Angesichts der steigenden Mobilfunknutzung in Unternehmen gehen auch die Kosten rasant in die Höhe. So gehen die Marktforscher von Gartner in einer aktuellen Studie davon aus, dass 80 Prozent der Unternehmen ihr Budget für mobile Dienste bis 2014 um durchschnittlich 15 Prozent überziehen werden.
Zu erklären dies damit, dass viele Firmen ihre mobilen Anwender oder Dienste nicht ausreichend verwalten. "Unternehmen müssen die wichtigsten Benutzergruppen und Anforderungen stärker beobachten", rät Phillip Redman, bei Gartner Research Vice President und Autor der Studie "Best Practices for Managing Mobile Voice and Data Costs".
Grundsätzlich empfiehlt Redman, zur besseren Kostenkontrolle Verträge, Roaming, Mobility-Management und - als Langzeitstrategie - Desktop-Ersatz genauer in den Blick zu nehmen. Obwohl sich der Analyst in der Studie primär auf den nordamerikanischen Markt bezieht, lohnt es sich, die Vorschläge näher zu betrachten.
Die richtigen Tarife wählen
Wenngleich die meisten mittleren und größeren Unternehmen inzwischen kaum noch individuelle Verträge für ihre Mitarbeiter abschließen, gibt es nach wie vor Verbesserungspotenzial. Nicht ohne Grund schießen auch hierzulande Anbieter von Tarifoptimierungsdiensten wie Pilze aus dem Boden. Sie überprüfen auf individueller Basis viertel- oder halbjährlich, ob die Mobilfunkverträge noch zeitgemäß sind beziehungsweise tatsächlich benötigt werden.
Obwohl sich diese Fachleute sehr gut im Tarifdschungel auskennen, betreiben auch sie keine Hexerei. So sind die wichtigsten Hebel zur Senkung der Gebühren kein Geheimnis: Unternehmen können etwa mit der Zusammenführung bestehender Verträge in einem Rahmenvertrag gegenüber dem neuen (oder alten) Anbieter bessere Tarife und Konditionen durchsetzen.
Unabhängig davon ist es generell günstiger, wenn die mobilen Mitarbeiter untereinander im gleichen Netz telefonieren. Und ähnlich wie bei Softwarelizenzen gibt es vermutlich in jedem Unternehmen Datenkarten oder SIM-Karten, die trotz monatlich anfallender Gebühren ungenutzt im Schrank liegen. Ferner sind Vieltelefonierer im Unternehmen häufig noch mit kostspieligen Minutentarifen ausgestattet, so dass der Wechsel auf eine Flatrate für Telefonate ins deutsche Mobilfunk- und Festnetz auf einen Schlag erhebliche Einsparungen mit sich bringt.
Durch solche Schritte komme es häufig zu sensationellen Anfangserfolgen, danach bringe die Tarifoptimierung in der Folgezeit außer Kosten in der Regel aber nicht mehr viel, warnt Christoph Keim, Geschäftsführer des Mobilfunkanbieters Blackandmine. Sein einfacher Tipp, vor allem für kleinere Firmen: Ab Telefonkosten von 30 Euro monatlich und reiner Inlandsnutzung sollten Nutzer pauschal auf eine Sprach-Flatrate wechseln.
Mobility-Services auslagern
Anders als das Fein-Tuning an den Tarifen kann es sich für ein Unternehmen durchaus rentieren, Services wie die Prüfung, Freigabe und interne Verbuchung von Mobilfunkgebühren im Warenwirtschaftssystem (WWS) an einen Dienstleister auszulagern. Ähnliches gilt - insbesondere bei kleineren Firmen - für Supportdienste wie die Beschaffung von SIM-Karten, Neugeräten oder das Störungs-Management. Das Outsourcing ist aber auch für größere Unternehmen eine Option, etwa um eine zusätzliche Belastung der IT-Abteilung zu vermeiden oder wenn die Beschaffung von Mobiltelefonen noch traditionell im Bereich Gebäude-Management angesiedelt ist.
Im Idealfall berät ein solcher Dienstleister Unternehmen auch dazu, welche Geräte für bestimmte Benutzergruppen ideal sind. Als Faustregel gilt dabei laut Gartner, dass Formfaktor und Rechenleistung entsprechend der Mobilität des Mitarbeiters und den genutzten Anwendungen gewählt werden sollten. Je mobiler der Anwender, desto kleiner sollte das Device (Notebook oder Smartphone) sein.
Und auch wenn der Chef ein iPhone will und die Vertriebler Blackberries bevorzugen, sollten sich Unternehmen auf ein primäres Betriebssystem fokussieren. Das ermöglicht einen niedrigeren Entwicklungsaufwand bei firmeninternen Applikationen und einen günstigeren Support. Mehrere mobile Plattformen treiben dagegen Kosten und Komplexität in die Höhe.
Sonderfall Roaming
Globalisierung steigert die Telefonkosten. So prognostiziert Gartner für das kommende Jahr (wenn aktuelle Reisebeschränkungen vermutlich wieder gelockert werden), dass die zehn Prozent der Mitarbeiter, die international verreisen, 35 Prozent der gesamten Mobilfunkkosten eines Unternehmens erzeugen.
Besonders kostentreibend aus deutscher Sicht sind dabei Reisen in Länder außerhalb der EU oder die Schweiz. Wundermittel gibt es nicht, es hilft aber, die Anzahl der Auslandsreisen und der internationalen Handy-Telefonate zu senken, die Mitarbeiter entsprechend zu sensibilisieren und mit den Mobilfunk-Carriern spezielle Verträge für häufig bereiste Länder abzuschließen. Weniger praktikabel ist die Anschaffung einer nationalen SIM-Karte im Reiseland.
