Nahezu jeder namhafte Druckerhersteller hat mittlerweile ausgefeilte Lösungen im Programm, mit denen die Output- und Prozessstruktur beim Kunden optimiert werden kann. Damit lassen sich erhebliche Einsparpotenziale erschließen.
Doch nicht bei jedem Anwender machen diese tiefgreifenden Maßnahmen Sinn. Oft können bereits kleinere Veränderungen dazu beitragen, Kosten einzusparen und das Drucken ein klein wenig "grüner" zu machen - und dies ohne große Investitionen.
Dokumentenspezialist Lexmark hat daher fünf Tipps zusammengestellt, die Papier, Energie oder Arbeitsaufwand sparen:
Tipp 1: Sleep Mode
Ist die Energiesparfunktion bei Druckern oder Multifunktionsgeräten so eingestellt, dass das Gerät nach zehn Minuten, in denen es nicht genutzt wird, in den Schlafmodus (Sleepmode) versetzt und der LCD-Screen gedimmt wird? So lässt sich der Stromverbrauch um bis zu acht Prozent senken.
Tipp 2: Duplex-Druck
Der Papierverbrauch lässt sich um bis zu 30 Prozent reduzieren, indem die Standarddruckeinstellung auf Duplexdruck gesetzt wird, also auf beidseitigen Druck. Achten Sie beim Kauf darauf, dass der Drucker diese Funktion beherrscht.
Tipp 3: Nicht mehr benötigte Druckaufträge löschen
Studien haben gezeigt, dass eine von fünf bis sechs ausgedruckten Seiten nie vom Gerät abgeholt wird. Diese Papierverschwendung lässt sich durch eine Druckfreigabe-Lösung unterbinden. Dabei wird der Druck eines Dokuments erst dann gestartet, wenn ihn der Anwender nach Authentifizierung am Gerät freigegeben hat. Am Gerät lässt sich unter anderem einstellen, dass nicht abgeholte Druckaufträge über Nacht automatisch gelöscht werden. Das vermeidet unnötige Ausdrucke, die das Unternehmen viel Geld kosten - und sich negativ auf die Umwelt auswirken.
Tipp 4: Smarte Software mit Programmierfunktion
Moderne Multifunktionsgeräte halten echte Energiespartricks bereit. So verfügen neuere Drucker etwa über eine Zeitschaltuhr. Sie lassen sich beispielsweise so programmieren, dass sie sich vor dem Wochenende automatisch ausschalten, und am Montagmorgen von selbst wieder einschalten.
Tipp 5: Clevere Neuausrichtung der Druckerstandorte
In vielen Unternehmen gehören Arbeitsplatzdrucker zum Standard. Das mag in Einzelfällen sinnvoll sein. Ein Bankberater beispielsweise, der Unterlagen direkt während des Beratungsgesprächs ausdrucken muss, ist auf einen Arbeitsplatzdrucker angewiesen. In vielen anderen Fällen stellen die Geräte jedoch einen beachtlichen Kostenfaktor dar: Sie verleiten nicht nur dazu, mehr Dokumente zu drucken als eigentlich notwendig, die Mitarbeiter verbringen auch nachweislich einen nicht unerheblichen Teil ihrer Arbeitszeit damit, Papier aufzufüllen, Toner zu bestellen und zu wechseln sowie kleinere Druckerprobleme, wie beispielsweise Papierstaus zu lösen. Hinzu kommen Anschaffungs-, Wartungs-, Reparatur- und Stromkosten.
Andererseits sollten die Wege der Mitarbeiter, die den Drucker regelmäßig verwenden, nicht allzu lang und damit (Zeit-)aufwändig sein. Die Erfahrung hat gezeigt, dass idealerweise durchschnittlich acht Mitarbeiter auf ein Gerät zugreifen.