Das Erfassen und Archivieren von Dokumenten gewinnt stetig an Bedeutung. Doch mit welchen Geräten sollen die Vorlagen gescannt werden? Digitale Kopierer und Multifunktionsgeräte (MfG) stehen in fast jedem Büro und können in der Regel auch zum Scannen verwendet werden. Doch sie eignen sich nicht für jeden Einsatzzweck.
Foto: Fujitsu / PFU
Wir haben für Sie die wichtigsten Argumente und Anwendungsbeispiele für spezialisierte Dokumentenscanner zusammengestellt, damit Sie ihren Kunden die passenden Geräte anbieten können.
Business-Umgebung erfordert Scanner
Scanner werden oft direkt durch Anwendungen wie Dokumentenmanagementsysteme angesteuert. Multifunktionsgeräte sind häufig wesentlich schwieriger in diese Business-Umgebungen einzubinden. In diesem Fall sind Netzwerkscanner für Arbeitsgruppen oder Arbeitsplatzgeräte die richtige Wahl.
Einfache Bedienung / wenig Trainingsaufwand
Mitarbeiter müssen auf die Erfassungsgeräte geschult sein. Durch ihre komplexe Architektur erfordern Multifunktionsgeräte eine ausführliche Einweisung des Personals. Werden Dokumente von vielen unterschiedlichen, wechselnden Mitarbeitern erfasst, bietet sich der Einsatz eines Netzwerkscanners an, der in der Regel direkt das entsprechende Dokumentenmanagementprogramm anspricht. Auf dem Markt gibt es dafür Geräte, die bereits mit einer vollwertigen Tastatur und Display ausgestattet sind.
Unterschiedliche Papiersorten
Multifunktionsgeräte sind für den Einsatz von standardisierten Papiervorlagen konzipiert. Sie sollten daher mit Vorlagen gleichen Formats und gleicher Papierstärke gefüttert werden. Werden häufig Dokumente in unterschiedlicher Größe und Stärke in einem Vorgang (Batch) erfasst, kann ein Dokumentenscanner seine Stärken ausspielen. Doppelte Einzüge kommen seltener vor und werden als Fehler erkannt. Zudem scannen die Geräte häufig auch in einem echten Duplex-Vorgang ein Dokument von vorne und hinten, währen bei den MFGs das Papier mechanisch umgedreht wird. Dies zu weiteren Papier-Handling-Fehlern führen.
Bessere Bildverarbeitung
Die Erfassung bei Multifunktionsgeräten ist darauf optimiert, Kopien zu erzeugen. Das Abbild sollte daher dem Original möglichst nahe kommen. Bei der Archivierung und bei der OCR-Lesbarkeit von Dokumenten kommt es aber eher auf Kontrast, Optimierung bei farbigen Hintergründen oder kompakte Dateigrößen an. Hier haben Dokumentenscanner die Nase vorn.
Dazu kommt noch, dass bei MFGs mit einem weißen Hintergrund scannen. Das hat Vorteile beim Kopieren, denn Vorlagen in kleinerem Format würden sonst auf der Kopie mit schwarzem Rand dargestellt. Das erhöht den Tonerverbrauch und sieht nicht besonders schön aus. Der helle Hintergrund lässt aber bei beidseitig bedruckten Dokumenten die andere Seite durchscheinen, was für die Dokumentenerfassung eher hinderlich ist.
Kopierer wird blockiert
Wenn am Multifunktionsgerät gescannt wird, kann in der Regel nicht gleichzeitig kopiert oder gedruckt werden. Werden größere Volumen gescannt, kann das zu Warteschlangen derjenigen führen, die das Gerät zum Kopieren nutzen wollen. Hier sollte der Kunde genau einschätzen können, ob die Scanfrequenz einen normalen Kopier- und Druckeinsatz zulässt, sonst kann es schnell zu Produktivitätsverluste durch Wartezeiten kommen. Hier kann sich der Einsatz eines Dokumentenscanners schnell auszahlen.
