Viele Unternehmen sind mit zu vielen Software-Lizenzen ausgestattet - manche auch mit zu wenigen. Einmal erworben, wird das Portfolio nie mehr angepasst. Wie IT-Dienstleister ihren Kunden helfen können, ihre Kosten für Software-Nutzung in den Griff zu bekommen, das beschreiben anhand von Beispielen (IBM und SAP) John Emmitt und Sally Snow vom Lizenzspezialisten Flexera Software.
Unter Softwarelizenzoptimierung versteht man den fortlaufenden Prozess zur proaktiven Verwaltung der Softwarebestände im gesamten Software-Produktlebenszyklus, die Maximierung der Asset-Nutzung und die Reduzierung der Kosten bei gleichzeitiger Einhaltung der Lizenzvorschriften. Softwarelizenzoptimierung geht über das herkömmliche Software Asset Management (SAM) hinaus und umfasst Strategien und Werkzeuge zur vollständigen Nutzung von Lizenzberechtigungen - der Softwareproduktnutzungsrechte. Unternehmen können damit ihren Lizenzverbrauch minimieren und einen optimierten Lizenzstatus erlangen. Abgesehen von den Softwareproduktnutzungsrechten gibt es weitere Wege zur Optimierung der Softwarelizenzierung. Je nach Lizenzmodell des Herstellers und den damit verbundenen Nutzungsrechten sind allerdings unterschiedliche Ansätze erforderlich.
Der vorliegende Artikel zeigt einige dieser Strategien zur Softwarelizenzoptimierung auf, die Unternehmen für ihre eigenen SAM-Programme verfolgen können, um eine höhere Rendite aus ihren SAM-Investitionen zu erzielen. Zur Veranschaulichung werden auch herstellerspezifische Beispiele herangezogen.
Produktnutzungsrechte richtig einsetzen
Die meisten großen Unternehmen kaufen Software im Rahmen von Volumenverträgen, die je nach Anbieter beispielsweise Enterprise Agreement, Microsoft Select Plus Agreement, Adobe Cumulative License Program (CLP) usw. heißen. In einigen Fällen ist die Wartung bereits im Basislizenzvertrag enthalten (z. B. Microsoft Enterprise Agreement), in anderen Fällen muss die Wartung separat erworben werden (z. B. Select Plus Agreement). Diese Verträge räumen Lizenzberechtigungen ein, sogenannte Produktnutzungsrechte. Sie unterscheiden sich damit von Softwareprodukten, die als Einzellizenz erworben werden.
Auf der nächsten Seite erfahren Sie, welche Arten von Nutzungsrechten es bei Softwareprodukten gibt.
Was sind Softwareproduktnutzungsrechte?
Bei Produktnutzungsrechten handelt es sich um Rechte, die in Form von Softwarelizenzverträgen festgeschrieben sind und dem Kunden die Nutzung der Software gestatten. Zum Thema Produktnutzungsrechte gibt es eine Vielzahl komplexer Anwendungsfälle. Doch einige allgemeine Nutzungsrechte gelten standardmäßig bei einer ganzen Reihe von Softwareherstellern (z. B. Microsoft, Adobe, IBM, Symantec, usw.), insbesondere, wenn mit der Softwarelizenz ein Wartungsvertrag verbunden ist.
Upgrade-Recht - Das Unternehmen hat das Recht, die neueste Version der verfügbaren Software unentgeltlich zu installieren. Dieses Recht ist normalerweise an einen Wartungsvertrag gekoppelt. In vielen Unternehmen erweist sich die Verwaltung dieser Rechte als schwierig. Beispielsweise kann es sein, dass eine Organisation für einige Lizenzen Wartungsverträge abgeschlossen hat, für andere dagegen nicht. Viele Unternehmen, die keine entsprechende Lösung zur Softwarelizenzoptimierung besitzen, tun sich mit der Verwaltung der Upgrade-Rechte so schwer, dass sie lieber neue Lizenzen der aktuellen Version erwerben, anstatt die Upgrade-Rechte manuell nachzuverfolgen.
Downgrade-Recht - Das Unternehmen hat das Recht, eine neue Version (üblicherweise die aktuelle Version) eines Produkts zu erwerben und eine ältere Version des Produkts zu installieren. Dieser Fall tritt auf, wenn das Unternehmen auf allen Desktops ein "Standard-Image" verwendet, das nur in längeren Intervallen überarbeitet wird. Beispielsweise wird ein Standard-Image mit Microsoft Office 2007 verwendet. Diese Version wird aber nicht mehr von Microsoft verkauft. Wenn das Unternehmen zusätzliche Lizenzen benötigt, muss sie die aktuelle Produktversion der Software erwerben und dann das Downgrade-Recht nutzen, um die ältere Version weiterhin mit dem Standard-Image einsetzen zu können.
