Microsoft SharePoint ist in vielen Unternehmen vorhanden, wird aber meist nur rudimentär genutzt. Hier einige Tipps für nützliche Einsatzszenarien.
von Christophe Campana (Geschäftsführer Campana & Schott), Boris Ovcak (Campana & Schott, Frankfurt am Main) und Eric Schott (Geschäftsführer Campana & Schott)

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen schreitet unaufhörlich voran: Startete sie einst im Bereich der Produktfertigung und wurde Mitte der 80er Jahre über ERP-Systeme in die Büros gebracht, so ist sie heute auf den Schreibtischen der so genannten Information Worker angekommen. Auch wenn sich Geschäftsprozesse im Office-Bereich, also die "Prozesse zwischen den Schreibtischen", bei weitem nicht so standardisieren lassen, dass sie zum Beispiel durch klassische ERP-Systeme voll automatisiert werden können, so verändern neue Techniken die Zusammenarbeit doch grundlegend. Wo heute noch Medienbrüche existieren und die Effizienz beeinträchtigen, können moderne Kollaborationsplattformen diese überbrücken.

Ein Beispiel: Geschäftsdaten aus betriebswirtschaftlichen Systemen werden manuell in ein Word-Formular übertragen und dann per E-Mail an andere Mitarbeiter weitergeleitet. Im Anschluss an mehrstufige Abstimmungs- und Bearbeitungsschritte erfolgt eine erneute manuelle Übertragung der konsolidierten Ergebnisse in eine SAP-Maske. Auch wenn man an Teamabstimmungen, arbeitsteilige Dokumenterstellung und Berichterzeugung, Anträge oder Genehmigungen, Prüfungen und Freigaben denkt: Immer müssen viel Zeit und Nerven aufgebracht werden.

Word 1.0 für MS-Dos
Im September 1983 kommt Version 1.0 von Microsoft Word für MS-DOS auf den Mark. Es ist die erste Textverarbeitung, die sich in weiten Teilen mit einer Maus bedienen lässt.

Excel 1.0 für Mac
Januar 1985: Microsoft Word 1.0 für Macintosh und Word 2.0 für DOS erscheinen. Im September desselben Jahres wird Excel 1.0 für Macintosh veröffentlicht.

Excel 1.0 für Mac
Die Tabellenkalkulation wurde eigens für die gegenüber dem PC bessere Performance des Mac entwickelt. Dafür wartet Excel u.a. mit der Möglichkeit auf, Spreadsheets untereinander zu verlinken. Darüber hinaus ist die Applikation kompatibel zu IBMs Lotus 1-2-3.

Word 3.0
Im September 1986 kündigt Microsoft Works für Macintosh an, das Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbank-, Kommunikations- und Bildzeichnungstools in einem Programm vereint. Im Oktober 1986 erscheinen Word 3.0 für Macintosh und DOS parallel Version 2.0 wurde ausgelassen.

PowerPoint 2.0 für Mac
Juli 1987: Microsoft übernimmt Forethought, den Entwickler von PowerPoint, für 1,4 Millionen Dollar. Im September 1987 kündigt der Konzern PowerPoint 1.0 für Macintosh an. In dessen erstem Verkaufsjahr erzielt Microsoft mit ihm einen Umsatz von einer Million Dollar. Ab Mai 1988 wird schon der Nachfolger PowerPoint 2.0 für Mac ausgeliefert.

Office 1.0
Im Juni 1989 kommt die erste Version von Office für Macintosh sowohl auf Disketten als auch auf CD-ROM heraus. Es besteht aus dem neuen Word 4.0, aus Excel 2.2 und Powerpoint 2.01. Das Release ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur nahtlosen Integration verschiedener Applikationen in eine Suite.

Word 2.0
PowerPoint 2.0 für Windows wird im Mai 1990 angekündigt. Es ist die erste Windows-Version, die verschiedene Farbgebungen zulässt. Im Oktober 1990 erscheint Office 1.0 für Windows - integriert sind Excel 2.0, Word 2.1 und PowerPoint 2.0. Mit 1,18 Milliarde Dollar Umsatz wird Microsoft zur ersten Software-Firma, die mehr als eine Milliarde Dollar Umsatz in einem einzigen Jahr erzielt. Im Januar 1991 kommt Excel 3.0 für Windows – die erste Version, die sich über Toolbars bedienen lässt. Word 2.0 für Windows kommt im Oktober 1991 und integriert erstmalig Drag-und-Drop-Prinzipien.

