Der Vortragende redet zu lange, der Kollege kommt zu spät und nach zwei Stunden hat man immer noch nicht alle Punkte durch. Meetings nerven viele. Dabei kann jeder zu mehr Effektivität beitragen.
Neben einer guten Vor- und Nachbereitung gehören der Auftritt beim Kunden und die Gastgeberpflichten des Besuchten dazu. Einige Punkte haben Anke Quittschau und Christina Tabernig von der Beratungsagentur korrekt! zusammengeschrieben, die oft die ersten Stolpersteine beim Besuch sein können.
Tipp 1: Die Regie als Gastgeber beginnt bei der Begrüßung
Gäste werden möglichst mit Namen angesprochen und willkommen geheißen. Blickkontakt und eine leichte Verbeugung reichen im Business meist aus. Man stellt sich selber vor mit Namen und Position und begleitet den Gast dann mit einem kleinen Smalltalk zum Besprechungsraum. Die Türen öffnen Sie für Ihren Gast. Lassen Sie Ihren Gast an Ihrer rechten Seite gehen, dies demonstriert, dass er von Ihnen geschätzt wird. Im Besprechungsraum angekommen, nimmt man dem Gast den Mantel ab und hängt ihn an der Garderobe auf. Sagen Sie bitte nie: "Sie können sich dort aufhängen."
Tipp 2: Nehmen Sie den Raum als Wartender nicht ein
Meist holt Sie die Assistentin vom Empfang ab und führt Sie in den Besprechungsraum. Dort stehen bereits Getränke auf dem Tisch und sie sagt nett: "Nehmen Sie doch schon Platz, bedienen Sie sich an den Getränken - Herr Dr. Sommer kommt sofort." Der höfliche Gast setzt sich selbstverständlich nicht und bedient sich auch nicht an den Getränken. Er wartet im Stehen, um den Gastgeber auf Augenhöhe zu begrüßen.
Der Gastgeber weist dann mit einer Geste dem Gast einen Platz zu und bietet ein Getränk an. Dies sollte er zwischen Small Talk und dem Beginn des geschäftlichen Teils tun, damit es dieser nicht durch "Nebensächliches" gestört wird. Der Chef muss dabei nicht alle Anwesenden persönlich bedienen, sondern sollte lediglich das erste Signal geben. Die Gäste dürfen sich im Anschluss selbst bedienen. Grundsätzlich sollte sich aber jeder im eigenen Hause als Gastgeber fühlen und den Job übernehmen, falls der Ranghöchste mit anderen Aufgaben beschäftigt ist. Stilvoll ist es, sich nicht an den Häppchen satt zu essen. Man sollte sich also vor einem langen Meeting darauf einstellen und entsprechend gut frühstücken. Der letzte Keks bleibt liegen.
Tipp 3: Vermeiden Sie jegliche Verspätung zum Meeting
Eine Verspätung sollte man im Zeitalter der Smartphones rechtzeitig ankündigen. So kann der Wartende die Zeit noch effektiv nutzen. Unpünktlichkeit ist - in Deutschland - die gröbste Unhöflichkeit, denn wir stehlen jemandem etwas, was wir ihm nie mehr zurückgeben können: Zeit!
Wenn Sie aber doch einmal zu spät sind, genügt ein kurzes "Entschuldigung" beim Betreten des Raumes. Bloß keine langen Staugeschichten oder so, die glaubt sowieso keiner mehr. Außerdem hätte derjenige dann die volle Aufmerksamkeit der Meeting-Teilnehmer und das ist unangebracht
Tipp 4: Der wichtige Anruf während eines Meetings
Das Smartphone sollte in jeder Besprechung ausgeschaltet sein. Damit tut man vor allem sich selbst einen Gefallen. Denn allein das Geräusch des Vibrationsalarms lenkt ab und lässt uns unaufmerksam werden. Erwartet man einen wirklich wichtigen Anruf, sollte man dies unbedingt vorher ankündigen und das Telefon auf lautlos schalten. Ein optisches Signal reicht völlig. Kommt dieser wichtige Anruf dann, sollte man den Besprechungsraum zum Telefonieren verlassen. Grundsätzlich signalisiert ein Smartphone auf dem Tisch den Gesprächspartnern immer, dass sie zweitrangig sind.
Tipp 5: Sanktionen für Dauerzuspätkommer
Gehen wir davon aus, dass es ein internes Meeting ist. In dem Fall lautet unsere Empfehlung: anfangen! Und zwar mit dem wichtigsten Thema. Meist sind es nämlich die gleichen Kollegen, die unpünktlich sind. Wenn diese dann die wichtigsten Themen verpassen, nervt es sie auch langsam. Eine andere Erziehungsmethode kennen wir von einem unserer Kunden: dort wird eine Strafe in Höhe von 25 Euro fällig.
Tipp 6: Höfliche Unterbrechung – wer fragt, der führt
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Ausreden lassen gilt in Deutschland als eine der wichtigsten Benimmregeln. Keiner lässt sich gern ins Wort fallen. Endlose Monologe können jedoch mit Zwischenfragen unterbrochen werden. Am höflichsten unterbricht man jemanden mit einer geschlossenen Frage zum Thema. Eine andere Variante ist, eine Frage zu stellen, wenn der Redner Luft holt, und Sie beantworten sich die Frage selbst. Beispiel: "Herr Huber, Sie sagten vorhin, dass man das Projekt auch ... wie steht es mit xy, ich habe da mal erfahren, dass…" Nun können Sie das Gespräch umlenken und sind selbst am Zug.