Zweitnutzungsrecht - Das Unternehmen hat das Recht, eine Anwendung auf einem Desktop und auf einem Notebook zu installieren, wobei nur eine einzige Lizenz verbraucht wird. Die Regelung hört sich einfach an, lässt sich mit den gängigen Inventarisierungslösungen aber nur schwer nachverfolgen. Eine einwandfreie Analyse des Lizenzverbrauchs setzt voraus, dass ein gemeinsamer Benutzer ermittelt wird (der der "primäre Benutzer" beider Geräte ist). Bei einer Analyse des Hardware- und Softwarebestands muss die Kombination aus Desktop- und Notebook-Installation erkannt werden.
Recht auf mehrere Installationen - Das Unternehmen hat das Recht, dieselbe Anwendung auf einem Gerät mehrmals zu installieren (in der Regel in unterschiedlichen Versionen). Dabei wird allerdings nur eine einzige Lizenz verbraucht. Mehrfache Installationen können versehentlich oder absichtlich erfolgen. Viele Anwendungen werden bei der Deinstallation nicht vollständig entfernt. Auf dem betreffenden Gerät verbleiben dann Installationsreste. Diese Installationsreste werden von vielen Inventarisierungswerkzeugen als legitime Softwareinstallation interpretiert. Das gilt insbesondere für Werkzeuge, die über keine Anwendungserkennung oder Funktionen zur Auswertung von "Software-Fingerabdrücken" verfügen. Dieser Fall kann ebenso nach dem Upgrade einer Anwendung auftreten, wenn Reste der Erstinstallation zurückbleiben.
Disaster-Recovery- (DR) / Failover-Recht - Die Software darf auf einem Produktionsserver und auf einem Backup-Server gleichzeitig installiert werden, wobei nur eine Lizenz verbraucht wird. Als Backup-Server gilt beispielsweise eine Maschine, die nicht online ist und die nur zur Notfallwiederherstellung vorgesehen ist ("Cold DR Machine"). Das Symantec NetBackup Cold Disaster Recovery Right erlaubt es beispielsweise, eine zusätzliche Kopie der lizenzierten Software als nicht genutzte Installation auf einem Cold-DR-Server zu nutzen, der sich an einem Cold-DR-Standort befindet und zum Cluster der Produktionsserver gehört, vorausgesetzt, der Kunde ist im Besitz eines aktuellen Wartungsvertrags.
Diese Beispiele für Produktnutzungsrechte verdeutlichen, dass es bei der Softwarelizenzoptimierung nicht damit getan ist, die Anzahl der installierten Lizenzen mit den beschafften Lizenzen zu vergleichen. Ein 1:1-Vergleich führt häufig zu einer negativen Bewertung des Lizenzstatus eines Unternehmens, was darauf hinausläuft, dass mehr Lizenzen als nötig beschafft werden. In vielen Fällen berechtigt nämlich eine einzige Lizenz zu mehreren Installationen der Software. Werkzeuge zur Softwarelizenzoptimierung müssen heutzutage viele komplexe Lizenzmodelle unterstützen können. Das beinhaltet auch die Fähigkeit, den Lizenzverbrauch der Modelle genau zu berechnen. Eine wirksame Softwarelizenzoptimierung berücksichtigt die Produktnutzungsrechte jeder Anwendung, um den Lizenzverbrauch zu minimieren und infolgedessen die laufenden Softwarekosten zu senken.
Softwarelizenzoptimierung für virtuelle Umgebungen
Virtuelle Nutzungsrechte können auch als Produktnutzungsrechte gelten. Sie werden hier aber getrennt betrachtet, da es viele verschiedene Virtualisierungstechniken gibt und zahlreiche Lizenzierungsszenarien zu berücksichtigen sind. Am gängigsten ist die Virtualisierung von Servern (oder Betriebssystemen), beispielsweise mit VMware vSphere und Microsoft Hyper-V.