Access 1.0
August 1992: Office 3.0 für Windows ist verfügbar – mit PowerPoint 3.0, Word 2.0 und Excel 4.0. Im November 1992 auf der COMDEX kündigt Microsoft die Datenbanksoftware Access 1.0 an. Das vollrelationale Database Management System (DBMS) bietet Zugang zu Datensätzen, auf ihre Benutzerfreundlichkeit hin geprüfte Tools und einen robusten Entwicklungszyklus.

Access 1.0
Im September 1993 verkauft sich Access zum millionsten mal. Im November kommt Office 4.0, das neben neuen Versionen von Word und Excel auch On-Screen-Schritt-für-Schritt-Anleitungen enthält. Ende 1993 gibt es weltweit mehr als zehn Millionen Word-Anwender. Im Mai 1994 schlägt Access 2.0 für Windows erstmals eine Brücke zwischen Anwendern und Entwicklern. Zur gleichen Zeit kommt Office 4.3 Professional für Windows, in das Access 2.0 integriert ist.

Office 95
Office 95, im August 1995 auf den Markt, ist das erste Softwarepaket für Windows, das aus 32-Bit-Applikationen besteht. Zum ersten Mal überhaupt sind alle Office-Programme zur selben Zeit auf dem gleichen Entwicklungsstand und tragen gleiche Versionsnummern. Bis Ende 1995 nutzen mehr als 30 Millionen Anwender weltweit Microsoft Excel. Im April 1996 wird Exchange Server 4.0 als Upgrade von Microsoft Mail 3.5 veröffentlicht.

Outlook 97
Anfang 1997 wird Outlook 97 veröffentlicht. Noch im März erscheint Exchange Server 5.0 – das Programm führt die Verwaltung webbasierender E-Mails über den Internet-Zugang von Exchange ein. Office 97 wird im selben Jahre zur meist verkauften Business-Software der PC-Geschichte. In weniger als einem Jahr werden mehr als 20 Millionen Office-Lizenzen vertrieben. Im November 1997 zieht Clippy, die berühmt-berüchtigte Office-Büroklammer, als kleiner Helfer bei Word ein.

SharePoint Server 2001
Im Oktober 2000 erscheint Exchange Server 2000. Die Suite vereint E-Mail, Sprach- und Faxfunktionen. Im März 2001 kommt Microsoft Office SharePoint Portal Server 2001, mit dem sich Unternehmensportale mit Funktionen für Dokumenten- und Enterprise-Content-Management sowie Collaboration bauen lassen. Im Mai 2001 startet Office XP, im Oktober 2003 folgt Office 2003 mit Office SharePoint Portal Servers 2003.

Exchange Server 2003
Mit Exchange Server 2003 wirft Microsoft erstmalig das ausgediente Puzzle-Logo vorheriger Titel über Bord. Die Kooperationssoftware kommt im September 2003 in den Handel. Sie verfügt über eine Reihe neuer Filterfunktionen und unterstützt den mobilen Zugang zu Outlook. Es liegt den inzwischen umbenannten Windows-Small-Business-Server-Paketen in den Versionen Standard und Premium bei.

Office 2007
Mit Office 2007 wagt Microsoft im Januar 2007 einen großen Schritt. Die neue Benutzeroberfläche „Ribbon“ löst gemischte Reaktionen aus, das Design wird geliebt und gehasst. Trotz ausführlicher Betatests erscheint der Release inkonsequent: In den enthaltenen Versionen von OneNote, Publisher und Outlook fehlt die Ribbon-Leiste - dort hält sie erst Jahre später Einzug. Trotz zunehmender Konkurrenz durch Gratis-Produkte wie OpenOffice bleiben die Absatzzahlen stabil.

