Werden digitale Buchungsbelege nicht oder nur bruchstückhaft lesbar archiviert, drohen Schätzungen durch das Finanzamt und strafrechtliche Konsequenzen.
Moderne Zeiten: Statt Papierbelegen müssen Unternehmen heute digitale Buchungsbelege aufbewahren. Foto:
Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen: Viele Geschäftsvorgänge laufen heute elektronisch ab. Statt Papierbelegen müssen Unternehmen eine wachsende Zahl von digitalen Buchungsbelegen aufbewahren. Zwar gelten hierfür die gleichen Vorschriften wie für Papierbelege, doch sie sind teilweise schwieriger einzuhalten.
Elektronische Belege können für Unternehmen zur Steuerfalle werden. Werden digitale Buchungsbelege nicht oder nur bruchstückhaft lesbar archiviert, verwerfen die Finanzbehörden schnell den betreffenden Jahresabschluss und nehmen unvorteilhafte Schätzungen vor. Unter Umständen drohen sogar strafrechtliche Konsequenzen, etwa im Falle von mutmaßlichen Scheinverträgen.
Alle digitalen Buchungsbelege müssen in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sowie digital verfügbar sein. Angesichts der rasant fortschreitenden technischen Entwicklung stellt sich die Frage: Welche Verfahren und Speichermedien gewährleisten eine zuverlässige Datensicherung über bis zu zehn Jahren? Viele Unternehmen sind unsicher, was zu tun. Die Speichermedien von heute sind die Museumsstücke von morgen. Wer heute etwa Dateien von einer zehn Jahre alten Diskette einsehen will, steht vor schier unlösbaren Herausforderungen. Die Steuerverwaltung hält sich in puncto sicherer Langzeitarchivierung mit konkreten Empfehlungen zurück. Leidtragende sind vor allem klein- und mittelständische Unternehmen.
Speicherung im Original
Auch wenn es keinen Königsweg gibt, so lassen sich doch viele Fehler von vornherein vermeiden. Wichtig ist, alle eigenen elektronischen Belege, insbesondere Ausgangsrechnungen, unveränderbar im Original zu speichern. Sie sollten mit marktgängigen Formaten erstellt (z.B. Word, Excel, XML) und im PDF-Format abgespeichert werden. Von speziellen Dateiformaten ist Abstand zu nehmen, schließlich haben sie oft nur eine begrenzte Halbwertzeit. Auch die netzbasierte Datenspeicherung im Rahmen sogenannter Cloud-Lösungen sollte gründlich überlegt werden. Einige Provider werden im umkämpften Marktumfeld nicht bestehen, andere wiederum werden bei einem großen Daten-Crash ihren Betrieb einstellen müssen.
Für klein- und mittelständische Unternehmen empfiehlt sich oft folgende Lösung. Unternehmen sollten ihre Daten auf zwei verschiedenen Datenträgermedien sichern, jeweils einmal kopieren und an verschiedenen Orten aufbewahren. So minimieren sie das Risiko von Datenverlusten und schultern keine laufenden Kosten.
Nicht immer wird bei der Archivierung zwischen aufbewahrungspflichtigen Dokumenten und nicht relevante Unterlagen unterschieden. Genau das empfiehlt sich aber, um Betriebsprüfern nicht zu viele Informationen preiszugeben. Prinzipiell sollten Unternehmen alle Belege eines Geschäftsjahres zusammen aufbewahren und Belegarten nicht nach ihren Verjährungsfristen trennen. Beim Umsortieren werden aus Versehen leicht wichtige Dateien gelöscht.
Datenarchivierung mit jüngstem Geschäftsjahr beginnen
Unternehmen sollten die Datenarchivierung mit dem jüngsten abgeschlossenen Geschäftsjahr starten. Denn die Menge und Vielfalt der elektronischen Buchungsbelege ist über die Jahre angewachsen. So sammeln Unternehmen wertvolle Erfahrungen bezüglich der Belegvielfalt. Das Speichern früherer, datenärmerer Jahrgänge fällt dann ums so leichter. Obendrein stehen in puncto elektronische Aufbewahrungsvorschriften jüngere Geschäftsjahre tendenziell stärker im Fokus der Finanzbehörden und ältere Jahrgänge können während des Archivierungsprozesses vielleicht sogar obsolet werden.
Fazit
Unternehmen sollten das Thema elektronische Datenspeicherung nicht auf die lange Bank schieben, sondern zur Chefsache machen. Viele Vorschriften zwingen Firmen ohnehin dazu, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Meldungen elektronisch abzugeben. Die sichere Langzeitarchivierung aller Dokumente ist ein logischer und unabdingbarer Folgeschritt. (oe)
Der Autor Thomas Jung ist Bilanzbuchhalter und Vorsitzender des Landesverbandes Nordrhein e.V. des Bundesverbandes der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC),www.bvbc.de.
So kommen Unternehmen schneller an ihr Geld
Inkassounternehmen als Partner an die Seite holen Inkassounternehmen beraten Unternehmer auch schon im Vorfeld gern und kompetent. Es muss nicht erst aus einem Kunden ein Schuldner geworden sein, bevor man die Dienste eines Inkassounternehmens in Anspruch nehmen kann. Die umfassende Beratung durch ein Inkassounternehmen kann helfen, das Forderungsausfallrisiko zu verringern und/oder die Buchhaltung, das Forderungsmanagement zu optimieren.
