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Daten sind der Mittelpunkt aller Arbeitsabläufe eines jeden Unternehmens - ob bei der Bildersuche in der Marketingabteilung, dem Telefonsupport im Kundenservice oder der Vertragsabsprache in der Rechtsabteilung. Angesichts der sich zunehmend durchsetzenden digitalen Transformation stellen viele Unternehmen fest, dass sie verstärkt unstrukturierte Daten in Form von Inhalten erzeugen und diese Daten besser organisieren, strukturieren und konsolidieren müssen, um sie in vollem Umfang nutzen zu können.
Diese Entwicklung stützen auch Prognosen von IDC aus dem Jahre 2020, nach denen 80 Prozent aller weltweiten Daten bis 2025 unstrukturiert sein werden. Diese Einschätzung sollte unbedingt ernst genommen werden. Denn die kontinuierliche Arbeit mit fragmentierten und unstrukturierten Daten hindert die Mitarbeiter daran, auf die Gesamtheit ihrer Inhalte zuzugreifen und diese zu verstehen, was letztlich eine effektive Entscheidungsfindung auf allen Ebenen des Unternehmens verhindern kann. Da sie jedoch oft in verschiedenen Datensilos eingeschlossen sind, gestaltet sich das Unterfangen als sehr schwierig, die Inhalte auch effektiv und vor allem übergreifend zu nutzen. Heutzutage stellen Unternehmen Inhalte in den Mittelpunkt ihres Unternehmens und ihrer Abläufe und konzentrieren sich auf ein effektives Content-Management in der Cloud.
Unstrukturierte Daten behindern die Zusammenarbeit
Allen voran werden die Nachteile von unstrukturierten Daten in der ineffizienten Zusammenarbeit innerhalb eines Teams sichtbar, denn sowohl der Informationsaustausch als auch die Produktivität leiden darunter. Dieses Problem wird am Beispiel eines typischen Arbeitsablaufs veranschaulicht: Ohne eine zentrale Inhaltsplattform als einzige Quelle für die Verwaltung von Inhalten können Teams leicht den Überblick darüber verlieren, wo sich ihre Dokumente befinden.
Das Hin- und Herschicken von Dokumenten über E-Mail und Messaging-Apps wirft nicht nur das Problem der Sicherheit auf, sondern gibt den Teams auch nur einen begrenzten Überblick über den Verbleib ihrer jeweiligen Dokumente, da sie nicht programmübergreifend nach bestimmten Dokumenten suchen können.
Nehmen wir an, es werden Präsentationen für einen Investor für ein bevorstehendes Projekt erstellt - nur einer von vielen dokumentenzentrierten Prozessen. Die Inhalte für diese Präsentationen müssen an einem zentralen Ort verwaltet werden. Wenn sie sich in verschiedenen Silos befinden, ist es nicht möglich, die kollektive Kraft dieser Inhalte zu nutzen. Ohne dies ist die Implementierung von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen fast unmöglich. Wenn die Inhalte jedoch an einem Ort gespeichert und verwaltet werden und über zuverlässige Metadaten verfügen, können KI und ML erfolgreich eingesetzt werden. Besonders vorteilhaft sind hier bewährte Infrastrukturen, die eine einfache Integration mit optimierten Prozessen ermöglichen.
Die Sicherheit stets im Blick
Ein großes Sicherheitsrisiko entsteht, wenn unstrukturierte Daten nicht klassifiziert oder mit Wasserzeichen versehen sind und so ungefiltert in E-Mails und Datensilos verbleiben, sodass sie nicht ausreichend geschützt sind. Wie häufig in den Medien zu lesen ist, steigt jährlich die Zahl der Leaks vertraulicher Daten.
Die Gründe dafür sind vielfältig und reichen von Benutzerfehlern, wie unbeabsichtigte Offenlegung, verlorene Dokumente oder Geräte, bis zu bösartigem Verhalten wie Malware, Hacks oder Betrug. Hier kommt Maschinelles Lernen (ML) ins Spiel: Typisches Nutzerverhalten lässt sich mithilfe von ML analysieren, wodurch Anomalien erkannt und diese als Warnungen an Kunden weitergegeben werden können. Am Markt bereits vorhandene Software kann mithilfe von ML zeitnahe Warnungen zu potenziell gefährdeten Konten und zu dubiosen Datenimportprozessen sowie zu Malware-Angriffen herausgeben.
Wenn Unternehmen im Bereich Sicherheit nicht auf dem Laufenden bleiben, gibt es viel zu verlieren. ML hilft dabei, dieses Problem zu lösen, indem es die Schritte bei der Erkennung von Bedrohungen automatisiert.
Rückstand in der Digitalen Transformation
Zu dem Schluss, dass gerade deutsche Unternehmen viel zu spät mit der Digitalisierung begonnen haben und durch die fehlende Transparenz über die eigenen Prozesse und Daten auch die Weiterentwicklung ausgebremst wird, kommt auch die aktuelle IDC Studie "IT & Sustainability in Deutschland 2022". Diese Prognose zeigt, dass unstrukturierte Daten in Zukunft noch größere Ausmaße annehmen werden und bereits ein fester Bestandteil einer Vielzahl von Unternehmen sind. Ihr Nutzen ist in zahlreichen Aspekten wertvoll und aus vielen Arbeitsabläufen nicht wegzudenken, denn sie enthalten Informationen, die beispielsweise über eine Tabellenkalkulation hinausgehen.
Genau aus diesem Grund sind Organisation, Struktur und Konsolidierung die drei Schlüssel für eine erfolgrbeiche interne und externe Zusammenarbeit von Unternehmen. Durch festgelegte Strukturen wird die Kommunikation und die tägliche Arbeit mit diversen Dokumenten vereinfacht und gleichzeitig die Sicherheit vertraulicher Informationen garantiert. Die optimierten Prozesse beugen zusätzlich dem Risiko vor, Daten durch unterschiedliche Zugriffsoptionen zu verlieren.
Zukunftsorientierte Unternehmen konzentrieren sich auf die Digitalisierung und Verwaltung von Inhalten in der Cloud, die für Workflows und Innovationen mittlerweile unerlässlich geworden sind. Die Verwaltung von Daten an einem zentralen Ort reduziert nicht nur den Verwaltungsumfang unterschiedlicher Systeme, sondern spart außerdem auch die Kosten. Mit Blick auf die steigende Signifikanz von unstrukturierten Daten stellt die digitale Transformation Cybersicherheit und Remote-Arbeit in den Fokus und muss daher Lösungen bieten, die Unternehmen für eine zunehmend cloudbasierte Welt rüsten.
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