E-Mail ist der Veteran unter den Kommunikationswegen im Internet, behauptet sich aber tapfer gegen die Konkurrenz durch soziale Netzwerke und Instant Messaging. Im geschäftlichen Bereich bleibt E-Mail die wichtigste Form der Korrespondenz. Und übrigens auch einer der sichersten: Wenn das verhältnismäßig aufwendige, asynchrone Verschlüsselungsverfahren des ungebrochenen GPG/ PGP zum Einsatz kommt, bleibt der Inhalt auch wirklich nur den Empfänger einsehbar, der den privaten Schlüsselteil hat. Die E-Mail-Kommunikation zwischen zwei Anwendern basiert auf drei Protokollen: SMTP zum Versenden und für die Kommunikation unter den Mailservern, während die Protokolle POP und IMAP zum Empfangen von Nachrichten im Mailprogramm dienen. Die klassische Methode, das Postfach einzusehen, Mails zu verfassen und verwalten, ist das lokale Mailprogramm.
Da diese Programme eine eigene Form der Datenbank für Mails unterhalten, sind hin und wieder ein paar Handgriffe nötig, um den Datenbestand in Schuss halten.
Thunderbird: Datenbank reparieren
Informationen zu Mailinhalten speichert das Programm für den schnelleren Zugriff in seinem Index, den Thunderbird „Global Database“ nennt. Auf Dauer kommt es vor, dass dieser Zwischenspeicher zu groß und zu langsam wird: Der Programmstart verzögert sich, die Suche nach Mails und Adressen lahmt. Zur Reparatur genügt es, die Datei „global-messages- db.sqlite“ im Profilordner zu löschen. Beim nächsten Start von Thunderbird wird diese dann neu erstellt. Den Profilordner finden Sie über „Hilfe -> Informationen zur Fehlerbehebung -> Allgemeine Informationen -> Ordner anzeigen“. Zum Löschen der genannten Datei muss Thunderbird geschlossen werden.
Ordner reparieren: Wenn der Neuaufbau der Datenbank Thunderbird nicht schneller macht oder die Ordnerstruktur beschädigt ist, empfiehlt sich eine Reparatur der Postfach-Metadaten. Klicken Sie dazu den Postfachordner, etwa den Posteingang, mit der rechten Maustaste an und wählen Sie dann den Punkt „Eigenschaften -> Allgemein -> Reparieren“.
Outlook: PST-Datenbank überprüfen
Microsoft Outlook speichert Mails und Kalendereinträge im „Personal Storage Table“, dem Dateien mit der Endung „.PST“ zu Grunde liegen. Wenn Outlook nach dem Start eine Fehlermeldung zum Posteingang oder anderen Ordnern anzeigt und diese leer bleiben, so deutet das auf eine Inkonsistenz im „Personal Storage Table“ hin. Das bedeutet keinesfalls das Ende der lokalen Maildatenbank, denn seit einigen Versionen liefert Microsoft mit Office das Tool Scanpst mit. Das Programm dient zur Reparatur des Posteingangs und behebt Probleme in PST-Dateien. Bevor Sie Scanpst.exe starten, muss Outlook beendet werden. Das Programm befindet sich im Office-Pfad, bei Office 2016 beispielsweise unter „%programfiles%\ Microsoft Office\Office16“. Nach dem Start des Tools müssen Sie die zu reparierende PST-Datei im oberen Feld manuell auswählen. Diese Dateien befinden sich standardmäßig im Unterordner „Outlook-Dateien“ im Dokumente-Ordner des Benutzerprofils. Nach einem Klick auf „Start“ bietet das Programm an, gefundene Inkonsistenzen an der Datenstruktur mit „Reparieren“ zu beheben.
Dazu gibt es die Option, eine Sicherungskopie der PST-Datei zu erstellen, was in jedem Fall empfehlenswert ist. Diese Datei wird mit der Endung „.BAK“ im Unterordner „Outlook-Dateien“ gespeichert.