Keinen Alleingang starten Ist es trotz aller Mühe und Vorsicht nicht gelungen, außergerichtlich an das ausstehende Geld zu kommen, bleibt der Weg zum Gericht. Ein Alleingang kann hierbei allerdings zu kostspieligen Fehlern führen. Spätestens beim Gang durch den "Gesetzesdschungel" sollte man sich einen Fachmann an die Seite holen. Qualifizierte Ansprechpartner sind da Inkassounternehmen oder Rechtsanwälte.
Kompetente Hilfe holen Damit der Forderungseinzug nicht zur "Schwerstarbeit" wird, sollte man sich Hilfe vom Fachmann holen. In der Regel hat der Schuldner die Kosten, die durch die Beauftragung eines Rechtsanwalts oder eines Inkassounternehmens entstehen, als Verzugsschaden zu tragen. Dass Inkassokosten grundsätzlich als Verzugsschaden vom Schuldner zu ersetzen sind, hat das Bundesverfassungsgericht ausdrücklich herausgestellt.
Forderungen verzinsen lassen Ab Beginn des Zahlungsverzuges können Zinsen auf die Forderung verlangt werden. Der flexible Basiszinssatz, der von der Europäischen Zentralbank in Abständen neu festgelegt wird, gilt dafür als Richtwert. Der Verbraucher hat bei Verzug einen Zinssatz von fünf Prozentpunkten über dem flexiblen Basiszinssatz zu entrichten, der von einem Unternehmer zu entrichtende Zinssatz beträgt sogar acht Prozentpunkte.
Unbedingt Mahngebühren verlangen Bei Zahlungsverzug werden in der Regel von den Gerichten pro Mahnung 5,- Euro anerkannt. Sie dürfen mit der zweiten Mahnung erhoben werden. Ist der Kunde aber schon vor der ersten ausgehenden Mahnung in Verzug, dürfen jetzt schon Gebühren verlangt werden.
Den Kunden in Zahlungsverzug setzen Das heißt: Der Zahlungsverzug tritt spätestens mit dem Zugang der ersten Mahnung nach Fälligkeit ein. Wenn der Schuldner Unternehmer ist, kommt er aber auf jeden Fall (lt. § 286 Abs. 3 BGB) automatisch 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit der Rechnung in Zahlungsverzug. Zahlungsverzug ist eine Voraussetzung, um beim Kunden Ersatz für Verzugsschaden geltend machen zu können.
Sofort handeln, sobald eine Kundenrechnung fällig ist Den Kunden sollte man in höflichem, bestimmtem, aber unmissverständlichem Ton zur Zahlung auffordern. Kaufmännisch üblich sind hierbei im Abstand von sieben bis zehn Tagen zwei bis drei schriftliche Zahlungsaufforderungen. Dabei sollte die eindeutig definierte Zahlungsfrist "Zahlung bis zum …. bei uns eingehend" Bestandteil der letzten Mahnung sein.
Lieferschein unterzeichnen lassen Ein unterzeichneter Lieferschein sowie die schriftliche Bestätigung des Auftraggebers nach Beendigung des Auftrages, dass alle Arbeiten zu seiner Zufriedenheit erledigt wurden, gehören zwingend mit zur Vertragsdokumentation. Bedingung für die Fälligkeit der Rechnung ist gerade bei Handwerksleistungen deren "Abnahme" durch den Kunden.
Vorabversand der Rechnung per Fax oder E-Mail Bevor die Rechnung per Post an den Kunden geschickt wird, sendet man sie ihm am sichersten auch auf elektronischem Wege zu. Sollte der Kunde nämlich ggf. behaupten, er habe keine Rechnung bekommen, ist man als Unternehmer in der Beweispflicht, dies mit Fakten zu widerlegen. Auch eine Rechnungszustellung per Einschreiben kann u. U. sinnvoll sein.
Sofortige Rechnungsstellung Sobald die Lieferung oder Leistung erbracht wurde, sollte man dem Kunden die Rechnung mit konkretem Zahlungsziel, also einem genauen Datum wie "zahlbar bis zum xx.yy.20zz" stellen. Das vermeidet Missverständnisse und lässt keinen Raum für Interpretationen über vielleicht "branchenübliche Zahlungsziele".
Eigene Geschäftsbedingungen mit einbeziehen Eigene Geschäftsbedingungen sind ein MUSS für jeden Unternehmer. Diese sollten unbedingt Regelungen über den normalen und verlängerten Eigentumsvorbehalt enthalten (Formulierungen, die bei späterer Kundeninsolvenz bares Geld wert sein können). Sowohl im Angebot als auch in der Auftragsbestätigung sollte der Hinweis nicht fehlen, dass die Leistung oder Lieferung auf Basis "beigefügter" Geschäftsbedingungen erbracht wird.
Alle Schritte schriftlich festhalten Alten Zeiten, wo ein Handschlag noch galt, hinterherzutrauern ist heute leider müßig. Von der Erstellung des Angebots über die Bestellung/Auftragserteilung sowie deren Bestätigung! bis hin zur Rechnung und Mahnungen sollte alles schriftlich festgehalten werden.