ISS Schweiz ist im Bereich Facility Services in der Schweiz tätig und beschäftigt rund 12.000 Mitarbeiter an 36 Niederlassungen. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Zürich gehört zur ISS Gruppe und bietet Dienstleistungen rund um Betrieb und Unterhalt sowie Werterhaltung von Gebäuden, Anlagen und Infrastrukturen.
Für die 40 Personalverantwortlichen stellte die Verwaltung der Akten von rund 12.000 aktiven Mitarbeiter eine große Herausforderung dar. Deswegen führte ISS bereits im Jahr 2009 ein digitales Archivierungssystem ein, um alle Akten vorschriftsmäßig sowie zeit- und platzsparend speichern und bearbeiten zu können.
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Jedoch stieß das System im Laufe der Zeit immer häufiger an seine Grenzen: die schwarz-weiß gescannten Dokumente waren schlecht lesbar, die manuelle Ablage zeitraubend und es fehlte eine automatisierte Texterkennung, um Akten unkompliziert durchsuchen zu können. Da die Investitionen für eine entsprechende Anpassung der bestehenden Lösung zu hoch gewesen wären, entschied man sich für die Einführung eines neuen On-Premise-Systems.
Proof of Concept als Projektstart
Die oneresource ag, das Schweizer Partnerunternehmen der forcont business technology gmbh, empfahl daher im Januar 2015 eine Migration der Akten zu forconts digitaler Personalakten-Lösung forpeople. Diese bietet nicht nur eine OCR (optical character recognition)-Texterkennung, sondern ermöglicht es auch, Dokumente mittels QR-Code automatisiert abzulegen und Schriftstücke, wie beispielsweise Arbeitsbestätigungen, direkt in der Personalakte zu erstellen. Wie sich diese Funktionalitäten im Unternehmensalltag nutzen lassen, bewies eine ausführliche Testphase inklusive Proof of Concept: forcont stellte ISS nicht nur eine Testversion der Lösung zur Verfügung, sondern gab den Verantwortlichen auch die Möglichkeit, die Lösung live im Einsatz bei einem anderen forcont Kunden kennenzulernen. Zudem prüfte forcont erfolgreich die Anbindung an das bestehende ERP-System, das ISS unter anderem zur Lohnabrechnung nutzt.
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Der ausführliche Proof of Concept gab allen involvierten Parteien die Gelegenheit, die Projektrisiken genau abzuschätzen und an problematischen Stellen geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Nicht zuletzt überzeugte dann auch das Preis-Leistungs-Verhältnis, sodass der Facility Services-Dienstleister im März 2015 mit der Implementierung begann. "Während der gesamten Vorbereitung und Projektlaufzeit haben sowohl forcont als auch oneresource stets sehr lösungsorientiert und zeitgerecht auf unsere Anliegen und offenen Punkte reagiert", betont Marlise Kuipers-Sommer, Teamleiterin Personalservice bei ISS.
Migration von 1,8 Millionen Dokumenten
Bereits während der Projektvorbereitungen analysierte forcont, wie sich die bestehenden digitalen Personalakten bestmöglich migrieren lassen: Die mehr als 1,8 Millionen Dokumente, die in Schwarz-Weiß im TIFF-Format existierten, mussten in PDF/A konvertiert werden, um die OCR-Texterkennung zu ermöglichen. Dies erlaubt den Mitarbeitern heute, alle Dokumente schnell und zuverlässig zu durchsuchen.
Zudem verbesserte man dadurch die Qualität der eingescannten Dokumente erheblich, sodass diese nun problemlos lesbar sind. Darüber hinaus findet durch die Integration mit dem ERP-System ein automatisierter Datenaustausch statt: forpeople bezieht nicht nur die Stammdaten aus dem ERP-System, sondern kann auch beispielsweise den aktuellen Status der Aufenthaltserlaubnis eines ausländischen Mitarbeiters automatisch in das führende System übertragen.
Integrierte Dokumentenerstellung
Damit die Personalverantwortlichen auch standardisierte Dokumente, wie Zustellungsbriefe, Arbeitszeugnisse oder Bestätigungen der Elternzeit, zeitsparend erstellen können, integrierte forcont ein Dokumentenerstellungs-Modul auf Basis von Microsoft-Word-Vorlagen. HR-Mitarbeiter müssen nun nicht länger die Daten aus der Personalakte in ein Word-Dokument übertragen und dieses anschließend ins System hochladen. Stattdessen können sie das Dokument komfortabel direkt in der Akte erstellen und die in forpeople hinterlegten Daten automatisch in die Vorlage ziehen.
Zusätzlich generiert das System einen QR-Code für jedes Dokument: Wird das Dokument dann beispielsweise zum Unterschreiben ausgedruckt und anschließend wieder eingescannt, erkennt forpeople dank des QR-Codes automatisch den entsprechenden Mitarbeiter und das relevante Register und ordnet das Dokument somit richtig zu.
Neue Module sollen weiter entlasten
Das System, das nun bereits seit November 2015 in Betrieb ist, soll auch zukünftig weiterentwickelt werden. Zum einen ist geplant, die Dokumentenerstellung durch einen automatisierten Freigabe- und Unterschriftprozess zu erweitern. Dokumente lassen sich damit automatisiert an den entsprechenden Verantwortlichen übergeben, der das Dokument im System freigeben und mit seiner elektronischen Unterschrift versehen kann. Der bearbeitende Mitarbeiter erhält dann eine Benachrichtigung, sobald das Schriftstück freigegeben ist. Somit vereinfacht sich der Freigabeprozess vor allem für die Führungskräfte maßgeblich.
Zum anderen soll es zukünftig auch eine elektronische Arbeitgeberakte geben. Diese beinhaltet alle Unterlagen, die sich keiner bestimmten Personalakte zuordnen lassen. Das betrifft zum Beispiel Lohnjournale, Lohnsteuer-Listen und Zahlungsübersichten für Krankenkassen wie auch Korrespondenzen mit der Arbeitsagentur, Betriebsvereinbarungen oder Unterlagen zu Krankheitsfällen.
Seit Einführung der Lösung profitiert ISS bereits von zahlreichen komfortablen Funktionalitäten, wie beispielsweise der Volltextsuche oder der Verwendung von QR-Codes, und von einer transparenten, Compliance-konformen Dokumentation aller Aktivitäten. "Wir sind sehr zufrieden mit den Funktionalitäten der Lösung", so Kuipers-Sommer. "Wir würden uns auch heute wieder für die forpeople-Lösung von forcont entscheiden." (oe)
Julia Lucas ist freie Redakteurin aus Mainz und berichtet unter anderem für die forcont business technology gmbh (www.forcont.de).