Servervirtualisierungsrecht - Dieses Recht erlaubt es, eine Anwendung oder ein Betriebssystem auf einem physischen Hostrechner gemeinsam mit mehreren Softwareinstanzen auf virtuellen Maschinen (VMs) zu installieren. Die Anzahl der zulässigen Kopien auf virtuellen Maschinen kann erheblich schwanken und hängt mitunter von der Softwareedition ab. Symantec Storage Foundation nutzt beispielsweise ein mehrschichtiges Lizenzmodell, das sich an den Editionen von Windows Server orientiert. Die Enterprise Edition lässt zu, dass die Symantec-Software auf vier VMs ausgeführt wird, während die Datacenter Edition eine unbegrenzte Zahl von VMs zulässt.
Diese Form der Produktnutzungsrechte gewinnt an Bedeutung, da sich die Virtualisierung immer stärker durchsetzt. Wegen der Dynamik von virtuellen Umgebungen und der Komplexität der Lizenzregeln kann es ohne eine leistungsstarke Lösung zur Softwarelizenzoptimierung schwierig oder gar unmöglich sein, Servervirtualisierungsrechte zu verwalten.
Eine relativ einfache Optimierung lässt sich für die Lizenzierung der Oracle-Datenbanksoftware in einer virtuellen Umgebung unter VMware durchführen. Oracle erkennt keine Softpartitionierungstechniken von Dritten, wie beispielsweise VMware vSphere, wenn es um die Lizenzierung von Datenbankinstanzen mithilfe der Prozessormetrik geht. In diesem Fall muss die volle Kapazität des Servers oder Clusters lizenziert werden.
Eine häufige Bad Practice besteht darin, die Oracle-Datenbank auf einer einzelnen virtuellen VMware-Maschine oder auf einem VMware-Server oder sogar in einem VMware-Cluster zu installieren. In diesem Fall müssen alle Prozessoren im physischen Server oder Cluster lizenziert werden. In großen Unternehmen kommt es häufig zu dieser Situation, wenn das Rechenzentrum virtualisiert wird.
Eine Lösung besteht darin, die Virtualisierung rückgängig zu machen und die Oracle-Datenbank außerhalb des Clusters auf einer physischen Maschine auszulagern. Das wäre meist die günstigere Variante. In vielen Fällen gibt es aber weitere Oracle-Datenbankinstanzen im Unternehmen. Hier bietet es sich an, alle Instanzen auf demselben Server oder Cluster zusammenzuführen. Sobald der physische Server oder Cluster vollständig für die erste Oracle-Datenbankinstanz lizenziert worden ist, kann dem Server oder Cluster eine unbegrenzte Anzahl virtueller Maschinen hinzugefügt werden, die weitere Oracle-Datenbankiinstanzen unterstützen. Neue Oracle-Prozessorlizenzen werden nicht benötigt.
Ein weiteres Beispiel: IBM-PVU-Lizenzen (Processor Value Unit) räumen das Recht zur Subcapacity-Lizenzierung in VMware-Server-Clustern ein. Unternehmen können die Kosten der IBM-Lizenzen senken, indem sie nur die virtuelle Kapazität lizenzieren, die zur Ausführung der IBM-Anwendung genutzt wird. Schwierig wird es, wenn die sogenannte "Hochwassermarke" ermittelt werden soll, also die kostenintensivste Konfiguration im Cluster, die zur Berechnung der erforderlichen Anzahl von PVU-Lizenzen benötigt wird (siehe Abb. 1). Darüber hinaus können DRS Host Affinity Rules ins Spiel kommen, die festlegen, welche Server im Cluster von dieser Anwendung genutzt werden dürfen. Leistungsstarke Werkzeuge zur Softwarelizenzoptimierung können die Hochwassermarke für IBM-PVU-Lizenzen automatisch ermitteln, um den IBM-Lizenzstatus anschließend zu optimieren.
Foto: Flexera Software
Wie bereits erwähnt, gibt es viele weitere Arten von Virtualisierungstechnologien, beispielsweise Anwendungsvirtualisierung (z. B. Citrix XenApp und Microsoft App-V) und Desktop-Virtualisierung (Virtual Desktop Infrastructure / VDI). Auch diese Technologien setzen leistungsstarke Lizenzmanagementwerkzeuge voraus, um den Lizenzstatus für Software, die in diesen Umgebungen ausgeführt wird, berechnen zu können.
