Wie hat das Finanzamt die Steuerpflichtigen überhaupt informiert, dass ab jetzt die GoBD gelten?
Das Bundesfinanzministerium (BMF) informierte auf seiner Internetseite bereits im Monatsbericht vom 23.04.2015 über die GoBD - ebenso in den sogenannten BMF-Schreiben. Die Finanzämter selbst verweisen entweder auf das BMF oder haben eigene Publikationen im Internet.
Wie soll ich als Nebenerwerbstätiger (etwa als Journalist) in Word meine Rechnung tippen, was muss ich beachten - und ab wann bin ich GoBD-pflichtig?
Auch der nebenerwerbstätige Journalist erzielt Gewinneinkünfte aus selbstständiger Arbeit. Er gilt somit als freiberuflicher Unternehmer und unterliegt den GoBD; eine Bagatellgrenze gibt es nicht!
Sofern die Rechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm oder einer Tabellenkalkulation geschrieben werden, und beispielsweise die Word- oder Excel-Vorlage nur als Maske dient und die Rechnung dann ausgedruckt wird, gilt diese als Papierrechnung und es gelten dieselben Aufbewahrungsvorschriften für Papierbelege wie von vor 2015.
Foto: Haufe-Lexware
Wird die Rechnung aber auch digital abgespeichert, gilt diese als elektronischer Beleg. Das kann rechtskonform nicht im normalen Dateimanager, etwa dem Windowsexplorer oder ähnlichen "Managern" erfolgen, sondern muss zwingend in einem separaten Dokumenten-Management-System (DMS) vorgenommen werden. Nur so werden die GoBD (zum Beispiel die garantierte Unveränderbarkeit) erfüllt.
Was muss ich beachten, wenn ich Rechnungen als PDF-Anhang bekomme?
Die PDF-Rechnung ist ein Geschäftsbrief. Eingehende elektronische Geschäftsbriefe müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (beispielsweise Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Zur Aufbewahrung ist eine GoBD-konforme Speicherung (mit digitaler Auswertbarkeit) erforderlich. Ohne Zusatzanschaffungen ist diese rechtskonform nicht zu leisten!
Wenn ich Papierrechnungen bekomme, reicht es, diese abzuheften?
Ja. Die Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens zehn Jahre. Die Belege müssen während dieser Zeit dem Finanzamt - etwa bei Außenprüfungen - eventuell vorgelegt werden.
Wenn ich als privater Vermieter Rechnungen oder Nebenkostenabrechnungen in Excel erstelle - falle ich dann unter die GoBD?
Der Privatmann fällt nicht unter die GoBD, die Handhabe ohne Dokumenten-Management-Software (DMS) ist zulässig. Ein Privatmann, beziehungsweise jemand ohne professionelle Hausverwaltung, erzielt Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Diese gelten als Überschusseinkünfte - das sind Einnahmen minus Werbungskosten - und unterliegen nicht den GoBD. Aufzeichnungspflichten nach GoBD liegen nur bei Einkünften vor, bei denen der Gewinn durch eine eigenständige Ermittlung, etwa einer Bilanz oder Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) berechnet wird.
Sonderfall: Eine Ausnahme kann sich nur ergeben, wenn der private Vermieter zur Umsatzsteuer "optiert" hat, dann liegt eine Aufzeichnungspflicht vor und die GoBD gelten! Optieren bedeutet: Obwohl private Mieteinnahmen prinzipiell umsatzsteuerfrei sind, haben Sie auf die Steuerbefreiung verzichtet. Dann berechnen Sie selbst Umsatzsteuer und ziehen aus Rechnungen, die Sie als Vermieter bekommen (etwa von Handwerkern), die Vorsteuer ab.
Wenn ich als Privatmann von meinem Handwerker eine Rechnung elektronisch bekomme, die ich bei der Steuer geltend mache - betreffen mich dann auch die GoBD?
Nein. Es besteht lediglich eine Aufbewahrungsverpflichtung für Handwerkerrechnungen. Die GoBD gelten nicht.
Sonderfall: Wenn der Vermieter zur Umsatzsteuer optiert hat, gelten die GoBD (siehe oben).
Wann wird es für mich ernst mit den GoBD?
