Was genau heißt das - Arbeit 4.1? An welchen Stellen verbessert die Digitalisierung von Arbeitsprozessen die Ergebnisse, und wie profitieren Unternehmen davon? Arbeit 4.1 ist ein theoretisches Konzept, das aufzeigt, an welchen Stellen Unternehmen ansetzen können, um von einer reaktiven Arbeitsweise in einen proaktiven, innovativen Ablauf zu gelangen. Während bei Fertigungsstraßen in Fabrikhallen alles reibungslos ineinandergreift, sind Projektarbeiten in Büros oft weit davon entfernt. Wir haben sieben Säulen der Arbeit 4.1 identifiziert:
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1. Automatisierung vereinfacht Prozesse
Stellen Sie sich vor, Ihre Abteilung versendet jeden Monat einen Newsletter, für den Sie jedes Mal Textbausteine, Grafiken, Verteiler und technische Unterstützung für die Umsetzung benötigen. Könnte man sämtliche Prozesse zwischen den beteiligten Mitarbeitern einmal definieren und dann einfach per "Copy und Paste" duplizieren, würde das Team wertvolle Zeit sparen, die es definitiv besser nutzen kann. Mit speziellen Projektmanagement-Tools ist eine solche Prozess-Duplikation bereits möglich. Die Tourismus-Plattform Airbnb nutzt diese Methode erfolgreich, um ihren Dienst "Entdeckungen" auf 50 Städte in aller Welt zu skalieren. Airbnb-Mitarbeiter können in Echtzeit auf die duplizierten Projekte und alle daran hängenden Informationen und Dokumente zugreifen.
2. Besser planen, besser sein
Marktführer Amazon ist im Stande, auf die Stunde genau vorherzusagen, wann bestellte Waren beim Kunden ankommen, wie hoch der Bedarf eines bestimmten Artikels im nächsten Monat sein wird, und in welchem Paketzentrum die meisten Retouren eingehen werden. So kann er beispielsweise seinen Personalbedarf perfekt planen. Um kontinuierlich Leistung abzuliefern, müssen auch die Ergebnisse von Büroaufgaben vorhersagbar sein. Durch die softwarebasierende Analyse abgeschlossener Projekte lassen sich Arbeitsergebnisse und Zeitpläne mit hoher Präzision vorhersagen. So können schon heute Projekte, die in Zukunft stattfinden, verlässlich geplant werden. Das bedeutet: skalierbare, gleichbleibend hochwertige Ergebnisse bei optimaler Ressourcenauslastung. Amazon, Uber und Airbnb sind die Benchmark.
3. Single Source of Truth - sprechen wir wirklich vom Selben?
Sicher kennen Sie die Situation: Bei der Arbeit an einem dringenden Projekt stellt sich heraus, dass verschiedene Mitarbeiter oder ganze Abteilungen mit unterschiedlichen Datei-Versionen gearbeitet haben. Das Zusammenführen der finalen Stände dauert dann nahezu genauso lange, wie die gesamte vorher geleistete Arbeit. Dahinter verbirgt sich mehr als ein lästiges Detail im Arbeitsablauf. Es geht um nicht weniger als die Informationskultur in Ihrem Unternehmen. Indem sichergestellt ist, dass alle Mitarbeiter immer auf die aktuellsten Versionen und Informationen zugreifen können, sorgen Sie für eine geringere Fehleranfälligkeit und erhöhen den Output des Teams. Der Wrike Digital Work Report 2016 hat gezeigt, dass das Suchen nach Informationen eine der größten Bremsklötze im Arbeitsalltag ist. Indem Sie etwa eine zentrale Plattform für den Datenaustausch als sogenannte "Single Source of Truth" nutzen, gewinnt Ihr Team spürbar an Tempo - und die Mitarbeiter sind zufriedener.
