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Der Arbeitsplatz-Leistungs-Experte Jason Womack sagt, dass es schwierig ist, die Art und Weise, wie wir unsere Arbeit erledigen zu verbessern. Dies liegt insbesondere daran, weil wir an unsere Arbeitsweise gewohnt sind und weil diese Gewohnheiten in vielen Fällen zu Erfolg geführt haben (selbst wenn uns diese manchmal bis an die Grenze des Wahnsinns getrieben haben).
"Ein Abteilungsleiter hat beispielsweise die Gewohnheit seinen Tag nach den E-Mails oder dem Klingeln des Smartphones auszurichten", sagt Womack. Vermutlich wurde diese Person für die schnellen Antworten sogar belohnt. "Wenn dies bereits zum Pawlowschen Reflex geworden ist, wird es schwierig, diese Angewohnheit zu ändern."
Der größte Fehler, den Profis machen können, wenn es um das Zeit-Management geht, ist die immer noch gleiche Zeit für Aufgaben aufzuwenden, die es jedoch nicht mehr verdienen, fügt Womack hinzu.
"Sie machen weiter, obwohl Sie bereits fertig sein sollten", sagt er. "Sie tippen eine E-Mail, obwohl Sie die Frage bereits im Betreff beantwortet haben. Sie reden immer noch am Telefon, obwohl das Thema bereits besprochen wurde. Sie bleiben im Konferenzzimmer, obwohl alle Themenpunkte bereits abgearbeitet wurden."
Um zu verhindern, dass Sie die gleichen Fehler machen, teilt Ihnen Womack sechs seiner effizientesten Zeit-Verwaltungs- und Produktivitäts-Steigernden-Punkte mit.
1. Halten Sie sich an die 15-Minuten-Regel
Womack rät Ihnen Ihren Arbeitstag in 15-Minuten-Blöcke zu unterteilen. Wenn Sie acht Stunden pro Tag arbeiten, haben Sie 32 15-Minuten-Blöcke zur Verfügung. Ein 10-Stunden-Tag birgt 40 dieser Blöcke. Womack rät zu den 15 Minuten, denn es ist lang genug, damit etwas geschafft werden kann, aber kurz genug, damit es in Ihren Arbeitstag hinein passt.
Wenn Sie einen Termin für ein Treffen oder eine Konferenz vereinbaren, welches typischerweise eine Stunde dauern würde, dann sollten Sie diese Zeit auf 45 Minuten reduzieren. Das Treffen sollte erst 15 Minuten nach der üblichen Zeit beginnen und zur vollen Stunde enden. Womack glaubt, dass Leute etwas in 45 Minuten erreichen können (das sind drei 15-Minuten-Blöcke), obwohl sie glauben für die Aufgabe 60 Minuten zu benötigen. Wenn Sie Ihr Treffen auf 45 Minuten beschränken, müssen Sie sich auf diese Sache konzentrieren und sollten nicht vom Thema abweichen. Des Weiteren haben Sie dann noch einen weiteren 15-Minuten-Block frei, in dem Sie einen anderen Punkt Ihrer Aufgabenliste angehen können.
2. Sie sollten wissen, wann Sie fertig sind
Die Arbeit fortzuführen, obwohl diese eigentlich bereits beendet ist, ist ein erheblicher Zeitverschwender. Nur sind sich viele Experten dessen nicht bewusst. Die Leute müssen über die Frage "Wann bin ich fertig" nachdenken, sagt Womack. Er ist auch der Autor des Buches "Your Best Just Got Better: Work Smarter, Think Bigger, Make More", das 2012 bei Wiley veröffentlicht wurde.
"Wenn ich ein Nicht-Fiktionales Buch erhalte, dann bin ich mit dem Buch fertig, wenn ich von dem Autor etwas gelernt habe, dass ich zuvor nicht wusste", sagt er. "Ich habe Bücher ausgesucht, für die ich etwa 20 Euro ausgegeben habe und in diesen habe ich zwei oder drei Mal 15 Minuten gelesen. Bis dahin habe ich etwas aus dem Buch gelernt und das Buch an meinen Sitznachbarn im Flugzeug weitergegeben."
