster-Recovery-Möglichkeiten sowie redundante Backups bilden weitere sinnstiftende Produktbestandteile, die insbesondere kleinere Unternehmen oder einzelne Abteilungen an ein professionelles Projektmanagement heranführen.
Ein weiterer Gedanke hinter Project Online ist es, den Zugriff zu jeder Zeit von jedem Ort mit beliebigen Geräten zu ermöglichen. Egal ob Notebook, Tablet, oder Smartphone: Alle Projektbeteiligten können auch außerhalb des eigenen Unternehmensnetzwerks auf die Inhalte zugreifen. Hierdurch werden agile Arbeitsplatzmodelle nachhaltig unterstützt. Das Selbstmanagement, die Erfassung von Inhalten durch Projektmitglieder und "dezentrale" Kommunikation werden erleichtert.
Hierdurch wird einem Trend im Projektmanagement nachhaltig Rechnung getragen: So hat sich die Führungskompetenz von Projektleitern und ihr Einfluss auf Projektergebnisse in den letzten Jahren durch die kollaborativen Arbeitsformen geändert. Während in der Vergangenheit der Fokus überwiegend auf der Projektkoordination lag, wird die Aufgabe des Projektleiters in Zukunft stärker darin liegen, Überblick und Einsicht in die Projekte zu geben und diese der gesamten Unternehmung bereitzustellen. Project Online in Kombination mit SharePoint (Online) wird dem umfassend gerecht.
Funktionen, die durch das Duo Project Online und SharePoint Online nicht abgebildet werden, können durch Apps ergänzt werden. Diese Anwendung liefern beispielsweise Lösungen für die Meilenstein- und Trendanalyse. Ziel der Apps ist es unter anderem, den manuellen Aufwnd zu reduzieren, Business-Analytics-Funktionen zu ergänzen oder die Darstellung der Inhalte zu verbessern.
Wo Microsoft Project 2013 helfen kann
Mit Project 2013 liefert Microsoft eine aufgefrischte Version der erfolgreichen Projektmanagement-Software. Zahlreiche Funktionen wurden weiterentwickelt oder angepasst. Insbesondere das Zusammenspiel mit SharePoint wurde gegenüber der Produktgeneration 2010 nochmals verbessert.
Einen wahren Meilenstein bildet allerdings Project Online. Microsoft bietet seinen Kunden erstmals eine Projektmanagementlösung aus der Cloud. Hierdurch erhalten kleinere und mittelgroße Projektorganisationen einen Zugang zu professionellen Lösungen. Project Online ist aber auch für einzelne Fachbereiche, Teams oder Abteilungen interessant, die eine starre Organisation umgehen und Agilität in das eigene Projektmanagement bringen wollen.
Projekte werden immer globaler, Teams sind zunehmend virtuell über Standorte, Unternehmen oder Kontinente organisiert. Auch werden sowohl in kleinen als auch großen Unternehmen immer häufiger externe Berater oder Freiberufler eingesetzt. Diese unterschiedlichen Rollen und Menschen können mit Lösungen wie Project Online relativ geschickt eingebunden werden.
Interessant ist Project Online insbesondere deswegen, weil die klassische Einstiegshürde der Bereitstellung von IT-Infrastruktur und Integration entfällt. Auch können bei optimierter Einsatzplanung die Kosten reduziert werden. Die unternehmensinterne IT profitiert durch die Einführung von Project Online durch eine Reduktion der Infrastruktur im eigenen Hause und einer Verlagerung von Routineaufgaben an einen Dienstleister - in diesem Fall Microsoft.
Kurzum: Project Online liefert den unterschiedlichen Rollen im Unternehmen und einzelnen Anbietern innerhalb der IT-Wertschöfpungskette eine Vielzahl von Vorteilen. Es gilt im Einzelfall zu prüfen, welche Kombination von Kollaborationslösung - also SharePoint - und Projektmanagement-Software - Project - für die eigenen Anforderungen geeignet sind. (rw)