Die Papierrechnung bekommt zunehmend Konkurrenz. Schon heute landen rund fünf Prozent aller Rechnungen nicht mehr im Briefkasten, sondern im elektronischen Postfach, Tendenz steigend.
Oft genügt der digitale Rechnungsversand jedoch nicht den steuerlichen Anforderungen. Schnell ist der Vorsteuerabzug in Gefahr. Eine geänderte EU-Richtlinie (2006/112/EC) sieht vor, dass elektronische Rechnungen und Papierrechnungen künftig gleichgestellt sind. Die Pflicht zur elektronischen Signatur soll entfallen. Allerdings lässt die Umsetzung in deutsches Recht noch auf sich warten, sie kann bis Ende 2012 erfolgen. Bis dahin ist bei Unternehmen erhöhte Vorsicht gefragt, warnt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC).
Digitale Dokumente stehen unter Manipulationsverdacht, schließlich können sie leicht verändert werden. Deshalb gelten für elektronische Rechnungen strengere Regeln als für Rechnungen per Post. Der Rechnungsempfänger muss gegenüber dem Finanzamt die Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments belegen können. Eingehende Rechnungen müssen mit einem qualifizierten digitalen Zertifikat versehen sein. Dies ist vom Rechnungsempfänger mittels Prüfprogramm zu kontrollieren und zu dokumentieren. Zudem sind Rechnungseingang, Archivierung und etwaige Konvertierungen exakt zu protokollieren. "Eine ausgedruckte elektronische Rechnung ohne Signatur stellt nie ein Originaldokument dar. Trotzdem wird das gerade in 'jungen' Unternehmen häufig praktiziert", betont Peter Schmidt, Vorsitzender des BVBC-Landesverbandes Bayern, aufgrund seiner langjährigen Praxiserfahrung. "Die Finanzbehörden fordern weiterhin, dass digitale Rechnungen zertifiziert empfangen und in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden."
Viele mittelständische Unternehmen sind noch nicht auf Versand und Empfang von zertifizierten elektronischen Rechnungen vorbereitet. Sie verfügen nicht über die nötigen Systeme, um eine ordnungsgemäße Dokumentation gegenüber dem Fiskus zu gewährleisten. Auch kleine und mittelgroße Unternehmen sollten jetzt den Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) prüfen. Für Interessenten lohnt ein Besuch der Kongressmesse ReWeCo, am 19. und 20. Mai 2011 in Berlin. Auf der führenden Veranstaltung für das Rechnungswesen und Controlling können sich Firmenvertreter eingehend über neue Entwicklungen auf dem Markt informieren und geeignete Lösungen vor Ort testen.
DMS oder postalische Zusendung
Wer über kein DMS verfügt, sollte sicherheitshalber auf die postalische Zustellung von Rechnungen bestehen, rät der BVBC. Denn bei Kontrollen durch die Finanzbehörden werden nicht ordnungsgemäß ausgestellte und archivierte Rechnungen schnell erkannt. Oft ist bis dahin aber so viel Zeit vergangen, dass eine Berichtigung durch Anforderung eines Originals nur schwer oder überhaupt nicht mehr möglich ist. Kann der Unternehmer keine Originalrechnung in Papierform nachreichen, muss er die Umsatzsteuer plus Zinsen auf einen Schlag zurückzahlen.
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