3. Vermeiden Sie Ablenkung
Es ist eigentlich kein neuer Zeit-Management-Tipp, Ablenkungen zu vermeiden, aber dennoch ist dieser Punkt wichtig und wird hier etwas anders ausgelegt. Beispielsweise sollten Sie kleinliche Mitarbeiter oder meckernde Chefs vermeiden.
Wenn Ihr Chef Sie regelmäßig mit seinen Fragen während Ihrer Arbeit unterbricht, dann sollten Sie ihm zuvorkommen, rät Womack. Statt zu warten, bis Ihr Chef zu Ihrem Arbeitsplatz kommt oder Sie anruft, sollte Sie zu ihm gehen. Gehen Sie ab besten kurz vor einer vollen Stunde, beispielsweise um 10:52 oder idealerweise kurz vor einem Meeting zu ihm. Sagen Sie ihm "Ich habe noch viel Arbeit vor mir und ein Treffen um 11 Uhr. Ich versuche alle möglichen Unterbrechungen aus dem Weg zu räumen. Gibt es irgendetwas, dass Sie mir sagen oder mich fragen müssen, bevor meine Verabredung beginnt und ich im vollen Gange arbeite?"
Ein weiterer Tipp von Womack: Wenn Sie eine kurze Frage an jemanden haben, aber nicht länger als nötig mit der Person reden wollen, dann sollten Sie sich an die Person, kurz bevor diese zu einem Meeting muss, wenden. Auf diese Art und Weise wissen Sie, dass die Person auch keine Zeit für Geplapper hat.
4. Identifizieren Sie Verben, die Ihre Aufmerksamkeit verdienen
Womack rät Ihnen, Ihre Aufgabenliste nach Verben auszurichten. Nutzen Sie Wörter wie anrufen, skizzieren, überprüfen, vorbereiten und terminieren. Dies sind Aufgaben, die Sie normalerweise in einer Sitzung erledigen können, um sich dann an ein größeres Projekt zu wenden.
Wenn Sie Verben wie planen, besprechen, erstellen, integrieren und ersetzen auf Ihrer Aufgabenliste haben, die in der Regel mehr Zeit für die Erledigung in Anspruch nehmen, dann sollten Sie Unteraufgaben erstellen. Teilen Sie große Projekte in kleinere Unterprojekte auf, fügt Womack hinzu. Wenn Sie diesem Rat folgen, können Sie einfacher mit dem Projekt beginnen und Sie sehen die Fortschritte. Des Weiteren werden Sie von der Größe der Aufgaben nicht überwältigt.
5. Seien Sie auf Bonus-Zeit vorbereitet
Das nächste Mal, wenn Sie herausfinden, dass Ihr Flug Verspätung hat, oder, dass Ihr Doktor spät dran ist, dann sollten Sie sich nicht ärgern. Erkennen Sie, dass Ihnen gerade "Bonus-Zeit" gegeben wurde. Wenn Sie, wie Womack es Ihnen rät, wo immer Sie hingehen, etwas Arbeit mitnehmen, dann können Sie in dieser "Bonus-Zeit" etwas erledigen. Sie haben die Gelegenheit auf E-Mails zu antworten, einen Anruf zu tätigen, einen Vorschlag zu lesen oder einen Plan zu erstellen.
6. Nutzen Sie E-Mail-Tastenkürzel
Womack merkt an, dass das BlackBerry und iPhone es den Nutzern ermöglichen Tastenkürzel oder Schnellzugriffssymbole zu verwenden, wenn Sie Ihr Smartphone zum Versenden von E-Mails nutzen. Er hat mehrere Tastenkürzel erstellt, mit denen er vorgefertigte Text-Passagen, die er häufig verwendet, schnell in die E-Mail einfügen kann. Wenn ihn beispielsweise jemand fragt, wie man Microsoft Office effektiver nutzen kann, dass muss er lediglich sein Tastenkürzel "OL" eingeben. Dadurch wird die E-Mail automatisch mit der Antwort auf diese Frage gefüllt (Dieses Video demonstriert auf Englisch, wie Tastenkürzel auf einem iPhone 4S erstellt werden können).
Diese Tastenkürzel sparen viel Zeit. Man musste lediglich einmal mehrere Antworten zu den typischen Fragen erstellen und kann diese nun verwenden. Also muss man nun diese Antworten nicht jedes Mal von neuem eintippen.(PC-Welt)