Nutzungsbasierte Lizenzoptimierungen und Fazit
Manchmal erfordert die Lizenzoptimierung eine detaillierte Nachverfolgung und Analyse der Softwarenutzung. Dies betrifft beispielsweise SAP. Dort kommen hauptsächlich zwei Lizenzmodelle zum Tragen: Named-User- und Package-Lizenzen (Engine-Lizenzen). Bei Named-User-Lizenzen wird zwischen zahlreichen Benutzerkategorien unterschieden: etwa Developer, Professional, Employee Self-Service und Test. Named User werden nach ihren Rollen und nach den Funktionen der SAP-Software klassifiziert, die sie nutzen dürfen. In den meisten Unternehmen wird diese Klassifizierung manuell durchgeführt. Sie beruht also nicht auf der tatsächlichen Systemnutzung. Für einen SAP-Administrator ist es oft schwierig, die passende Lizenz für einen bestimmten Benutzer zu ermitteln. Folglich stuft er den Benutzer so ein, wie es ihm sinnvoll erscheint.
In einigen Fällen ist der Anwender folglich unterlizenziert. Eigentlich würde er eine (sehr teure) Developer-Lizenz benötigen, besitzt aber nur eine Limited-Professional-Lizenz (nicht ganz so teuer, aber auch nicht billig). Daraus errechnet sich zum Zeitpunkt der Systemvermessung eine Lizenzanpassung, die im Budget nicht eingeplant ist. Häufig ist aber das Gegenteil der Fall: Der Anwender ist überlizenziert. Er besitzt also eine höherwertige Lizenz, die er nicht benötigt - wenn man die eigentliche Nutzung der SAP-Software zugrunde legt. Flexera Software stellt bei Anwendern immer wieder fest, dass viel zu viele Professional- und Limited-Professional-Lizenzen vorhanden sind. Oft würden die kostengünstigeren Employee- oder Employee-Self-Service-Lizenzen reichen. Durch Umstellung der Lizenzen können Unternehmen die Neuanschaffung kostspieliger Lizenzen vermeiden, indem sie freigewordene Lizenzen nutzen. Auch bei den nächsten Lizenzverhandlungen mit SAP lassen sich so erhebliche Kosten einsparen.
Für Named-User-Lizenzen liegt die Lösung darin, Werkzeuge einzusetzen, die die SAP-Nutzung für jeden Benutzer automatisch nachverfolgen und analysieren. Die Lizenzoptimierungswerkzeuge für SAP sind in der Lage, die kostengünstigste Lizenz zu empfehlen, die dem Bedarf des jeweiligen Benutzers entspricht. Abb. 2 zeigt den ursprünglichen und den optimierten Zustand am Beispiel von Named-User-Lizenzen eines SAP-Kunden. Im optimierten Zustand kommt das Unternehmen mit weniger Professional-, Limited-Professional- und sogar Employee-Self-Service-Lizenzen aus und nutzt deutlich mehr kostengünstigere CAT- oder Time-Card-Lizenzen.
Foto: Flexera Software
ie Concurrent-User-Lizenzierung ist ein weiteres Beispiel dafür, dass die Nutzungsanalyse für die Lizenzoptimierung unerlässlich ist. Bei der Concurrent-Lizenzierung kommt es nicht auf die Anzahl der Softwareinstallationen an: Hier ist entscheidend, wie viele Personen die Software gleichzeitig nutzen. Wenn eine Organisation 1.000 Concurrent-Lizenzen für eine bestimmte technische Anwendung besitzt, können beispielsweise 1.000 Techniker gleichzeitig mit dieser Software arbeiten. Wenn Techniker Nr. 1001 versucht, die Software auszuführen, wird ihm der Zugang verweigert. Er wird vom Lizenzserver abgewiesen und muss warten, bis eine Lizenz frei wird. Werkzeuge zur Softwarelizenzoptimierung verfolgen und analysieren die Nutzung dieser Concurrent-Lizenzen; sie messen die Nutzungsspitzen und die Zugangsverweigerungen. Darüber hinaus berechnen sie die effektiven Spitzen, damit die Organisation die optimale Anzahl Lizenzen für jede Anwendung beschaffen kann. In vielen Fällen können Unternehmen die Verfügbarkeit ihrer vorhandenen Concurrent-Lizenzen erhöhen und auf diese Weise Kosten einsparen.
Foto: Flexera Software
Fazit: So lizenzieren Sie Software kostensparend
Warum sollten sich Unternehmen um die Softwarelizenzoptimierung Gedanken machen? Warum sollten sie darauf achten, Produktnutzungsrechte richtig einzusetzen und den optimalen Lizenztyp für SAP-Named-User-Lizenzen auszuwählen? Weil sie damit Lizenzverbrauch und Lizenzausgaben erheblich senken können! Die Kostenersparnis kann zwischen fünf und 25 Prozent der Software-Jahresausgaben betragen. Die Rendite, die ein Unternehmen aus ihrem Software Asset Management erzielt, lässt sich damit also deutlich steigern.