Wer seine Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abgibt, hat den richtigen Zeitpunkt schon verpasst - er hätte spätestens am 10. Februar 2017 nach der GoBD alle Buchungen "festschreiben" müssen. Wer eine Dauerfristverlängerung beantragt und erhalten hat, muss sich sputen: bis 10. März 2017 kann er seine Buchungen noch "zeitnah" auf ein GoBD-testiertes System umstellen und "festschreiben". Wer vierteljährlich seine Umsatzsteuer voranmelden muss, hat noch bis spätestens 10. April 2017 Zeit dafür.
Gibt Software Sicherheit?
Der Anbieter meines EÜR-Programms hat mitgeteilt: "Mit dem BMF-Schreiben (IV A 4 - S 0316/13/10003) wurde festgelegt, dass auch Buchungen in einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung zeitnah festzuschreiben sind. Ihre Software erfüllt diese neuen Anforderungen und schreibt nach der Übermittlung einer Umsatzsteuer-Voranmeldung alle Buchungssätze bis zum Ende des Voranmeldungszeitraums fest". Bin ich damit auf der sicheren Seite?
Nein! Denn die Festschreibung deckt nur einen Teil der GoBD-Vorschriften ab. Wenn die Ablage der Daten in üblichen Datei-Systemen wie Windows-Explorer, Dropbox und ähnlichen "Managern" erfolgt, entspricht das Programm nicht mehr den jetzt geltenden GoBD-Vorschriften, nach denen die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit gewährleistet und dokumentiert sein muss.
Ich bin Arzt. Meine Rechnungen werden von meiner Praxis-Software generiert und ausgedruckt. Alles andere erledigt der Steuerberater. Bin auch ich von den GoBD betroffen?
Ja. Ärzte beziehen als Freiberufler Einkünfte aus selbständiger Arbeit und unterliegen damit den GoBD. Die Rechnungen werden softwaremäßig generiert, das heißt elektronisch erstellt, und sind neben der Verbuchung durch den Steuerberater zusätzlich in einem GoBD-konformen Dateimanagementsystem abzuspeichern.
Als Lehrer gebe ich auch Nachhilfestunden. Manche Eltern verlangen dafür eine Rechnung. Die schreibe ich dann mit der Textverarbeitung und gebe die Einnahmen in meiner Steuererklärung an. Das reicht doch, oder?
Sofern die Rechnungen mit der Hand geschrieben oder mit Hilfe einer Maske in einer Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation erstellt, ausgedruckt und nicht abspeichert werden gelten diese als Papierrechnung (s.o.). Sobald eine Speicherung vorgenommen wird, muss diese in einem GoBD-konformen Dateimanagementsystem erfolgen.
Wie ist das bei einem gemeinnützigen Verein mit Zweckbetrieb. Bin ich als Schatzmeister verpflichtet, Einnahmen und Ausgaben GoBD-konform zu verbuchen und aufzubewahren?
Ja. Auch ein gemeinnütziger Verein ist eine Körperschaft im Sinne des Körperschaftsteuerrechts und somit ein GoBD-pflichtiges Unternehmen. Der Umfang der Steuerbefreiung aufgrund der Gemeinnützigkeit wird erst durch das Finanzamt (z.B. mittels Außenprüfung) festgestellt. Dazu sind GoBD-konforme Unterlagen vorzuhalten. Eine Befreiungsvorschrift aufgrund von "Gemeinnützigkeit" existiert nicht.
Typisch deutsch und bürokratisch. Wenn ich schon muss, haben die GoBD denn wenigstens auch einen Vorteil?
Sie haben sogar zwei! Erstens sind mit einer GoBD-testierten Cloudlösung wie lexoffice alle Daten von überall aus abrufbar. Angebote, Aufträge, Abrechnungen, Kundenverwaltung und Banking lassen sich damit schnell und einfach mobil erledigen. Vor allem behalten Sie Übersicht über ihre Finanzlage - in Echtzeit. Das ist Mehrwert statt Mehraufwand.
Zweitens bietet die elektronische Archivierung von steuerrelevanten Daten ohne Papierbeleg große Vorteile: weniger Platzverschwendung durch die langjährige Archivierung von Papierordnern und blitzartiger, gezielterer Zugriff auf alle Informationen zu jeder Zeit. Das schafft Raum für anspruchsvolle oder kreative Aufgaben und sorgt für mehr Transparenz. Am Ende steigt die Professionalisierung bei gleichzeitiger Effizienzsteigerung - und damit werden in der Regel auch Betriebskosten eingespart. (OE)