Office 2010 und Office 2010 Mac
Im Juni 2010 kommt Office 2010 in die Läden, Office 2011 für Macintosh folgt im Oktober. Erstmals werden reduzierte Programmteile der Software, sogenannte Office Web Apps, gratis zur Verfügung gestellt. Je nach Version enthält Office 2010 Programme wie Access, Publisher, OneNote oder PowerPoint. Die eigentliche Versionsnummer 13.0 wurde dabei aufgrund der negativen Konnotation der Zahl übersprungen; Microsoft gab der Suite einfach die Versionsnummer 14.0.

Office 2013
Mit einer an das Design von Windows 8 angepassten Oberfläche kommt Office 2013 im Januar des Jahres in die Läden. Die neue Office-Suite ist für die Bedienung mit Touchscreens optimiert und mit der Integration von Microsoft OneDrive lassen sich nun alle Dokumente in der Cloud abspeichern. Die Synchronisation mit einem lokalen Speicher erlaubt aber auch den Zugriff auf Daten ohne Internet-Verbindung. Skype und das Unternehmensnetzwerk Yammer sind Teil der Suite.

Die fehlende adäquate IT-Unterstützung führte in der Vergangenheit dazu, dass in vielen Unternehmen eine hohe Anzahl an isolierten Kleinstapplikationen, häufig Individualentwicklungen, anzutreffen sind und von Abteilung zu Abteilung eigentlich gleiche Arbeitsabläufe sehr unterschiedlich prozessiert werden. Das Ergebnis: fehlende Prozess- und Datenintegrität, hohe Transaktions- und IT-Kosten, hinzukommen Probleme bei Betrieb, Wartung und Migration. Hier gibt es reichlich Potential, das Microsoft mit seiner SharePoint-Technik heben will.

Microsoft köderte mit WSS 3.0

SharePoint als Technik ist nicht neu. Mit dem Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) sprach Microsoft selbst erstmals von einer umfassenden Technologieplattform. Zielten die beiden ersten Versionen überwiegend auf eine Web-basierende Dokumentenablage als Alternative zum File-Laufwerk ab, so stehen inzwischen weit reichende Funktionen bereit, mit denen strukturierte und unstrukturierte Informationsverarbeitungsprozesse unterstützt werden können.

Campana & Schott hat im Jahr 2009 im Rahmen einer Kundenanalyse festgestellt, dass hochgerechnet bei rund 70 Prozent der Großunternehmen MOSS bereits vorhanden und häufig auch im produktiven Einsatz war. Ein Grund hierfür war sicher die geschickte Vermarktungsstrategie von Microsoft. Der "kleine Bruder" des MOSS, die Windows SharePoint Services (WSS) 3.0, waren über den Windows Server bereits mit lizenziert. Die Anschaffungskosten gingen also - zumindest was den Cashflow betrifft - zunächst gegen null. In vielen Unternehmen wurden daher lokale Anwenderversuche gefördert oder zumindest toleriert. Die einfache Konfigurierbarkeit sowie der bereits mit den WSS erzielbare Nutzen für Teams oder Abteilungen im Rahmen der Zusammenarbeit weckten schnell Begehrlichkeiten nach mehr.

Andererseits wurde auch schnell ersichtlich, dass den WSS für einen weiterreichenden Einsatz Plattformeigenschaften wie professionelle Administrierbarkeit und Useability fehlten. Der Köder wirkte und die Unternehmen entschieden sich für die Nutzung (und kostenpflichtige Lizensierung) von MOSS. Erstaunlich dabei: Die anschließend realisierte Anwendungstiefe und -breite deckte nur einen geringen Teil dessen ab, was eigentlich mit der SharePoint-Technik möglich ist. Das Potential wurde oft noch nicht einmal im Ansatz ausgeschöpft. Die vorgefundenen Einsatzszenarien beschränkten sich fast ausschließlich auf Altbekanntes wie den Web-basierenden Dokumentenaustausch. Unbeachtet blieben sehr oft die Möglichkeiten, sich aus Word, Excel & Co. heraus mit SharePoint in verschiedensten Business-Applikationen zu organisieren. Auch die Marktexperten von Microsoft selbst haben diesen Bereich lange vernachlässigt.

