Leere Arbeitsmappe als Grundlage für die Excel-Vorlage speichern
Vorlagen dienen der Arbeitserleichterung und sind vergleichbar mit elektronischen Formularen. Wenn Sie einmalig Struktur und Inhalte für ein bestimmtes Vorlagenthema anlegen, können Sie im Vorfeld Details wie Rechenschritte, Farben, Texte, Formatierungen, Grafiken und Vieles mehr festhalten. Auf die Vorlage können Sie jederzeit zurückgreifen und laufen nicht Gefahr, Formeln und weitere Einstellungen versehentlich zu überschreiben. Die Vorlagentechnik eignet sich für jede Art von Excel-Arbeitsmappen und damit für die unterschiedlichsten Zwecke. Das heißt, Vorlagen für Rechnungen lassen sich genauso nutzen wie beispielsweise eine Arbeitszeiterfassung, Urlaubscheine, Budgets und Vieles mehr.
Öffnen Sie in Microsoft Excel über die Befehlsfolge Datei/Neu/Leere Arbeitsmappe eine leere Arbeitsmappe. Diese soll die Basis für die Vorlage bilden. Um die noch unbearbeitete Vorlage direkt in Excel zu speichern, wählen Sie Datei/Speichern unter und öffnen einen beliebigen Ordner. Geben Sie im Feld Dateiname eine aussagekräftige Bezeichnung für die Vorlage ein. Entscheiden Sie sich im Feld Dateityp für den Eintrag Excel-Vorlage, wenn die Vorlage keine Makros enthält. Für Excel-Vorlagen die Makros enthalten, wählen sie entsprechen den Eintrag Excel-Vorlage mit Makros. Unabhängig davon, ob eine Arbeitsmappe Makros aufweist oder nicht, werden diese automatisch im Ordner Benutzerdefinierte Office-Vorlagen gespeichert.
Grundgerüst für eine Arbeitsmappe erstellen
Vorgestellt wird das Einrichten einer Dokumentvorlage am Beispiel einer Projektplanung. Wir beginnen zunächst mit dem Anlegen der benötigten Tabellenarbeitsblätter. Für das Beispiel können dies unter anderem eine Übersichtstabelle, ein Wochenkalender, ein Termin- sowie Budgetplan, Übersichten für Teilprojekte, Arbeitspakete und Vieles mehr sein. Die Vorgehensweise unterscheidet sich nicht von der Arbeit an einer herkömmlichen Arbeitsmappe. Klicken Sie unten im Excel-Fenster im Register doppelt auf das automatisch vorhandene Arbeitsblatt mit der Bezeichnung Tabelle 1. Überschreiben Sie den Text mit dem Begriff "Übersicht". Klicken Sie auf das Pluszeichen neben dem Register "Übersicht". Die Arbeitsmappe wird automatisch um ein weiteres Tabellenblatt erweitert. Klicken Sie doppelt auf den vordefinierten Tabellennamen und überschreiben Sie diesen mit "Terminplan". Darüber hinaus gewünschte Tabellenarbeitsblätter werden analog eingerichtet. Für dieses Beispiel wird noch eine Tabelle mit der Bezeichnung "Budgetplan" benötigt. Anschließend können Sie sich den Inhalten der einzelnen Tabellen widmen.
Übersichtsblatt einrichten
Einen guten Überblick über komplexe Projekt-Arbeitsmappen verschaffen Sie sich mit Hilfe einer Übersichtsseite. Dort erfassen Sie den Zweck der Arbeitsmappe und bereiten Eingabezellen für wesentliche Informationen wie Projektname, -beginn etc. vor. Um Eingabezellen kenntlich zu machen empfiehlt es sich, diese entweder zu umranden oder mit einem Zellhintergrund zu versehen.
Um einen Zellhintergrund einzurichten, aktivieren Sie das Menü Start. Markieren Sie die gewünschten Zellen. Mehrfachmarkierungen sind durch das Drücken der Strg-Taste möglich. Klicken Sie in der Gruppe Schriftart auf den Pfeil der Schaltfläche Füllfarbe und entscheiden Sie sich in der Auswahl für die gewünschte Hintergrundfarbe. Professionell wirken dezente Farben, zum Beispiel ein heller Grauton. Tipp: Optisch ansprechender sind fertige Tabellen, wenn Sie die Gitternetzlinien, Spalten- und Zeilenüberschriften entfernen. Dazu deaktivieren Sie im Menü Ansicht in der Gruppe Anzeigen die Kontrollkästchen Gitternetzlinien und Überschriften.
Logo einfügen
Ein Logo ist ein Element, das in Vorlagen gern verwendet wird. Es liegt in der Regel in Form einer Grafikdatei vor. Das Einbinden von Grafiken in ein Excel-Tabellenarbeitsblatt ist recht simpel. Klicken Sie im Menü Einfügen in der Gruppe Bilder auf die Schaltfläche Bilder. Rufen Sie den Ordner auf, in dem sich das Logo befindet. Klicken Sie nacheinander die gewünschte Grafik und die Schaltfläche Einfügen an. Passen Sie gegebenenfalls die Größe des Logos mit Hilfe der Markierungspunkte an. Für den Fall, dass Sie die Grafik verschieben möchten, erledigen Sie dies mit gedrückter linker Maustaste.
