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Geschäftsführer und Personalverantwortliche stehen vor der großen Herausforderung, schnell auf sich verändernde Faktoren in der Unternehmensführung und damit auch in der Finanz- und Personalplanung zu reagieren. Die steigenden Anforderungen an das Personalcontrolling im hochgradig regulierten und komplexen Personalwesen erfordern Unterstützung durch geeignete Softwarelösungen.
Die üblichen Tabellenkalkulationsprogramme stoßen aufgrund mangelnder Flexibilität und hoher Fehleranfälligkeit schnell an ihre Grenzen. Entgeltabrechnungssystemen fehlt es an den notwendigen Planungsfunktionalitäten, um eine aussagekräftige Personalkostenplanung zu erstellen. Klassische Controlling-Systeme arbeiten auf zu hoher Ebene und bieten keine HR-Funktionen.
Die Lösung, um den Herausforderungen im Personalcontrolling begegnen zu können, bietet spezielle Personalcontrolling-Software wie etwa das von Software4You entwickelte 4PLAN HR. Es bildet die digitale Brücke zwischen HR und Finanzen, indem es eine kombinierte HR- und Finanzsicht von Zukunft und Vergangenheit, basierend auf Ist-Daten, Regeln, Parametern und Ergebnissen liefert. Die Auswirkung von Ereignissen, beispielsweise Tariferhöhungen, erhalten die Anwender in Echtzeit. Dazu gehören die Erstellung von Ad-hoc-Auswertungen sowie die Durchführung von Simulationen und Berechnung von rollierenden Forecasts.
Die Lösung bietet ein hohes Maß an Flexibilität, umfangreiche Funktionen und lässt sich leicht in bestehende IT-Umgebungen integrieren. Mit dem Einsatz von professionellen Softwarelösungen erhöhen Unternehmen, egal welcher Branche, die Sicherheit und Produktivität ihrer Planung, sparen Zeit und Geld und schaffen sich somit wichtige Wettbewerbsvorteile.
Personalkostenplanung mit einem Planungs-Tool
Ob im produzierenden Gewerbe oder bei einem Dienstleistungsunternehmen, Personalplanung per Hand birgt viele Fehlerquellen und wenig Spielraum zur Simulation unterschiedlicher Szenarien. Zukünftige personelle Maßnahmen, also proaktives Ressourcenmanagement, ist jedoch für den Erfolg eines jeden Unternehmens unerlässlich. Personalplanung muss nicht nur dafür sorgen, dass Arbeitnehmer zur richtigen Zeit in erforderlicher Qualität und Quantität zur Verfügung stehen, sondern auch sicherstellen, dass die damit verbundenen Kosten zuverlässig vorherseh- und steuerbar sind.
Um das Ziel einer vertrauenswürdigen Personalkostenplanung zu erreichen, muss das HR-Controlling-System es schaffen, Anwender auf Basis ihrer Verantwortung in die Planung einzubeziehen. Denn nur so lässt sich die Lücke zwischen der Entscheidungsebene und Auswirkungsebene schließen. So ist es Aufgabe des Topmanagers, Ziele vorzugeben, Rahmen festzulegen und die Erreichung der Ziele zu verfolgen. Der HR-Controller pflegt die Rahmenbedingungen, generiert Vorschlagswerte, erstellt Berichte und Analysen und führt Simulationen durch. Der Planer wiederum hat die Vorgabe, Ziele durch konkrete Maßnahmen zu erreichen. So muss er das Budget seiner Kostenstelle und beispielsweise den vorgegebenen Spielraum für Gehaltssteigerungen einhalten.
4PLAN HR unterstützt diese unterschiedlichen Anwender auf Managementebene, im Controlling und in der Planung optimal auf ihrer jeweiligen Handlungsebene. Mit speziellen Personalplanungsfunktionen und leistungsfähigen Berichts- und Analysefunktionen ermöglicht die Software nicht nur eine verlässliche und genaue Personalkostenplanung, sondern erhöht darüber hinaus die Prozesssicherheit.
Ergebnisauswirkung in Echtzeit
Mit 4PLAN HR erstellen Verantwortliche beliebige Szenarien in der Personalkostenplanung und beziehen dabei die Vergangenheit genauso wie die Zukunft mit ein. Änderungen abhängiger Größen werden automatisch mitberechnet und Ergebnisse tagesaktuell per Knopfdruck dargestellt. Auch aufwändige Zukunftsszenarien können schnell simuliert und analysiert sowie durch Veränderung einzelner Soll- und Ist-Werte angepasst werden.
