Geschäftsreisen sind aufgrund ihrer Komplexität schwer zu strukturieren. Nicht selten müssen mehrere Reisemittel wie Flugzeug, Zug und Mietwagen miteinander kombiniert und unterschiedlichste Tarife verglichen werden. In der Unternehmenspraxis sind oft Assistenzen damit beschäftigt, auf den unterschiedlichsten Portalen ein zugleich günstiges und zeitlich passendes Angebot zu finden.
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Firmenkunden bei der Bahn
Wenn eine Zugfahrt geplant wird führt an www.bahn.de kein Weg vorbei. Über das Firmenkundenprogramm Corporate der Deutschen Bahn können Bahncards Business mit 25 oder 50 Prozent Nachlass auf den Normalpreis gekauft sowie zusätzliche Firmenkundenrabatte bis zu neun Prozent erzielt werden.
Die Rabatte sind gestaffelt und richten sich nach den Jahresticketumsätzen. Wichtiger Vorteil beim Corporate-Programm: Ungenutzte Online-Tickets können noch bis zum Folgetag des ersten Geltungstag kostenfrei storniert werden.
Flugvergleichsportale
Flüge können direkt bei den Airlines online gebucht werden oder oftmals sogar günstiger über Vergleichsportale wie www.flug24.de oder www.fluege.de. Die Vielfalt an Anbietern ist enorm. Weitere Portale sind beispielsweise:
swoodo.com
billig-flieger-vergleich.de
flug.idealo.de
billigfluege.de
billigflieger.de
flugticketvergleich.net
skycheck.com
allfly.de
airline-direct.de
Mietwagen im Preisvergleich
Wer einen Mietwagen buchen möchte kann die Tarife von Sixt, Europcar, Hertz, Avis und Co. über Portale vergleichen lassen. Beispielhaft zu nennen sind:
check24.de
billiger-mietwagen.de
mietwagenpreisvergleich.org
mietwagen-vergleich.de
mietwagen-check.de
mietwagenmarkt.de
Hotelbuchungsportale und mehr
Bei Übernachtungen hat sich in den letzten Jahren www.hrs.de als Marktführer etabliert. Unternehmen sollten sich unter My HRS registrieren, weil für Geschäftsreisen Rabatte bis zu 30 Prozent drin sind. Zudem können Hotelfavoriten und Buchungsvorlagen genutzt werden. Mittlerweile zählt HRS 25.000 Firmenkunden. Einen für die Firma angepassten Online-Buchungsbereich mit der Möglichkeit, detaillierte Auswertungen zu erhalten, ermöglicht auch das Portal www.hotel.de.
Spezialisierte Reisebüros
Die Zusammenstellung einer Dienstreise aus vielen einzelnen Komponenten kann sehr mühsam sein. Für Unternehmen mit hohem Reiseaufkommen ist daher eine Zusammenarbeit mit spezialisierten (Online-)Reisebüros zu empfehlen. Deutscher Marktführer in diesem Bereich ist nach eigener Aussage BCD Travel aus Bremen. Unter dieser Internetadresse kann zugleich ein Flug, eine Bahnfahrt, ein Mietwagen, ein Hotel oder ein Tagungshotel bzw. eine Event Location gebucht werden – auch telefonisch.
Reisekosten online abrechnen
Sehr komfortabel: Über das Programm "Expense" kann sogar die Reisekostenabrechnung online und rechtssicher erstellt werden. Steuerrechtliche Vorgaben sowie aktuelle Währungskurse werden vom System zur Verfügung gestellt. Reisende können auch unterwegs unterstützt werden. Bei Änderungen im hinterlegten Reiseplan, etwa bei Annulierungen oder Flugverspätungen, alarmiert die App "Mobile Travel Companion" per Meldung auf dem Smartphone.
Plattform für die Reiseabwicklung
Ähnliche Angebote wie BCD Travel bietet auch Image Tours Business Travel (www.imagetours.de) aus Hamburg. Zum einen organisiert Image Tours als Full Service-Reisebüro komplette Reisen, zum anderen ermöglicht es Unternehmen Travel Management-Lösungen. Über den "Atlatos Profi Traveller" als webbasierte Plattform können Unternehmen einfach Hotels, Mietwagen, Flüge und Bahnfahrten unter Berücksichtigung von internen Vorgaben wie Reiserichtlinien und standardisierter Genehmigungsverfahren buchen. Reiseabrechnungen werden automatisch generiert. Als Besonderheit beschafft Image Tours weltweit alle benötigten Visa. Eine ausgewiesene Expertise hat der Dienstleister bei Reisen nach Osteuropa und in die Staaten der ehemaligen Sowjetunion.