Links einrichten
Hilfreich ist es, wenn Sie auf dem Übersichtsblatt einen Überblick über den kompletten Inhalt der Arbeitsmappe zur Verfügung stellen. Die Übersicht können Sie dann gleichzeitig zu Navigationszwecken nutzen. Erfassen Sie zunächst die Bezeichnungen aller Tabellenarbeitsblätter, die neben dem aktuellen Arbeitsblatt in der Tabelle vorhanden sind. Für unser Beispiel sind das "Terminplan" und "Budgetplan". Setzen Sie die Eingabemarkierung zunächst in die Zelle mit dem Eintrag "Terminplan". Aktivieren Sie die Registerkarte Einfügen und klicken Sie in der Gruppe Link auf die Schaltfläche Link. Excel ruft das Fenster Link einfügen auf. Da Sie einen Link zu einem Tabellenarbeitsblatt in der aktuellen Arbeitsmappe erstellen möchten, klicken Sie unter Link zu: auf die Schaltfläche Aktuelles Dokument und unter Oder wählen Sie eine Stelle im Dokument auf "Terminplan". Verlassen Sie den Dialog durch einen Klick auf die Schaltfläche OK. Sie gelangen automatisch zurück zu Ihrer Ausgangsposition in der Tabelle Übersicht. Excel hat der Zelle mit dem Eintrag "Terminplan" automatisch das Format einer verlinkten Zelle zugewiesen. Wenn Sie auf die Zelle klicken, gelangen Sie automatisch zu der verlinkten Position, im aktuellen Beispiel zur Tabelle "Terminplan".
Formelgesteuerte Zusammenarbeit von Tabellenarbeitsblättern
Die übrigen Tabellen richten Sie, angepasst an Ihren Bedarf, ebenfalls mit den herkömmlichen Excel-Werkzeugen ein. Wenn Sie im Termin- oder Budgetplan Basisinformationen wie Projektbezeichnung oder Projektstart zeigen möchten, können Sie die Informationen automatisch mit Hilfe von Formeln von der Übersichtsseite übertragen. Klicken Sie im vorbereiteten Tabellenmodell in die Zelle, in die Sie Informationen übernehmen möchten. Tragen Sie ein Gleichheitszeichen ein und wechseln Sie zur Tabelle Übersicht. Klicken Sie dort in die Zelle, die die gewünschte Information enthält und drücken Sie die Enter-Taste. Sie kehren zurück in die Ausgangstabelle, hier "Terminplan". Dort befindet sich ab sofort der angeforderte Inhalt.
Struktur der Vorlage schützen
In komplexen Excel-Vorlagen kann es Sinn machen, die Struktur der Arbeitsmappe zu schützen. Auf diese Weise wird unter anderem verhindert, dass in der Arbeitsmappe enthaltene Blätter umbenannt oder gelöscht werden können. Dadurch würden unter Umständen im Vorfeld erstellte Links nicht mehr funktionieren. Der Arbeitsmappenschutz bewirkt, dass zwar Änderungen auf den einzelnen Tabellen möglich sind, grundlegende Eingriffe an der Dateistruktur jedoch nicht erlaubt werden. Damit der Schutz greift, aktivieren Sie das Register Überprüfen und klicken Sie dort im Bereich Änderungen auf die Schaltfläche Arbeitsmappe schützen. Haken Sie im folgenden Fenster das Kontrollkästchen Struktur ab. Sie können ein Kennwort vergeben, zwingend notwendig ist das aber nicht. Wenn Sie mit einem Kennwort arbeiten möchten, geben Sie eine geheime Zeichenfolge in das vorgesehene Feld ein. Verlassen Sie das Fenster über die Schaltfläche OK. Sie werden aufgefordert das Kennwort zu wiederholen. Nachdem Sie das erledigt und das Passwort bestätigt haben, greift der Schutz Ihrer Vorlagenstruktur. Hinweis: Selbstverständlich ist es in Excel-Vorlagen auch möglich einen Schutz für einzelne Tabellenarbeitsblätter einzurichten.
Inhalte sichern und Vorlage einsetzen
Da Sie die Excel-Arbeitsmappe bereits zu Beginn als Vorlage generiert haben, können Sie alle Einstellungen durch einen Klick auf die Schaltfläche Speichern sichern. Ab sofort kann die Vorlage als Grundlage für künftige Arbeitsmappen herangezogen werden. Dazu wählen Sie Datei/Neu/Persönlich. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und öffnen Sie die zugehörige Arbeitsmappe durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche. Die auf diese Weise geöffnete Datei lässt sich wie jede herkömmliche Arbeitsmappe bearbeiten. Der Unterschied besteht lediglich darin, dass einige Formeln und Gestaltungselemente bereits vorhanden sind. Wenn Sie die Datei speichern, bleibt die Vorlage von den Änderungen unberührt.
(hal)