4. Customization: Mit Agilität Kundenwünsche besser bedienen
Qualität oder Innovation? Am besten beides. Die erfolgreichsten Unternehmen erfüllen diese Kundenansprüche immer wieder. In Zukunft wird der Kunde Qualität und Innovation als Standard voraussetzen und darüber hinaus exzellenten Service, personalisierte Produkte oder On Demand-Produktion erwarten. Um sich an immer neue Anforderungen und Wünsche des Kunden schnell anpassen zu können, ist Agilität gefragt. Denn: In vielen Branchen wie etwa in Marketing oder IT, bringt der Wettbewerber vielleicht ein ähnliches Produkt schneller auf den Markt, neue Sicherheitsvorschriften werden verbindlich oder ein weiterer Absatzmarkt tut sich auf: Mit agilem Arbeitsmanagement sind Team und Prozesse schnell auf die neuen Anforderungen ausgerichtet. So gewährleisten Unternehmen, dass ihre neuen Produkte auch echte Innovationen sind.
5. Perfekte Zusammenarbeit auch bei räumlich verteilten Teams
Arbeiten von Zuhause, im Zug oder Café. Auch das macht Digitalisierung möglich. Damit die Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, wenn Teams räumlich verteilt oder sogar über Zeitzonen hinweg zusammenarbeiten, müssen den Mitarbeitern entsprechende Werkzeuge zur Verfügung stehen. Das US-amerikanische Franchise Unternehmen TGI Friday's betreibt mehr als 900 Restaurants in 60 Ländern. Mit mehr als 74.000 Mitarbeitern ist es ein führender Anbieter für das sogenannte "Casual Dining". Um neue Menüangebote zeitgleich in allen Restaurants einzuführen, stellte sich die Marketing-Abteilung das Ziel, nach der Markteinführung kein Exemplar der neuen Menüs mehr nachdrucken zu müssen, sondern perfekt auf den Punkt zu produzieren. Dank der Zusammenarbeit über eine Collaboration-Lösung, die die hier schon erwähnten Prinzipien Agilität, Automatisierung und Single Source of Truth umsetzt, wurde dieses Ziel erreicht.
6. Fakten statt Bauchgefühl: Warum Daten und ihre Visualisierung für alle Mitarbeiter wichtig sind
Täglich werden weltweit mehrere Terabytes an Daten produziert. Das Skurrile: Die meisten dieser wertvollen Informationen landen ungenutzt in Datensilos, weil Unternehmen noch nicht über die Werkzeuge verfügen, sie erstens zu visualisieren, zweitens den richtigen Personen zugänglich zu machen und drittens die richtigen Schlüsse daraus zu ziehen.
In vielen Teams, egal ob in der Marketing-, IT- oder Service-Abteilung, werden daher künftig Experten für Business Intelligence und Datenvisualisierung arbeiten. Sie sorgen dafür, dass belastbare Erkenntnisse herausgearbeitet und faktenbasiert Entscheidungen getroffen werden. Das ist für jeden im Unternehmen wichtig: Mitarbeiter, die den eigenen Beitrag am Projekt einsehen können, arbeiten langfristig motivierter. Teamleiter, die verlässliche Ergebnisse über den Erfolg einer Kampagne erhalten, haben einen entscheidenden Vorteil beim Konzipieren der Folgemaßnahme. Können Projekterfolg und Teamauslastung miteinander in Beziehung gesetzt werden, kann die Geschäftsleitung besser planen und das Arbeitsmanagement nachhaltig effizienter gestalten.
7. Jeden Tag ein bisschen besser
"Made in Germany" - dieser Ausdruck steht nach wie vor für Qualität und Gründlichkeit. Deutsche Unternehmen habe sich über Jahrzehnte ein Image von exzellenter Ausführung und höchster Präzision erarbeitet. Doch dieser Status ist kein Garantieschein für die Zukunft. Um dieses Ansehen weiter halten zu können, müssen Unternehmen sich kontinuierlich weiterentwickeln, jeden Tag ein bisschen besser werden. Die Basis dafür ist die Bereitschaft, die eigenen Prozesse kritisch zu hinterfragen und zu optimieren - mit Blick auf die bereits erwähnten Aspekte Kundenfokus, Vorhersagbarkeit und einheitliche Plattform. Darüber hinaus braucht es eine positive Fehlerkultur im Unternehmen: Fehler sind zum Lernen da, nicht mehr und nicht weniger. Risiken einzugehen, schafft Möglichkeiten. So wird der Wille, gemeinsam immer besser zu werden, zum Motivations- und Erfolgskatalysator für das ganze Unternehmen.