Prozesskompetenz mit ausgereifter Software gepaart

Pascal Wigge, Senior Account Manager beim DocuWare-Partner IKT Gromnitza, erläutert, wie er eine gemeinnützige Einrichtung mit analogen Strukturen davon überzeugt konnte, dass ein digitaler Arbeitsplatz Freude, Transparenz und Nachhaltigkeit erzeugt.

Wie haben Sie diesen Interessenten gefunden? War es ein Bestandskunde oder haben sie den neu akquiriert?

Pascal Wigge, Senior Account Manager bei IKT Gromnitza: Wir betreuen schon seit Jahren die Infrastruktur des Kunden, denn er ist in unserem Rechenzentrum angesiedelt. In diesem Bereich konnten wir eine moderne Arbeitswelt für ihn entwickeln und somit die Basis für den Schritt hin zum digitalen Arbeitsplatz schaffen. In Zeiten von Fachkräftemangel war der Kunde schnell bereit, DocuWare einzuführen, um seine Verwaltung deutlich effektiver zu gestalten. Was sehr positiv war - Geschäftsführung, Prokuristin und Fachabteilungen sind als Vorbilder vorausgegangen, haben die digitale Transformation eingeläutet und somit den Grundstein für den Erfolg dieses Projekts gelegt.

Welche Probleme hatte der Kunde, was sein Dokumentenhandling betraf?

Pascal Wigge, IKT Gromnitza: Die gemeinnützige Einrichtung arbeitete bis zu diesem Zeitpunkt hybrid. Zur Hälfte papierbasiert und zu 50 Prozent mit Dateisystemen und E-Mails. Ein Wildwuchs ohne Ende. Kopien wurden von Kopien erstellt, Mails wurden ausgedruckt, in Außenstellen beziehungsweise Abteilungen entstanden Dokumenteninseln und es war kaum mehr möglich, Freigabeprozesse nachzuvollziehen. Strukturiertes Arbeiten? Fehlanzeige.Des Weiteren gab es kein einheitliches Vorlagenarchiv mit zentraler Versionierung. Welches Formular gültig war, ließ sich kaum mehr feststellen. Daraus ergaben sich aufwändige Recherchen, die sehr zeitintensiv sind. Dieser Wildwuchs kostete die Verwaltung Nerven, Kraft und Zeit.Das gesetzeskonforme Arbeiten nach DSGVO und GoBD sowie im Bereich Qualitätsmanagement/-sicherheit war nicht gewährleistet. Auch spezielle Anforderungen innerhalb der Pflegebranche waren ungenügend abgedeckt.

Wie haben Sie die Probleme gelöst? Welche DocuWare Funktionen gefielen dem Kunden am besten?

Pascal Wigge: Es gibt eine Hauptverwaltung mit zahlreichen externen Einrichtungen wie Kindergärten, Beratungsstätten, Altenheimen und Ähnlichem. Die Anforderung war einerseits, so schnell wie möglich und maximal strukturiert sowie geordnet in den Außenstellen eingehende Belege der Verwaltung zentral zur Verfügung zu stellen. Auf der anderen Seite muss diese dafür sorgen, dass an der richtigen Stelle das gültige Formular verfügbar ist.Wir haben mit der Digitalisierung von Eingangsrechnungen und Lieferscheinen begonnen. Eingehende Rechnungen aus der jeweiligen Einrichtung werden geprüft, mit Kostenstellen deklariert sowie indexiert, einem Workflow-Prozess übergeben und zur Buchhaltung geschickt. Die Personalabteilung erhält Dokumente wie Bewerbungen, Personalstammdatenblätter und sonstige personalbezogene Daten ebenfalls digital. Der Kunde ist begeistert, dass Personaldokumente allen Berechtigten heute auf Knopfdruck zur Verfügung stehen.

Was war letztendlich ausschlaggebend für die Entscheidung, bei diesem Kunden einzuführen?

Wigge: Durch den enormen Fachkräftemangel in der Pflegebranche geht es den Einrichtungen in erster Linie um die Arbeitszeitersparnis - gefolgt von Fehlerminimierung, Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Wirtschaftlich betrachtet ist der ROI nach wenigen Monaten erzielt worden.Wir haben gemeinsam mit den Verantwortlichen Workshops durchgeführt und uns beispielsweise die Frage gestellt, wie hoch der Verlust pro Monat ist, wenn nicht gehandelt wird und kein DMS eingeführt wird. Außerdem haben wir den ROI berechnet - das hat den Kunden letztendlich überzeugt.

Wie hat Ihr DocuWare-Ansprechpartner Sie unterstützt?

Wigge: Unser Regional Sales Director Jan Schatz hat auch bei diesem Projekt seine wertvolle Erfahrung mit eingebracht, unseren Lösungsansatz reflektiert und um Tipps ergänzt. Ich kenne Jan Schatz seit mehr als fünf Jahren und schätze besonders seine schnelle und kompetente Hilfestellung. Selbst als Jan Anfang des Jahres in Australien weilte, beantwortete er Fragen zeitnah und unterstützte uns mit Infos, Tipps und Dokumenten. Manchmal erhielten wir durch die Zeitverschiebung die Antworten nachts um drei Uhr!

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