Reportings und Reisen
Das Kölner Reisebüro Frenzen hat unter www.firmenreisen24.de ein Portal für Geschäftsreisen etabliert. Es bietet u.a. umfangreiche Reportings über getätigte Umsätze und auch Sparpotenziale an. BTO24 (www.bto24.de) ist ein Geschäftsreisebüro für mittelständische Unternehmen. Rund 45 Mitarbeiter unterstützen sie von Hamburg aus. Dabei gibt es für die Kunden feste Service-Teams mit persönlichen Ansprechpartnern.
Unter der Marke FIRST Business Travel (www.first-business-travel.de) sind deutschlandweit rund 90 Filial- und Franchisereisebüros zu finden, die sich unter dem Dach der TUI auf Geschäftsreisen spezialisiert haben.
Global Player
Ein Dienstleister in allen Belangen von Geschäftsreisen ist die Hogg Robinson Group HRG (www.hrgworldwide.com/de) - mit 12.000 Mitarbeitern in 120 Ländern ein Global Player. HRG hat sich in Deutschland insbesondere im Sportreisemanagement eine hervorgehobene Marktposition gesichert. So werden in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Fußballbund, dem FC Bayern München und dem Bundesligameister Borussia Dortmund gemeinsame Reisbüros betrieben. Gruppenreiseservice und Consulting bei der Organisation sowie Verwaltung von Geschäftsreisen gehören zum Angebot von HRG.
Kosten und Kreditkartenanbieter
American Express bieten umfassende Buchungsmöglichkeiten an. Beim Kreditkarteneinsatz sind oft bestimmte Versicherungsleistungen inkludiert. Falls Mitarbeiter selbst unterwegs eine Firmenkreditkarte einsetzen dürfen ist auch die Zahlung von Vorschüssen überflüssig.
Doch damit nicht genug. Als eines der weltweit führenden Unternehmen im Geschäftsreisemanagement verfügt es über Daten von mehr als 12.000 Kunden. Folglich kann American Express dank seiner Erfahrungen in allen Prozessen des Travel Managements umfassend bei der Überarbeitung von Reiserichtlinien, Einführung verbesserter Prozesse und dem Realisieren von Sparpotenzialen beraten.
Abrechnungen zentral verwalten
AirPlus, das zur Lufthansa gehört, bietet Firmenkreditkarten an, die zentral von der Reisestelle für die Buchung und individuell von Reisenden genutzt werden können. Über den Company Account werden übersichtlich alle Reiseleistungen auf einer Sammelrechnung erfasst. Beim Debit Account erfolgt die Verrechnung zwar unmittelbar, dafür spart man sich jedoch das Kreditkartenentgelt von 3,40 Euro bei jedem Lufthansa-Flugticket. Die Transaktionsdaten aus dem Geschäftsreiseportal können direkt ins Buchhaltungssystem eingespielt werden.
Reisekosten können über den "Expense Overview" analysiert werden. Hinzu buchbar sind Sammelfunktionen für das Programm Miles & More. Die bei EU-Reisen mögliche Mehrwertsteuerrückerstattung aus ausländischen Leistungen ist optional. Bis zum 30.9. des Folgejahres kann die Rückerstattung von gezahlter Vorsteuer beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden. Einfacher geht dies im elektronischen Verfahren über www.elsteronline.de/bportal/.
Software für die Reisekostenabrechnung
Für die Abrechnung von Reisekosten gibt es eine große Auswahl an Softwarelösungen. Wegen der ständigen Änderungen von Verpflegungspauschalen, steuerlichen Kriterien und Wechselkursen sind laufend aktualisierte webbasierte Lösungen klar im Vorteil.
Zudem machen elektronische Lösungen die Prozesse transparenter und helfen so, Geld sparen. Ein anzuschaffendes Reisekostenabrechnungsprogramm sollte aber mindestens folgende aktuelle Daten beinhalten:
alle Währungen,
Umrechnungskurse,
in- und ausländische Spesensätze,
passende Schnittstellen etwa zu Lohn- und Finanzbuchhaltungsprogrammen und
eine kostenfreie oder zumindest kostengünstige Hotline.