Beim erstmaligen Einsatz übernimmt 4PLAN HR Stamm-, Lohn- und Zeitdaten. Rahmenbedingungen und unternehmensspezifische Regelungen wie etwa vermögenswirksame Leistungen oder Bonuszahlungen werden einmalig eingegeben und im Anschluss immer automatisch berücksichtigt. Kosten werden bis auf jeden Mitarbeiter und jede einzelne Stelle transparent und somit planbar. Eigene Kennzahlen und anschauliche Grafiken zeigen Abweichungen.
Fehler, die bei vorherigen Eintragungen per Hand vorgekommen wurden, gehören nun der Vergangenheit an. Effektiv sparen die Geschäftsführung sowie die Mitarbeiter in den Abteilungen HR und Finanzen Zeit, da aussagekräftige Daten und vielfältige Reports verfügbar sind. Die gemeinsame Datenbasis garantiert Konsistenz.
Dezentrale Planung per Browser
Neben dem "4PLAN HR Full Client", der auf die Bedürfnisse der Controller ausgerichtet ist, bietet Software4You mit der Anwendung "4PLAN Web" die Möglichkeit zur Planung im Browser. Um den Ansatz einer dezentralen Planung optimal zu unterstützen, bietet sich diese Variante an. Diese Lösung ist plattformunabhängig und richtet sich vor allem an Endanwender. Aufwändige Softwareverteilung, Schulungen sowie die Anmeldung an ein System entfallen. Dezentrale Planung muss vor allem eines sein: einfach. Dafür wird dem Anwender eine auf seine Bedürfnisse zugeschnittene Oberfläche bereitgestellt, die er über einen Browser aufrufen kann. Per Mausklick werden die Planungsfunktionen zur Verfügung gestellt. Ob Geschäftsführer, Bereichsleiter oder das Controlling; die Einbindung von Entscheidern und dezentralen Planern in die Planung wird so zum Kinderspiel.
Nutzen: HR-Controlling mit Verstand
Spezialisierte Lösungen für das Personalcontrolling helfen Geschäftsführern wie Personalern gleichermaßen, Analysen schnell durchzuführen und jederzeit handlungsfähig zu sein. Die Transparenz der Personalkosten steigt und Stellschrauben zur Kostenkorrektur werden deutlich erkennbar. Die Software passt sich den individuellen Anforderungen jedes Unternehmens an und wird zur tragenden Säule der Personal-, Finanz- und Unternehmensplanung für Personaler, Controller und Geschäftsführer. Entscheidungen im Unternehmensalltag, wie beispielsweise zu neuen Geschäftszweigen oder Niederlassungen, beruhen mit dem Einsatz einer Personalcontrolling-Lösung auf einer soliden Datenbasis und klaren Kennzahlen. Bei Personalmaßnahmen, wie etwa einer Änderung des Arbeitszeitmodells, lassen sich zu erwartende Kosten und FTE fehlerfrei per Mausklick berechnen. 4PLAN HR hilft Unternehmen, die Personalkosten zuverlässig zu planen und die richtigen Maßnahmen zu ergreifen.
Integration
Oft scheitern IT-Projekte am Projektrisiko. Das Management scheut unkalkulierbare Kosten und lange Implementierungszeiten. Software4You begegnet diesen Einwänden mit über zehn Jahren Projekterfahrung und Expertenwissen im Bereich HR-Controlling. Die Implementierung des Personalcontrolling-Systems verläuft reibungslos. Kurze Einführungszeiten und ein hohes fachliches Know-how erhöhen die schnelle Einsatzbereitschaft. Die Integration in die bestehende IT-Landschaft und die Datenübernahme aus Vorsystemen wie PAISY und SAP gelingt mithilfe vorgefertigter Schnittstellen spielend. Vordefinierte Lösungspakete, sogenannte Solution Packs, bieten Lösungen für standardmäßig wiederkehrende Aufgaben. Dazu gehören etwa Ursachen- und Potenzialanalyse, das NN-Handling oder die Tarifsimulation. Dank des großen Einsparpotenzials in der Bearbeitungszeit aller Prozesse der Personalkostenplanung und einer hohen Effizienz ist der ROI sehr kurzfristig spürbar und erreicht.
Fazit
Die erfolgreiche Unternehmensführung setzt eine genaue und effiziente Personalkostenplanung voraus. Prozessoptimierte Workflows und eine höhere Informationsdichte, gerade in der Personalkostenplanung, schaffen Freiräume und deutliche Marktvorteile im Wettbewerb. Kosten werden transparenter und besser planbar und das Unternehmen wird in der gesamten Führung flexibler und wettbewerbsfähiger.
Der Autor Hanns-Dirk Brinkmann ist Geschäftsführer der Software4You Planungssysteme GmbH. Seit Gründung im Januar 1999 bietet das Unternehmen branchenübergreifende Produkte und Beratungsdienstleistungen im Bereich Business Intelligence.
www.software4you.com