Um schriftliche Unterlagen in einen Dokumenten-Workflow einbringen zu können, werden sie mit Scannern oder Multifunktionsgeräten erfasst. Für einfachere Erfassungszwecke eignen sich durchaus die Alleskönner, bei komplexeren Aufgaben kommen die Dokumentenscanner ins Spiel (einen Ratgeber dazu finden Sie hier).
Die Hersteller von All-in-One- und Multifunktionsgeräten sehen in der Dokumentenerfassung einen Mehrwert, um sich weitere Kundenkreise zu erschließen. "Beim Thema Hardware geht der Trend weg von Einzelgeräten, also Kopierern, Druckern, Scannern oder Faxgeräten, hin zu Multifunktionsgeräten, die diese Aufgaben in einem einzigen Gerät bündeln", glaubt Jochen Mohr, IPG Solution Business Developer bei Hewlett-Packard Deutschland. Für Frank Strotmann, Produkt Marketing Manager Lösungen bei Kyocera, ist auch der Anschaffungspreis relevant: "Leistungsfähige MFP-Scanner mit automatischem Einzug, hoher Blattkapazität und schnellem Einzug reduzieren die Investitionen in spezielle Dokumentenscanner", erklärt er.
Die Hersteller von Dokumentenscannern sehen das naturgemäß etwas anders. "Man kann bestimmte Arbeiten mit optimaler Scanner-Performance erledigen, die ein Multifunktionsgerät niemals erreicht", sagt Thomas Wulle, Geschäftsführer des Scannerherstellers Avision. Der Trend gehe hin zu Scannern, die für kleinere Organisationseinheiten gedacht sind, also Abteilungen und Arbeitsgruppen.
In einem sind sich die Parteien aber einig: Mit Scannen allein ist es nicht getan. "Eine Einbindung in ein Dokumentenmanagementsystem per Scan-to-Folder oder Scan-to-E-Mail ist heute nicht mehr zeitgemäß", erklärt Kyocera-Manager Strotmann. Für eine effiziente Erfassung benötige man die entsprechende Middleware. "Gefragt sind Anwendungen, die sich problemlos in SAP-, Business-Process-Management- oder CRM-Systeme integrieren lassen", ergänzt HP-Mitarbeiter Mohr.
Händler-Know-how gefragt
Durch die Einbindung in den Dokumenten-Workflow lässt sich das Erfassungsgerät allerdings nicht einfach aus der Box vertreiben. "Wer erfolgreich Dokumentenscanner verkaufen will, muss ganz genau wissen, was er an wen und wofür verkauft", fordert Klaus Timm, Channel Marketing Manager bei Kodak. Die Scanner seien ein erklärungsbedürftiges Produkt und seien oft nur im Rahmen einer Lösung sinnvoll.
Doch nicht nur die Hardware ist erklärungsbedürftig: "Sowohl Compliance-Vorschriften als auch der Umgang mit der Informationsflut und das Automatisieren von Workflows sind drei wichtige Argumente für Lösungen, die das Erfassen und Archivieren von Dokumenten ermöglichen. Und je tiefer die Branchenkenntnisse der Händler gehen - man denke nur an das komplexe Bankengeschäft -, umso überzeugender können Händler vor dem Kunden auftreten und Lösungen anbieten", betont Christoph von Poser, General Manager SMB & Channels bei Xerox.
"Letztlich können es sich gerade auch kleine und mittelständische Unternehmen durch den gestiegenen Bedarf an mehr Produktivität und Effizienz nicht mehr leisten, eigene IT-Lösungen zu entwickeln, und müssen Dienstleister hinzuholen", schließt Philipp Schröder, Leiter Produktmanagement Solutions bei Konica Minolta. Hier liegen seiner Meinung nach die Chancen für Fachhändler. (awe)
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