Wartung und Verschleiß
Hohes Scanvolumen heißt auch höhere Beanspruchung von Verschleißteilen. Zum einen sind Scanner besser auf hohes Volumen vorbereitet, zum anderen heißt eine Wartung auch Stillstand des gesamten Geräts. Im Servicefall wird dann eben nur der Scanner repariert. Bei Multifunktionsgerät muss der Anwender nicht nur auf Scannen, sondern auch auf das Drucken und Kopieren verzichten. Gerade bei unternehmenskritischen Anwendungen ist es wichtig, dass die Geräte schnell wieder einsatzbereit sind.
Sicherheitsaspekte
Am sichersten ist der Arbeitsplatzscanner, bei dem der Anwender vertrauliche Dokumente an seinem Schreibtisch erfasst und direkt in den Workflow einbringt. Allgemeine Security-Richtlinien und -Einrichtungen der IT-Infrastruktur werden einfach auf den Erfassungsprozess übertragen. Bei Netzwerkscannern ist dies ähnlich, jedoch müssen hier Abstriche gemacht werden, weil die Dokumente den Arbeitsplatz verlassen und so für Unbefugte einsehbar sein könnten. Bei Multifunktionsgeräten sind Sicherheitsfeatures oft durch den Hersteller bestimmt und können nicht so einfach umgesetzt und implementiert werden.
Laufwege
Ein Problem, das sowohl Multifunktionsgeräte als auch Netzwerkscanner aufwerfen, ist der Weg zum Gerät. Muss der Mitarbeiter häufig seinen Arbeitsplatz verlassen, um ein Dokument zu erfassen kann das schnell zu einem Produktivitätsverlust führen. Dazu kommt noch die direkte Fehlerkontrolle. So wird häufig erst bei der Rückkehr an den PC festgestellt, ob der Scan erfolgreich war. Ist die Erfassung ungenügend oder fehlgeschlagen, bleibt nur der zeitaufwändige Rückweg an das Arbeitsgruppengerät. Bei höherem und fehleranfälligem Scanvolumen sind daher Arbeitsplatzscanner die richtige Wahl.
Newcomer gegen Platzhirsch
Wollen Sie wissen, wie sich ein Newcomer im Dokumentenscanner-Business gegen einen etablierten Hersteller schlägt? Beim Systemhauskongress "CHANCEN" 2018 stehen sich die beiden Kontrahenten Brother und Fujitsu/PFU gegenüber. In einem "Solution Contest" zeigen die Duellanten, warum ihre Lösungen ideal für Fachhändler und Systemhäuser sind. Dabei sollen die Teilnehmer des Kongresses in kurzer Zeit das Wichtigste über die wichtigsten Alleinstellungsmerkmale beider Lösungen erhalten.
Die Reseller sollen so einen Überblick bekommen, was die jeweilige Lösung gegenüber der Wettbewerbslösung auszeichnet, warum es als Vertriebspartner lohnenswert ist, diese Lösung zu vermarkten, für welche Einsatzbereiche sie geeignet ist, welche ergänzenden Dienstleistungen angeboten, welche neue Geschäftsmodelle aufgesetzt oder bestehende Modelle erweitert werden können.
Für Fujitsu/PFU tritt Channel Development Manager Roland Kastner in den Ring. Sein Herausforderer ist Thomas Wolter, Product Manager Scanner bei Brother International. Die Teilnehmer entscheiden dann per Abstimmung, welcher Hersteller überzeugender war.
Wer bei diesem Duell dabei sein will, kann sich noch zur Teilnahme am Systemhauskongress "CHANCEN" am 27. und 28. September 2018 anmelden. Die weiteren Programmpunkte und das Anmeldeformular gibt es unter https://www.systemhauskongress-chancen.de.
Dieser Ratgeber basiert auf einer Präsentation der Fujitsu-Scanner-Tochter PFU.