So vermeiden Sie Druckerausfälle

Fällt der Drucker aus, kann sich das schnell negativ auf die Produktivität Ihrer Kunden auswirken. In einer aktuellen Studie von Dokulife in Zusammenarbeit mit Druckerhersteller Brother wurden unter anderem auch die häufigsten Gründe, warum das Druckgerät nicht druckt, ermittelt.

Doch die häufigsten Druckerfehler (Bild 11) lassen sich leicht vermeiden. Wir haben in Zusammenarbeit mit Brother die Fehlerursachen analysiert und geben Tipps wie Sie und Ihre Kunden diesen Fehlern vorbeugen können.

Schwarzweiß-Laserdrucker werden in Büroumgebungen auf häufigsten genutzt.

Der Großteil der Druckjobs haben einen Umfang von zwei bis drei Seiten.

Je größer das Unternehmen, desto häufiger werden Arbeitsgruppengeräte genutzt.

Die Sparmaßnahmen beim Drucken sind je nach Unternehmensgröße sehr unterschiedlich.

Bei kleineren Unternehmen ist oft das Führungspersonal bei der Gerätebeschaffung involviert.

Bei mittleren Unternehmen unterscheiden sich die Beschaffungswege für Hardware und Verbrauchsmaterial sehr stark.

Bei großen Unternehmen ist der Anteil der externen Dienstleister am höchsten, insbesondere bei Installation und Wartung.

Tinte und Toner werden am häufigsten im Versandhandel geordert.

Auch bei privaten Konsumenten gibt es unterschiedliche Bezugsquellen für Hardware und Supplies.

Druckqualität ist immer noch das wichtigste Kaufkriterium.

Die größte Fehlerquelle beim Drucken ist das Papier-Handling.

Je größer das Unternehmen, desto länger dauert die Behebung von Störungen.

Fehlerursache: Fehlende Verbrauchsmaterialien

Prozesse und Verantwortung sind die Schlüssel, um Ausfallhäufigkeit und Ausfallzeit zu reduzieren. Eine Automatisierung, etwa der Verbrauchsmaterialbestellung durch das Gerät selbst, kann eine sinnvolle Maßnahme sein, um die Ausfallhäufigkeit zu reduzieren, weil der frische Toner beim Gerät ankommt, bevor der alte aufgebraucht ist.

Tipp 1: Eine strukturierte Verbrauchsmaterialversorgung, etwa über Managed Print Services, trägt dazu bei, die Prozesse zu optimieren und sowohl die Ausfallhäufigkeit als auch die Ausfallzeit zu reduzieren.

Jedoch gehen die positiven Effekte wieder verloren, wenn sich von mehreren Nutzern keiner für das Gerät verantwortlich fühlt und den Toner auch ersetzt. Geräte mit persönlicher Verantwortung (Arbeitsplatzgeräte) fallen zwar nicht seltener wegen Verbrauchsmaterialmangels aus als Etagengeräte ohne persönliche Verantwortung eines Anwenders (nicht Administrator), aber es zeigt sich, dass die Geräte umso schneller wieder betriebsbereit sind, je höher der Grad der persönlichen Verantwortung ist.

Tipp 2: Es empfiehlt sich auch bei Etagen- oder bei Arbeitsgruppengeräten unter den jeweiligen Anwendern einen "Druckerpaten" zu benennen, der für Papier und Tonernachschub sowie für die erste Hilfe zuständig ist.

Fehlerursache: Papierstau

Je leistungsstärker die Geräte sind, desto größer ist die mechanische Beanspruchung des Papiers und des sonstigen Verbrauchsmaterials. Daher steigen mit zunehmender Druckleistung die Anforderungen sowohl bei der Qualität im allgemeinen als auch bei der Lagerhaltung des Papiers.

Tipp 3: Je besser alle drei Komponenten - Hardware, Toner und Papier - aufeinander abgestimmt sind, desto geringer ist das Risiko eines Papierstaus.

Falsches oder falsch gelagertes Papier kann erhöhten Abrieb und somit Staub im Papiertransport (Walzen, Mechanik, etc.) verursachen. Dieser muss nicht gleich einen Papierstau verursachen, aber er beschleunigt den Verschleiß der für den Papiertransport relevanten Teile und erfordert einen erhöhten Wartungsaufwand.

Falscher Toner kann beispielsweise zur Folge haben, dass er nicht vollständig fixiert wird, wenn er aufgrund der Zusammensetzung eine höhere Fixiertemperatur benötigt als ein auf das Gerät und die Fixiereinheit abgestimmter Toner. Das nicht fixierte, lose Tonerpulver kann ebenfalls der Papierführung zusetzen.

Wenn eine der wesentlichen Komponenten, das Papier oder das Verbrauchsmaterial, nicht die erforderliche Beschaffenheit aufweist, kann es auch daran liegen, dass Hardware und Verbrauchsmaterial von unterschiedlichen Abteilungen beschafft wurden.

Tipp 4: Im Sinne der Anwenderzufriedenheit und der Effizienz in Unternehmen sollte darauf geachtet werden, dass die IT-Abteilung (bzw. die für die Druckerhardware verantwortliche Abteilung) grundsätzlich auch in den Auswahl-, Beschaffungs- und Lagerungsprozess des Papiers und des Verbrauchsmaterials zumindest eingebunden oder besser noch, dafür verantwortlich ist.

Fehlerursache: Netzwerk- und Kommunikationsprobleme

Es gibt keine Anzeichen, dass die Netzwerkproblematik von den Druckgeräten ausgeht. Auch zeigt sich kein spezifischer Unterschied zwischen einzelnen Druckinfrastrukturen. Eine zentralisierte Druckerlandschaft mit wenigen Geräten ist nicht weniger fehleranfällig als eine dezentralisierte mit vielen Geräten. In wenigen Fällen könnte dies eventuell ein Hinweis auf Drucker mit veralteter Netzwerktechnologie sein oder dass die Drucker nicht optimal auf die individuelle Netzwerkarchitektur mit allen Sonderfällen eingerichtet ist.

Tipp 5: Die IT-Abteilung sollte daher von Zeit zu Zeit überprüfen, ob die älteren Geräte noch auf dem neuesten Stand der Netzwerktechnik sind bzw. überprüfen, ob die Drucker, bzw. die Hersteller flexibel genug sind, um sich veränderten Netzwerkanforderungen anzupassen. (awe)