Tipp 7: Überzogene Meetings stilvoll verlassen
Man sollte sich auf keinen Fall wortlos aus dem Raum schleichen. Eine kurze Begründung, etwa ein anstehender Kundentermin, ist angebracht. Im Grunde hat aber der Moderator die Aufgabe, das Meeting zeitlich nicht aus dem Rahmen laufen zu lassen, sondern eventuell Themen zu vertagen. Machen Sie auch am Anfang eines Meetings klar, wie viel Zeit dafür vereinbart wurde und machen Sie eventuell darauf aufmerksam, dass Sie danach noch eine andere Verpflichtung eingeplant haben.
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Tipp 8: Wenn man Meetings kurzfristig absagen muss ...
Am besten, man ruft den Organisator des Meetings an und erklärt die Situation. Eine Absage per E-Mail oder SMS wirkt nicht sehr professionell.
Tipp 9: Die Begleitung am Ende
Was Sie auf jeden Fall tun sollten, wenn das Meeting beendet ist: Begleiten Sie Ihren Gast wieder zurück zum Empfang. Lassen Sie ihn nicht mit den Worten:"Den Weg kennen Sie ja schon" alleine im Flur stehen. Abgesehen von der mangelnden Höflichkeit könnte es auch aus sicherheitstechnischen Gründen für Ihr Unternehmen wichtig sein, keine fremden Menschen alleine durch Ihre Gänge streunen zu lassen.
Fazit: Wie ich am besten punkten kann:
Gut vorbereitet sein, alle Unterlagen dabei haben.
Wenn ich mein Sakko/meine Kostümjacke erst ausziehe, wenn es der Gastgeber erlaubt hat.
Wenn ich meine Visitenkarte bereits am Anfang des Meetings verteile, denn schließlich kann sich kaum jemand gut Namen merken.
Auch die Sitzhaltung kann Einfluss auf den Verlauf eines Meetings nehmen. Sitzen Sie gerade und aufrecht, signalisiert dies Souveränität - und der positive Nebeneffekt dieser Haltung: Sie bleiben länger konzentriert und bei der Sache. Achten Sie darauf, die Beine nicht zu kreuzen, damit das Blut zirkulieren kann. Besser ist es, mit beiden Füßen festen Kontakt zum Boden zu haben.
Wenn ich meine Gäste am Ende der Besprechung bis an den Haupteingang begleite.
Mit einer professionellen Nachbereitung der Besprechung. Das muss kein seitenlanges Protokoll sein, aber eine kurze Zusammenfassung der Ergebnisse, verbunden mit einem Dank für die Zeit, macht immer einen guten Eindruck.
So punkten Sie im virtuellen Meeting
Seit Corona sind wir fast täglich in virtuellen Meetings unterwegs. Die technischen Anfangsschwierigkeiten haben wir hinter uns gelassen und egal ob Zoom, Skype, Teams oder was die IT noch zu bieten hat, wählen wir uns mit einer Selbstverständlichkeit in virtuelle Meetings ein. Und trotzdem gibt es einige Punkte, auf die wir hinweisen möchten:
Tipp 1: Nutzen Sie die Zeit im "Warteraum"
Seien Sie auf jeden Fall pünktlich und nutzen Sie die Zeit, die Sie zu früh sind, mit den anderen Meetingteilnehmern zu smalltalken. Auch im online-Meeting haben wir die Möglichkeit ein lockeres Gespräch vor dem Start zu führen. Das macht das Miteinander in Verhandlungen und Präsentationen leichter. Plaudern Sie über das Erlebte am Wochenende oder geplante Unternehmungen.
Tipp 2: Seien Sie ganz angezogen - man spürt es
Neben den ganzen technischen Vorgaben eines online-Meetings sollten Sie auch auf Ihre Garderobe achten. "Oben hui, unten pfui" funktioniert zwar online, aber trotzdem fühlen Sie sich ganz korrekt angezogen besser, als im "Jogginganzug" vor der Kamera. Also seien Sie möglichst komplett korrekt angezogen. Ihr Gegenüber spürt es in Ihrem Auftreten.
Tipp 3: Machen Sie sich sichtbar
Haben Sie schon mal die vielen Kacheln angeschaut bei einem online-Meeting? Wer ist Ihnen am meisten ins Auge gestochen? Wollen Sie sich von den anderen abheben, sollte Ihr Hintergrund möglichst einfarbig sein und Sie sollten sich vom Hintergrund abheben. Denken Sie auch daran, dass Ihr Outfit klare Kontraste hat. Zum Beispiel: weißes Hemd, blaues Jackett - helle Wand. Oder auch eine gemusterte bunte Bluse vor einem grauen Hintergrund macht Sie sichtbar.
Tipp 4: Setzen Sie sich gekonnt in Szene
Dass der Raum, in dem Sie ein online Meeting durchführen ruhig sein soll, ist klar. Achten Sie aber auch auf eine gute Ausleuchtung. Sie sollten weder während des Meetings von der Sonne geblendet werden, noch sehen Sie sehr professionell aus, wenn das Licht von hinten kommt. Ihr Gesicht sollte gut ausgeleuchtet sein. Eine Drei-Punkt-Ausleuchtung wäre optimal, aber nicht immer machbar. Versuchen Sie mit der Schreibtischlampe eine indirekte Beleuchtung z. B. gegen eine weiße Wand herzustellen. So setzen Sie sich am besten in Szene. Je gleichmäßiger das Licht im Raum, desto besser ist das Bildergebnis.
Tipp 5: Kein Gesicht - kein Meeting!
Die Kamera während des Meetings ausgeschaltet zu haben, ist ein NoGo! Es sei denn, es handelt sich um ein technisches Problem oder Sie zeigen eine Präsentation. Wundern Sie sich nicht, wenn Sie vom Meetingveranstalter ausgeladen werden, sollten Sie nicht bereit sein, Ihr Gesicht zu zeigen.