SharePoint ist zu einer Plattform gereift, mit der sich Applikationen für sämtliche Organisationsbereiche bereitstellen lassen. Überall dort, wo gemeinsame Informations- und Dokumentenbearbeitung (Kollaboration) sowie Beantragungs- und Freigabeprozesse IT-seitig unterstützt werden sollen, lohnt sich die Frage: Wie können die Prozesse noch effizienter gestaltet und Medienbrüche weiter reduziert werden? Die folgenden Beispiele sollen zeigen, wie allein durch die Anpassung und Umsetzung von reinen SharePoint-Standardfunktionen echte Geschäftsapplikationen entstehen.

Automatisierte Verträge mit Office Business Applications (OBA)

Beantragungs- und Freigabeprozesse im Office-Bereich folgen meist einem ähnlichen Muster: Nach telefonischen Vorabstimmungen wird der zu beantragende Inhalt, zum Beispiel eine Stellenplanung, als Excel-Formular per E-Mail zur Freigabe an die entsprechenden Stellen geleitet. Um eine Übersicht aller Anträge zu erlangen, werden die wichtigsten Daten aller Einzelanträge manuell in eine zentrale Excel-Datei überführt. Nach erfolgter Freigabe des einzelnen Antrags werden die Daten in ein Word-Dokument eingefügt, ausgedruckt und unterschrieben. Nicht selten werden Teile dieser Daten anschließend wieder digitalisiert und in ein ERP-System übertragen.

Klingt umständlich - und ist es auch. Dennoch existieren solche Prozesse in allen Unternehmen und sämtlichen Unternehmensbereichen. Ein Beispiel aus dem Bereich Human Resources (HR) zeigt, wie es effizienter ablaufen kann: Die Vertragsdefinition, -beantragung und Freigabe werden durch Web-basierende Formulare auf Basis von Microsoft InfoPath abgewickelt. Bewerberstammdaten wie Name und Adresse müssen dabei nicht manuell aus einer Bewerberdatenbank übernommen werden, sondern sind direkt im Formular enthalten. Alle Formulare werden in einer zentralen SharePoint-Bibliothek gespeichert. Übersichten wie die Anzahl der freigegebenen Verträge oder die durchschnittliche Gehaltshöhe je Vertragstyp sind per Knopfdruck verfügbar. Nach erfolgter Vertragsvergabe wird mittels Workflow automatisiert ein Word-Dokument erstellt, das die relevanten Bewerber- und Vertragsdaten im Vertragstext enthält. Ein manueller Übertrag ist somit nicht mehr notwendig.

Teamarbeitsbereiche bereitstellen

Projektteams arbeiten heute überwiegend standort- und organisationsübergreifend. Um eine effiziente Zusammenarbeit in solchen Teams zu ermöglichen, ist es Aufgabe der IT, die erforderlichen Rahmenbedingungen zu schaffen: Einen zentralen, standortunabhängig erreichbaren Projektarbeitsplatz, der Funktionen für ein modernes Dokumenten-Management ebenso liefert wie für die Aufgaben- und Terminverwaltung.

Ein Beispiel aus dem Bereich Forschung und Entwicklung (F&E) zeigt den zukünftigen SharePoint-Arbeitsplatz. Früher wurden im Unternehmen die Entwicklungsprojekte über das File-Laufwerk bearbeitet. Das führte zu den typischen Problemen wie nicht standardisierte Strukturen sowie falsche Berechtigungen und fehlende Versionierungen. Umständlich war das Ganze auch: Nach der Initiierungsphase - dem Vertragsabschluss mit dem Kunden - wurden alle Projektdaten auf DVD gebrannt und dem Team der Realisierungsphase übergeben. Dieses legte dann einen neuen Ordner auf dem File-Laufwerk an, übertrug dahin die DVD-Daten und alles begann wieder von vorne.