Diese sorgt zwar für günstige Anrufe, wer nicht gerade über eine UC-Umgebung mit One-Numbering-Funktion angebunden ist, kann aber nicht mehr unter seiner Rufnummer erreicht werden. Auch Mietgeräte für das Ausland oder die (leider noch immer seltenen) Handys mit Dual-SIM sind nicht unproblematisch. Mit einem WLAN-fähigen Smartphone oder einem Softphone auf dem Notebook sind Geschäftsreisende zumindest in der Nähe eines Hotspots über einen VoIP-Dienstleister oder Skype erreichbar.
Noch kostspieliger als das Telefonieren ist das Daten-Roaming. Hier können bei unkontrollierter Nutzung im Ausland binnen kurzer Zeit Rechnungen von mehreren tausend Euro zusammenkommen. Gartner empfiehlt Unternehmen daher, ihren Mitarbeitern das spontane Daten-Roaming pauschal zu verbieten und die Nutzung nur mit Sondergenehmigung zu erlauben. Ist der Zugriff - etwa auf Firmen-E-Mails - im Ausland unbedingt erforderlich, sollte der E-Mail-Client entsprechend intelligent ausgewählt oder konfiguriert werden, um die abgerufene Datenmenge gering zu halten. Besonders günstig kommen Blackberry-Nutzer weg, da die übertragenen Daten über den Dienst komprimiert werden.
Global-Roaming-Angebote helfen
Daneben kann auch eine SIM-Karte des Reiselandes mit passendem Datentarif helfen, die Kosten auf ein normales Niveau zu drücken. Eine weitere Alternative ist die Nutzung von sicheren WLANs im Hotel oder der Firmenniederlassung. Etwas teurer, aber dafür flexibler sind Global-Roaming-Angebote, wie sie iPass, Fiberlink und andere Managed-Network-Service-Provider im Programm haben.
So wirbt iPass damit, dass Kunden seinen Service über einen speziellen Client für Notebooks und Smartphones (Blackberry, iPhone, Symbian S60 und Windows Mobile) in 160 Ländern auf drei Kontinenten weltweit und über knapp 140.000 Hotspots, 3G-Netze und Ethernet-Anschlüsse nutzen können. Der Zugriff auf Mobilfunknetze ist noch eingeschränkt, wird jedoch ausgebaut. iPass bietet den Service als eine Art Flatrate an, in die Preisberechnung fließen Faktoren wie die Anzahl der aktiven und potenziellen Nutzer des Unternehmens oder die hauptsächlich bereisten Regionen ein.
Vertrauen ist gut, Kontrolle…
Um die Mobilfunkdienste zu organisieren und die Kosten fest in den Griff zu bekommen, ist ein aktives Management unabdingbar. Ein wichtiges Instrument dazu ist eine spezielle Mobile User Policy. Mit dieser kann ein Unternehmen nicht gewünschte Praktiken wie das oben erwähnte Daten-Roaming untersagen und dafür sorgen, dass Mitarbeiter auch unterwegs Compliance-Vorschriften erfüllen.
Laut Gartner empfiehlt es sich dabei, eine einheitliche Mobile Policy für das gesamte Unternehmen zu entwerfen und sich von historisch gewachsenen Vorschriften, die möglicherweise sogar nach Geschäftsbereich oder Plattform unterschiedlich formuliert sind, zu trennen. Inhaltlich sollten Mobilitäts-Policies behandeln, wer für bestimmte Dienste berechtigt ist, wer wofür haftet und wie die Services verwaltet werden, also für Sicherheit, Bezahlung, Beschaffung und Ähnliches sorgt.
Weil die Policy die gesamte Organisation betrifft, sollten alle betroffenen Gruppen bei ihrer Entwicklung, Prüfung, Aktualisierung und Durchsetzung mitwirken. Dies gilt insbesondere für die Rechtsabteilung, die diese Vorschriften unter rechtlichen Gesichtspunkten überprüfen und genehmigen muss.
Von der Pflicht zur Kür
Weiteres Einsparpotenzial gibt es für Unternehmen, die ihre Mobiltelefone in ihr IP-basierendes Telefonsystem integrieren. Nach dem Prinzip der Fixed Mobile Convergence (FMC) können sie Mitarbeiter, für die keine Sprach-Flatrate gebucht wurde, etwa kostengünstig über die IP-PBX Anrufe führen lassen (Least Cost Routing über GSM-Gateway).
Bei Mitarbeitern, die häufig unterwegs sind, lohnt sich sogar die Überlegung, in den Büros auf klassische Tischtelefone und dazugehörige Infrastruktur ganz zu verzichten und ausschließlich Mobiltelefone zu nutzen. Für die meisten Unified-Communications-Lösungen sind inzwischen entsprechende FMC- oder Mobile-UC-Komponenten sowie passende Smartphone- und Softphone-Clients erhältlich.
Problematischer ist das von Herstellern häufig propagierte Thema Voice over WLAN. So werden in der Regel zusätzliche Hardware und Infrastruktur benötigt, um wenig genutzte Bereiche wie Treppenhäuser mit WLAN auszuleuchten und eine für Telefonate ausreichende Dienstgüte sicherzustellen. Zusammen mit den meist höheren Betriebskosten können entsprechende Anschaffungen die erhofften Einsparungen schnell zunichtemachen. (Computerwoche/haf)