Outlook: Fehler im Kalender aufspüren
Einer der Gründe, warum sich das Gespann von Outlook und Exchange einer so großen Verbreitung erfreut, ist die Terminverwaltung. Seitdem Anwender auch per Smartphone auf Exchange zugreifen können, nehmen aber auch Probleme in der Termindatenbank zu, wenn etwa die Synchronisation unterwegs unvermittelt abbricht. Die Symptome: Kalendereinträge lassen sich nicht mehr öffnen, Terminkonflikte bestehen und die Synchronisation in Outlook funktioniert nicht mehr.
Das Calendar Checking Tool für Outlook 2.5.2 von Microsoft überprüft den Terminkalender auf Inkonsistenzen in der Datenbank. Das Programm ist für die Befehlszeile gemacht und muss auf dem Client laufen, auf dem auch Outlook läuft (nicht etwa auf dem Exchange-Server). Es steht als 64-Bit- und als 32-Bit-Version zur Verfügung (englischsprachig). Allerdings ist der Einsatz vom installierten Outlook abhängig, nicht vom Betriebssystem. Die 64-Bit-Version benötigen Sie nur, wenn Sie Outlook x64 einsetzen. Verwenden Sie ansonsten die 32-Bit-Version – auch auf PCs mit 64-Bit-Windows. Es werden alle Outlook-Versionen ab 2003 unterstützt.
Eine Installation ist nicht nötig, das Tool wird von Microsoft als ZIP-Archiv geliefert, das Sie an beliebiger Stelle entpacken. Öffnen Sie dann eine Eingabeaufforderung und wechseln Sie in das Verzeichnis, in das Sie das Tool entpackt haben. Nach dem Aufruf mit
calcheck.exe
können Sie in einer Dialogbox das Outlook-Konto auswählen und die Überprüfung starten. Wenn Sie Fehler in einem Outlook-Profil vermuten, die sich auch auf den Kalender des Exchange-Postfachs auswirken, testen Sie das Profil mit
calcheck.exe -P
und wählen das entsprechende Profil aus. Nach dem Scan-Vorgang finden Sie im Verzeichnis, aus dem Sie das Programm gestartet haben, die Logdatei „calCheck.log“.
Outlook: Konfiguration überprüfen
In Verbindung mit einem Exchange-Server kann die Konfiguration von Outlook schnell komplex und unübersichtlich werden. Das Microsoft Office Configuration Analyzer Tool (englischsprachig) überprüft Outlook-Profile auf Fehler oder widersprüchliche Einstellungen und erstellt einen Bericht. Es ist ein Werkzeug für fortgeschrittene Anwender, die sich selbst zu helfen wissen.
Zu den meisten Fehlern, die das Tool erkennt, zeigt es passende Links zu Microsoft-Knowledgebase-Artikeln an, die dann detailliertere Problemlösungen zeigen.
IMAP statt POP
Für den Zugriff auf das Postfach sind zwei Protokolle von Bedeutung: Das ältere ist POP, das seit 1984 zur Verfügung steht. Ein etwas neuerer Ersatz ist das seit 1986 entwickelte IMAP. Der Unterschied ist, dass POP die Mails einfach auf das lokale Gerät abholt und dabei auf dem Server löscht. IMAP kann hingegen das Mailprogramm mit dem Postfach auf dem Server synchronisieren und dabei die Mails auf dem Server lassen. IMAP ist in jedem Fall POP vorzuziehen, sofern der Mailanbieter IMAP anbietet, denn der Server-gestützte Mailordner macht beim Umzug und bei der Migration auf ein anderes Mailprogramm am wenigsten Mühe. Außerdem finden auch andere Geräte die Mails noch vor, die Sie auf einem ersten Gerät bereits gelesen haben. Einziger Nachteil ist der Datenschutzaspekt, da alle Mails auf dem Server des Providers verbleiben.(PC-Welt)