Heute nutzt das Unternehmen für F&E-Projekte Teamarbeitsbereiche in SharePoint. Dies sind die Gründe:

• Deutlich weniger Administrationsaufwände;

• schnelle Anlage von Arbeitsbereichen, durch jeden Mitarbeiter im Projekt möglich;

• selbsterklärende Strukturen in einem ansprechenden Design;

• einheitliche Standards für das Dokumenten-, Aufgaben-, Issue- und Risiko-Management als Teil der Arbeitsbereiche (inklusive Versionierung);

• Arbeitsbereiche sind projektspezifisch erweiterbar und hochgradig skalierbar bei großen Datenmengen (zum Beispiel Engineering-Daten aus dem PDM);

• Abruf und Erstellung von Inhalten auch offline beziehungsweise ohne Netzzugang

Unterstützung für das Ideen-Management

Um Veränderungen schneller ins Unternehmen oder Innovationen schneller auf den Markt zu bringen, muss das Ideenpotential aller Mitarbeiter berücksichtigt werden. Das bedeutet: Jeder Mitarbeiter muss die Möglichkeit haben, neue Ideen und Vorschläge im Unternehmen zu kommunizieren.

Ein Beispiel aus dem Bereich Unternehmensentwicklung oder Organisationsabteilung (Betriebliches Vorschlagswesen beziehungsweise Ideen-Management) zeigt, wie SharePoint nicht nur die Erfassung, Bewertung und Weiterentwicklung von Ideen unterstützt. Zusammen mit Microsoft InfoPath ermöglicht die Plattform einen rollenbasierenden Prozess: Neue Ideen werden zunächst über einen Steckbrief (InfoPath) per Browser festgehalten. Kollegen, Gremien und Communities können dann diese Ideen Schritt für Schritt ergänzen, kommentieren und bewerten. Workflows für Vorgesetzte und Manager ermöglichen die Freigabe von Ideen, aus denen dann zum Schluss gesonderte Projekte entstehen.

Aktuelle Bedeutung gewinnt ein solches Vorgehen aus dem Ideen-Management bei der dezentralen Suche/Erfassung und zentralen Bewertung von Kosteneinsparmaßnahmen. Mittelpunkt ist wiederum ein SharePoint-Workspace, über den die Eingabeformulare eingereicht werden, und in dem abhängig von der jeweiligen Rolle die offenen Aufgaben beziehungsweise Informationen aufgelistet werden. Der besondere Mehrwert jedoch liegt in der Visualisierung durch Business-Intelligence-Komponenten.

Ausblick: Einsatzpotentiale richtig erkennen

SharePoint bietet bislang unerkannte, von vielen Unternehmen noch nicht realisierte Potentiale in der Automatisierung von Unternehmensabläufen. Dabei wirken vier zentrale Anwendungsaspekte zusammen:

• Funktionen für Dokumenten- und Content-Management;

• Unterstützung von Projekt- und Arbeitsgruppen;

• Integration von Geschäftsdaten aus ERP-Systemen etwa von SAP;

• automatisierte Büroabläufe über Formulare und Workflows.

In der täglichen Nutzung werden Microsofts Office-Produkte und SharePoint verschmelzen. Gemeinsam mit dem Webbrowser werden Word, Excel und unternehmensspezifische Formulare zum zentralen User Interface beziehungsweise Frontend für Geschäftsanwendungen. Auch wenn die Oberfläche vielen Anwendern bekannt ist, das Arbeiten mit SharePoint bedingt Veränderungen. An diese werden sich die Benutzer aber schnell gewöhnen. Zum Beispiel wird das Denken in Ordnern und File-Strukturen bald der Vergangenheit angehören.

Unterschiedliche, häufig selbst organisierte Initiativen und Lösungen einzelner Abteilungen oder Mitarbeitergruppen werden dabei zu einer schnellen Evolution führen - manche dieser Anwendungen werden sich schlagartig verbreiten, andere warten vielleicht etwas länger auf ihren Durchbruch. Doch schon jetzt können viele kleine Schritte die große Vision einer gemeinsamen, einheitlichen Plattform für die Zusammenarbeit aller realisieren. Die Rolle der zentralen IT ist dabei primär die Bereitstellung der Plattform und deren Governance durch entsprechende SharePoint-Guidelines. Den Rest erledigen zum großen Teil die Anwender.

Die "Prozesse zwischen den Schreibtischen" werden dadurch für die Mitarbeiter deutlich schneller - und für die Unternehmen deutlich kostengünstiger.
(Computerwoche / rb)