Wer einen Messeauftritt plant und durchführt, wird sein Budget genau kennen und wissen, wie schwer dieser Posten im Gesamtbudget wiegt. Schlimm, wenn dieses schöne Geld dann sinnlos versenkt wird. Verbraten wird. In den Wind geschossen wird. Aus dem Fenster geworfen wird. So wie es – erstaunlicherweise – immer wieder auf Messen zu beobachten ist.
Foto: Deutsche Messe
Im Folgenden erhalten Sie ein paar Anregungen, wie Sie dieses schöne Geld todsicher versenken können - und was Sie tun sollten, damit es nicht soweit kommt.
Vorbereitung
Die jährliche Messe steht an. Obwohl dieser Termin meist Jahre im Voraus bekannt ist: Planen Sie Ihren Messeauftritt kurzfristig. Reservieren Sie erst wenige Monate oder gar Wochen vor dem Termin Ihren Stand. Geben Sie Bestellungen für Prospekte und sonstiges Material möglichst kurzfristig auf, damit Ihre internen und externen Dienstleister schön ins Schwitzen kommen.
Sollen die doch was tun für Ihr Geld! Am besten nutzen Sie ohnehin die alten Flyer, die gar nicht mehr die aktuellen Produkte auflisten; macht nichts, das können Sie Standbesuchern auch mündlich erklären.
Besser:
Der Erfolg einer Messe steht und fällt mit einer strukturierten Vorbereitung, die alle relevanten Punkte berücksichtigt: erste Überlegungen, Konzeption, Budgetplanung, Planung des Messestandes, Materialbestellung, Personalplanung, Personalschulung, Reiseplanung.
Zielsetzung
Messen sind lästig, anstrengend und nervig. Falls Sie mal irgendwo gehört haben, dass Messen für die meisten Unternehmen wesentliches Akquise-Instrument darstellen, um sich auf dem Markt bekannt zu machen und Kunden zu gewinnen: vergessen Sie es. Hauptsache, die Messetage gehen möglichst schnell um!
Setzen Sie sich und dem Messe-Team kein Ziel, führen Sie keine Vorgespräche über Sinn und Zweck der Messe und bereiten Sie sich inhaltlich nicht vor. Vor allem versäumen Sie es, Ihre Kunden und andere Besucher im Voraus über die Messe zu informieren oder gar Termine dort zu vereinbaren. Wer kommt, der kommt; wer nicht kommt, hat halt Pech gehabt.
Besser:
Legen Sie Ziele für Ihren Messeauftritt fest und stimmen Sie das gesamte Messepersonal hinsichtlich Zielsetzung, Nutzen und Vorgehensweise auf die Messe ein. Je besser Sie gemeinsam Ihre Ziele mittragen, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass Sie diese auch erreichen.
Standgestaltung
Große Messeflächen kosten viel Geld. Schicke Stände auch. Stellen Sie die Fläche möglichst voll, so dass vorbeigehende Besucher keinen Überblick haben. Die Messemöbel können ruhig alt sein, das sieht man ja nicht so, wenn sie eng aneinander stehen.
Legen Sie keine Broschüren aus, am besten werden diese in übereinander gestapelten Kartons hinter der Theke verstaut, so dass kaum einer dran kommt. Kunden sollen gefälligst Geduld haben, wenn ihr Messeberater Unterlagen holt. Sie haben Süßigkeiten anzubieten? Lassen Sie diese einfach im aufgerissenen Verpackungskarton auf der Theke stehen, das passt schon.
Besser:
Lassen Sie Ihrem Stand ausreichend "Luft zum Atmen" und bieten Sie dem Besucher ein überschaubares Bild. Werbematerialien wie Prospekte sollten für alle Messemitarbeiter greifbar und ansprechend angeordnet sein.
Verhalten
Dass Körpersprache mehr als 55 Prozent unserer Wirkung ausmacht, ist Psychologen-Quatsch. Stehen oder sitzen Sie, wie Sie wollen, verschränken Sie die Arme, kratzen Sie sich, stehen Sie mit dem Rücken zu den Gängen. Am besten reden Sie den ganzen Tag mit Ihren Kollegen, das sieht gesellig aus. So geht auch jeder Messetag schneller um.
Besser:
Körpersprache ist Ihr wichtigstes Überzeugungsmittel! Stehen Sie sichtbar mit entspannter Körpersprache, den Besuchern zugewandt, offen und freundlich.
Zugewandtheit
Wo Sie auf dem Stand stehen, ist egal. Ach so, Sie wollen lieber sitzen? Auch kein Problem, verstecken Sie sich hinter Ihrem Laptop. Da können Sie zudem liegengebliebene Aufgaben erledigen: E-Mails schreiben, Berichte lesen, Butterbrote essen, bis auch der letzte Besucher Sie gemieden hat.
Besser:
Zeigen Sie zu jedem Zeitpunkt, dass Sie ansprechbar sind und für den Besucher da sind. Alle anderen Aktivitäten gehören nicht auf die Standfläche.
Formulierungen
Wenn Sie mit einem Besucher reden, spulen Sie am besten auswendig gelernte Sätze herunter. Möglichst mit einer monotonen Stimme. Selbst der langsamste Besucher wird dann merken, dass er Sie stört.
Formulieren Sie keinesfalls den Nutzen, den Ihr Produkt für den Kunden haben könnte. Stattdessen erwähnen Sie nur die Informationsdetails: "... hat die Leistung X, die Maße Y..." Garniert mit einem genervten Seufzer wird Ihre Botschaft unüberhörbar sein.
Besser:
Schauen Sie Ihren Gesprächspartner an und erläutern Sie ihm den Nutzen und Vorteil Ihres Produkts.
Nachbereitung
Endlich ist die Messe vorbei! Jetzt können Sie den Griffel fallen lassen und brauchen sich um nichts mehr zu kümmern. Bis zum nächsten Jahr ist die Sache gegessen. Ob aus eventuell interessierten Besuchern gute Kunden werden, ist Nebensache oder einfach Glückssache. Der Praktikant kann ja die neuen Kontakte im System anlegen, dann können Sie zumindest in Ihrem Jahresgespräch beweisen, dass Sie was getan haben.
Besser:
Zu jeder erfolgreichen Messe gehört eine intensive Nachbereitung: von der Erfassung der neuen Kontaktdaten bis hin zum Verschicken von Unterlagen, Angeboten und vor allem dem gezielten Nachfassen. Dieser Prozess geht über einen längeren Zeitraum. (tö)