Nachfolgend eine kleine Auswahl gängiger Softwarelösungen für das Reisekostenmanagement für Unternehmen:
Hrworks
Eine Software as a Service-Lösung, die von den Mitarbeitern auch unterwegs bedient werden kann ist www.hrworks.de. Für vier Euro pro Benutzer und Monat kann dieses Programm gemietet werden. Der Mitarbeiter selbst erfasst alle Reisedaten und gibt die Belege ein. Über einen Genehmigungs-Workflow wird die erstellte Reisekostenabrechnung per Mail an den Vorgesetzten geschickt, der diese auch von unterwegs freigeben kann. Diese Daten werden dann zur Verbuchung an das Rechnungswesen weitergeleitet, sodass ein automatischer Export in die Lohn- und Finanzbuchhaltung erfolgt. HR Works bietet somit eine integrierte Lösung, die auch unternehmensindividuell angepasst werden kann.
Hansalog
Die Firma Poly-clip System hat für die Reisekostenabrechnung ihrer Mitarbeiter Hansalog eingeführt, welches ähnlich funktioniert. Hier werden die Zahlungsdaten automatisch an das SAP-System übergeben und beim wöchentlichen Zahlungslauf an die Mitarbeiter überwiesen.
ADP
ADP hat mit "Travel" (www.de-adp.com) ebenfalls eine Lösung auf dem Markt, die einen Online-Zugriff auf alle Informationen und seit der CeBIT 2012 einen SAP-Export erlaubt. Mit der "Advanced"-Version wurde eine plattformunabhängige Software geschaffen, die für mobile Endgeräte optimiert wurde. Eine mobile Reisekostenabrechnung ist über Smartphone oder Tablet möglich.
InServ
InServ (www.reisekostenabrechnung-inserv.de) bietet mit MobileXpense eine webbasierte ASP-Lösung an, die mehr als 20 Sprachen verarbeiten kann. Im Outsourcingmodell werden alle Belege von InServ gescannt und elektronisch archiviert. Externe Abrechnungen sind grundsätzlich teuerer können jedoch im Einzelfall sinnvoll sein. ADP und Numiga (www.numiga.de), Partner des Reisebüros BCD Travel, bieten ebenfalls solche Outsourcingoptionen an.
BBS für MS Office
Kaufsoftware auf der Basis von Add-Ins zu Microsoft Office hat der Reisekostenabrechnungsspezialist BBS (www.reiseabrechnung.de) im Angebot. Dessen leistungsfähigste Lösung ist BBS Reise Pro Netz, mit dem drei Benutzer bis zu 100 Reisende abrechnen können. Sie kostet 355,81 Euro inklusive Umsatzsteuer und Versand.
1A von Viatos
Lizenzkauf, Miete oder Outsourcing ist möglich bei der Verwendung von "1A" von Viatos (www.viatos.de). Die webbasierte Software erlaubt auch mehrstufige Genehmigungsprozesse und umfasst den gesamten Prozess von der Beantragung bis zur Abrechnung, dem Controlling und Reporting von Geschäftsreisen.
Concur
Eine integrierte Lösung von der Reiseplanung bis zur Reisekostenabrechnung leistet Concur (www.concur.de). Innerhalb eines Tools findet der Reisende alle Komponenten für weltweites, richtlinienkonformes Reisen. Er hat Zugriff auf alle exklusiven Direktverbindungen, Firmenrabatt- und Onlineraten. Die Buchungsinformationen werden mit den Abbuchungen von der Firmenkreditkarte des Mitarbeiters und den elektronischen Belegen von Leistungslieferanten verknüpft.
Diese Transaktionen werden schließlich in die Reisekostenaufstellung übernommen. Die Informationen, die für die Reisebuchungen verwendet werden dienen gleichzeitig der Reisekostenabrechnung und Bezahlung der Beteiligten. Der Reiseplan kann genauso wie auch die Reisekostenabrechnung von unterwegs per Smartphone verwaltet werden. Vorgesetzte können diese detailliiert und in Echtzeit einsehen, genehmigen, hinterfragen oder ablehnen.
Concur gibt an, dass durch ihre integrierte Geschäftsreisemanagementlösung die Transaktionskosten für Buchungen um 79 % sinken. Die Einhaltung von Reisekostenrichtlinien kann um bis zu 90 % verbessert werden und die Dauer für die Kostenerstattung wird um zwei Drittel verkürzt.
Einen Überblick über weitere Programme zur Reisekostenabrechnung finden Sie unter www.software-marktplatz.de oder www.softguide.de. (tö)